Teilnehmermanagement: Wie geht es digital und effizient?

Teilnehmermanagement ist ein Teilbereich des Projektmanagements für Veranstaltungen. Das gilt insbesondere für Konferenzen, Tagungen und Corporate Events, also alle Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmenden namentlich bekannt sind. Im Bereich Festivals und Konzertveranstaltungen ist Event Teilnehmermanagement weniger wichtig, außer für VIPs. Neben dem Begriff Teilnehmermanagement werden häufig auch die Begriffe Gästemanagement oder Besuchermanagement verwendet.

Das Teilnehmermanagement für Veranstaltungen ist ein sehr umfassender Bereich mit vielen Teilbereichen und kann je nach Event sehr komplex werden. Ein digitales Teilnehmermanagement ist für ein effizientes Veranstaltungsmanagement im Bereich Corporate Events heutzutage unabdingbar.

Ohne dies ist ein professioneller Außenauftritt und eine zeiteffektive Arbeit nicht möglich.

Um diese Komplexität in einfachere Strukturen zu bringen und eine Automatisierung zu schaffen, ist die Digitalisierung von Teilnehmermanagement unabdingbar. Das digitale Teilnehmermanagement bildet ein Konstrukt, das Arbeitsprozesse klar vereinfacht und eindeutige Vorteile, wie z. B. Zeitersparnis, entstehen.

Wir erklären Ihnen auf was Sie beim Teilnehmermanagement achten müssen, welche Teilbereiche es abdeckt und wie Sie es erfolgreich digitalisieren.

Teilnehmermanagement – Definition

Eine konkrete Definition des Begriffs Teilnehmermanagement ist durch das weitreichende Einsatzfeld nicht ganz einfach. Versuchen wir das Ganze in einzelne Bestandteile zu zerlegen.

Schon der Begriff „Teilnehmerin“ oder „Teilnehmer“ ist sehr weitläufig. Es gibt die Verkehrsteilnehmerin, den Konversationsteilnehmer, die Teilnehmergemeinschaft. Wir bewegen uns selbstverständlich im Bereich der Events und Veranstaltungen, weshalb wir folgende Definition nutzen:

„Person oder Gruppe, die an einem Ereignis oder einer Veranstaltung beteiligt ist.“

Management ist ein Anglizismus und bedeutet Verwaltung. Es steht für jede zielgerichtete und nach ökonomischen Prinzipien ausgerichtete menschliche Handlungsweise der Leitung, Organisation und Planung in allen Lebensbereichen.

Unsere Definition für Teilnehmermanagement ist folgende:
Teilnehmermanagement ist die zielgerichtete Organisation von Personen oder Gruppen, die an einer Veranstaltung bzw. einem Ereignis teilnehmen.

Teilnehmermanagement: Schlüsselkomponenten des Veranstaltungserlebnisses

Für eine tiefere Einteilung des Teilnehmermanagements in einzelne Bestandteile bietet es sich an, dass wir uns am zeitlichen Verlauf einer Veranstaltung orientieren und eine Grobeinteilung wie folgt vornehmen.

Teilnehmermanagement vor der Veranstaltung

In diesen Bereich fällt im Prinzip alles von der ersten Idee einer Veranstaltung bis zu dem Zeitpunkt, wo sich die Tore am Veranstaltungsort öffnen. Das Teilnehmermanagement setzt in dieser Phase dort an, wo entschieden wird, wer an dem Event teilnehmen soll.

Art der Veranstaltungen

Präsenzveranstaltungen sind heute nicht mehr die einzige Form eines Events. Digitale und vor allem hybride Veranstaltungsformate werden immer beliebter. Die erste Entscheidung ist die Festlegung des Eventformats. Denn hiervon hängt auch das Teilnehmermanagement ab. Der Gast einer digitalen Veranstaltung benötigt kein Print-Ticket, sondern den digitalen Zugang zum virtuellen Veranstaltungsraum. Gerade in unsicheren Zeiten ist es wichtig hier flexibel zu bleiben. Eventuell wurde eine Präsenzveranstaltung geplant, die dann kurzfristig auf ein digitales Format umschwenkt.

Definition der Teilnehmerarten

Zunächst geht es hierbei nicht um konkrete Personen, sondern im ersten Schritt um Personengruppen, also Stakeholder oder auch Teilnehmerarten.

Dies können Referent*innen, Mitarbeiter*innen, Dienstleister*innen, VIPs, Presse und natürlich Gäste sein. Bei vielen Veranstaltungen unterteilen sich die Gäste auch in weitere Gruppen. Bei einer Hauptversammlung können dies z.B. Aktionäre, Ehrengäste, Aufsichtsrat und Begleitpersonen sein.

