VIP – Very Important Person (for your Event)

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Immer wieder hört man von VIPs auf Events oder von VIP-Veranstaltungen. Doch was hat es damit überhaupt auf sich und warum sind VIPs so wichtig für Veranstaltungen? Dafür müssen wir natürlich erstmal klären, wer überhaupt VIPs sind und wo wir diese finden. Zudem ist es natürlich auch wichtig, zu klären, wie man den korrekten Umgang mit den VIPs pflegt.

Wer sind überhaupt diese VIPs?

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden VIPs oft mit Prominenten gleichgesetzt. Natürlich kann ein Prominenter ein VIP Ihrer Veranstaltung sein, wenn Sie diesen einladen und er oder sie einen Mehrwert für Ihre Veranstaltung schafft. Aber gerade im Corporate Event Management ist VIP oft anders definiert. Ein VIP ist eine wichtige Person für Ihr Unternehmen oder Ihr Corporate Event. So kann ein VIP die Geschäftsführerin Ihres wichtigsten Kunden sein oder bei einer NGO der größte Spender. Ebenso kann auch der CEO Ihres Unternehmens der VIP sein, zum Beispiel auf einer Betriebsfeier. Bei einem Konzert wären dann unter anderem die Künstler die VIPs. Es kommt also immer auf die Definition und die Umstände an, wer VIP für Ihr Event ist. Machen Sie sich also vorher Gedanken, welche Personen besonders wichtig für Ihr Unternehmen oder Ihr Event sind und legen Sie dann fest, wer als VIP gilt.

Warum sind VIPs denn überhaupt wichtig für Ihr Event?

VIPs schaffen Mehrwerte, entweder für Ihr Unternehmen oder Ihre Veranstaltung. Nehmen wir einmal an, Sie veranstalten ein Kundenevent und der CEO Ihres größten Kunden hat seine Teilnahme bestätigt. Ganz klar, diese Person, der oberste Entscheider Ihres größten Kunden, hat das Potential, einen entscheidenden Mehrwert für Ihr Unternehmen zu schaffen.

Ein weiteres Beispiel: Ein wichtiger Redner sagt zu, bei Ihrer Veranstaltung als Hauptredner aufzutreten. Dieser Redner kann selbstverständlich weitere Teilnehmer zu einer Zusage überzeugen und somit schafft er einen Mehrwert für Ihre Veranstaltung.

Besonders wichtig ist es, dass Sie mit Ihrem VIPs den richtigen Umgang pflegen, denn nur wenn Ihre VIPs das Event in positiver Erinnerung behalten, erhalten Sie einen weiteren Mehrwert durch die VIPs. Dies kann sich jedoch auch ins Gegenteil verkehren, wenn Sie zum Beispiel den CEO Ihres größten Kunden einladen und sich dieser auf dem Event nicht wohlfühlt, dann wäre weniger schädlicher gewesen, wenn Sie ihn gar nicht einladen hätten. Pflegen Sie daher den richtigen Umgang mit Ihren VIPs!

Der richtige Umgang mit VIPs

Der erste Eindruck ist besonders wichtig

Sobald Ihre VIP-Gäste die Türschwelle zur Veranstaltung betreten, müssen sie begrüßt werden. Aber Sie sollten nicht von irgendjemandem begrüßt werden. Sie sollten von ebenso „wichtigen“ Personen aus Ihrem Unternehmen begrüßt werden. Wenn Sie beispielsweise den Vorstandsvorsitzenden eines potenziellen Kunden eingeladen haben, dann sollte auch jemand aus der Vorstandsebene Ihren VIP begrüßen und während der gesamten Veranstaltung begleiten. Wenn Sie einen der Vertriebsleiter Ihrer aktuellen Kunden eingeladen haben, ist es sinnvoll, dass sich Ihr CMO oder Produktionsleiter mit ihnen trifft.

Reisende VIP-Gäste willkommen heißen

Wenn Ihre VIPs nicht in der Stadt wohnen, in der Sie die Veranstaltung organisieren, müssen Sie viel mehr tun, was die Gastfreundschaft betrifft. Ihr Protokoll beginnt lange bevor sie den Veranstaltungsort erreichen. Im Voraus sollten Sie anbieten, bei der Buchung von Flügen, Hotelzimmern und der Organisation des Nahverkehrs behilflich zu sein.

Je nach Niveau und kulturellen Erwartungen können VIPs am Flughafen oder bei der Ankunft im Hotel, von einer Führungskraft oder Ihrem Betriebsleiter begrüßt werden. Und vielleicht möchten Sie auch schon ein Treffen vor Beginn der Veranstaltung mit Führungspersonen aus Ihrem Unternehmen einrichten.

Wenn Ihre VIP-Gäste einen anderen kulturellen Hintergrund haben, sollten Sie mehr über deren Bedürfnisse erfahren. Es kann bestimmte Begrüßungsprotokolle geben, an die Sie sich halten sollten. Ebenso sollten Sie bei der Auswahl des Menüs auf kulturelle Unterschiede achten. Im Idealfall sollten alle Mahlzeiten ein Gericht bereitstellen, das zur Kultur Ihrer VIPs passt, dennoch kann es aber auch sinnvoll sein, Menüs mit lokalen Spezialitäten zu ergänzen.

Die Sitzplanung

Die richtige Sitzplanung einer der wichtigsten Bestandteile eines VIP-Protokolls. Wenn alle Teilnehmer oder Schlüsselpersonen an einem Tisch sitzen, muss der wichtigste VIP auf der rechten Seite der Person sitzen, die das Meeting leitet. Andere VIPs sollten auf der linken Seite des Gastgebers sitzen. Die VIPs sollten dann selbstverständlich in der Mitte oder den ersten drei Reihen platziert werden je nach Anzahl der VIP-Gäste, die Sie auf Ihrer Veranstaltung erwarten.

Reden halten

VIP-Protokolle beinhalten auch Absprachen zum Halten von Reden: Wer wird wann sprechen? Die meisten Konferenzen und Meetings beginnen damit, dass der Gastgeber alle Teilnehmer begrüßt. Je nachdem, ob es für Ihre Veranstaltung geeignet ist, sollte der Gastgeber auch die VIP-Gäste vorstellen und begrüßen. Erkundigen Sie sich vorher, ob die VIPs Reden halten möchten, in diesem Fall müssen Sie entscheiden, wann Sie sie auf die Bühne einladen und Ihre Agenda entsprechend anpassen.

Evozieren Sie bei Ihren VIP-Gästen das Gefühl, besonders zu sein

Das Event soll für Ihre VIPs so unvergesslich sein, dass sie sich noch lange daran erinnern können, positiv darüber sprechen (z. B. in sozialen Medien) und vielleicht im nächsten Jahr gerne nochmal teilnehmen. Dies gelingt, wenn Sie für den VIP ebenfalls einen spürbaren Mehrwert schaffen. Hierzu können Sie zum Beispiel Ihre VIPs zu einem speziellen Networking Side Event einladen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass die Rahmenbedingungen besonders sind, etwa mit einer speziellen Weinprobe. Darüber hinaus sollten Sie aber auch greifbare Anreize für Ihre VIPs schaffen, dies könnte u. a. ein handgefertigtes Geschenk mit Bezug zu Ihrem Event sein.

Fazit

VIPs sind ein wichtiger Baustein für Ihre Veranstaltung. Wer VIP ist und wer nicht, ist immer Definitionsfrage und sollte schon in der frühen Planungsphase bestimmt werden, so dass Sie im gesamten Planungsprozess die VIP-Frage immer vor Augen haben. Wenn Sie sich dafür entscheiden, VIPs zu definieren und einzuladen, dann sollten Sie auch auf jeden Fall ein VIP-Protokoll erstellen und sich penibel dranhalten, denn ein zufriedener VIP kann einen großen Mehrwert schaffen, doch ein unzufriedener VIP ebenso das Gegenteil.

Eine Teilnehmermanagement Software kann Sie dabei unterstützen Ihre VIPs angemessen zu betreuen. Ihre VIPs kann hier eine spezielle Teilnehmerart zugeordnet werden, so dass Prozesse für VIPs automatisiert werden können und Mitarbeitern an der Akkreditierung automatisch ein Hinweis erscheint, dass es sich bei der Person um einen VIP handelt.

Moritz Pilz
Moritz Pilz
...ist seit 2010 bei Conventex beschäftigt und hat zunächst lange Jahre im Customer Support und Service gearbeitet. Seite Ende 2017 ist er im neu aufgebauten Team der Sales & Marketing Abteilung. Durch seine langjährige Arbeit im Kundenservice konnte er sehr viel Eventerfahrung sammeln und hat zahlreiche Events in der Vorbereitung und auch vor Ort betreut.

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