Wichtig ist, dass Personengruppen vorab definiert werden, denn oft ergeben sich zwischen den unterschiedlichen Teilnehmerarten auch Unterschiede im Teilnehmermanagement. So dürfen Gäste eventuell eine Begleitperson mitbringen, Mitarbeiter:innen aber nicht. Aktionäre sind abstimmungsberechtigt, Ehrengäste wiederum nicht.

Einladungsmanagement

Der nächste Schritt im Teilnehmermanagement ist, sich klar zu machen, wie die Personen zu einer Veranstaltung finden. Und hiermit ist nicht die Wegbeschreibung bei Google Maps gemeint. Es geht hierbei, um die Art & Weise, wie Personen für ein Event aufmerksam gemacht werden und wie die Einladung erfolgt.

Eventuell existiert eine Liste von Personen, die eingeladen werden oder die Marketing-Abteilung im Unternehmen macht Werbung für das Event. Teilweise gibt es auch eine öffentliche Bekanntmachung in der lokelen oder überregionalen Presse.

Existiert eine Personenliste, die eingeladen werden sollen, ist der nächste Punkt der Einladungsversand. Dafür sind folgende Fragen entscheidend:

• Gibt es eine personalisierte Einladung?
• Erfolgt der Einladungsversand postalisch oder via E-Mail?
• Müssen sich die eingeladenen Personen zurückmelden?
• Werden alle Teilnehmerarten eingeladen oder nur bestimmte?

RSVP und Anmeldung der Teilnehmenden

RSVP steht für „répondez s’il vous plaît“ und wird vor allem im angelsächsischen Sprachraum gebraucht. Auch in deutschen Einladungen findet man den Begriff teilweise, geläufiger ist allerdings u. A. w. g. (um Antwort wird gebeten). Diese Form der Anmeldung zur Veranstaltung ist natürlich nur gegeben, wenn die Teilnehmenden zur Veranstaltung eingeladen werden.

Aber auch wenn die Teilnehmenden nicht gesondert eingeladen werden, muss meistens eine Anmeldung zur Veranstaltung erfolgen.

In beiden Fällen erfolgt die Anmeldung heute meistens elektronisch. Die gute alte Rückantwortkarte hat mittlerweile ausgedient. Mehr hierzu im Bereich digitales Teilnehmermanagement.

Zusatzwünsche der Teilnehmenden

Besonders wichtig bei der Anmelde- bzw. Rückmeldung für ein Event ist die Möglichkeit auf zusätzliche Buchungen oder Wünsche einzugehen. Das kann der Wunsch nach einem Hotelzimmer sein, besondere Diäten, die beachten werden müssen oder auch Buchungen für zusätzliche Workshops. Individuelle Wünsche aufnehmen, zollt den Teilnehmenden Respekt und untermalt ihre Wertschätzung. Wie praktisch: Auf einer digitalen Anmeldeseite für das Event können all diese Fragen direkt beantwortet werden.

Nicht zu vergessen ist vorab zu wissen, welche Sonderbuchungen zugelassen werden können. Nicht jeder Wunsch, kann auf jeder Veranstaltung erfüllt werden. Auch hier ist der Bezug auf die unterschiedlichen Teilnehmerarten wieder wichtig. Vielleicht möchten Sie Referent*innen ein Hotel anbieten, den Gästen aber nicht? Somit werden ebenso die Wünsche des Veranstalters berücksichtigt.

Teilnehmerverwaltung

Auch nach erfolgreicher Anmeldung der Teilnehmer und Teilnehmerinnen ist es nötig, dass Änderungen an den Teilnehmendendaten durchgeführt werden können. Bis zum Veranstaltungsbeginn müssen z. B. Abmeldungen oder Änderungen an gebuchten Zusatzoptionen variabel sein. Bei Veranstaltungen mit rechtsverbindlichen Abstimmungen, wie Hauptversammlungen, müssen Stimmrechte zugewiesen werden und Vollmachten erteilt werden. Die Liste kann hier unendlich weitergeführt werden.

Pre-Event Kommunikation

Neben dem Einladungsversand einer Veranstaltung ist eine weiterführende Kommunikation mit den Teilnehmenden entscheidend für ein erfolgreiches Gelingen. Das können Termin-Erinnerungen oder weitere Informationen sein. Aber auch Reminder an alle noch nicht angemeldeten Personen oder speziell adressierte E-Mails an Personen, die abgesagt haben. Die Art der Teilnehmerkommunikation ist von Event zu Event verschieden und individuell, aber essenziell für eine gelungene Veranstaltung.

Sitzplatzplanung

Nicht bei jedem Event notwendig, aber öfter eine zeitraubende Angelegenheit ist die Zuweisung von Sitzplätzen an die Gäste. Wer, wo und mit wem zusammensitzt, möchten die Veranstalter gern selbst bestimmen.

Teilnehmermanagement während der Veranstaltung

Die Vorbereitungen sind abgeschlossen und Tag X ist nun endlich gekommen. Mit der richtigen Vorbereitung und den richtigen Tools an der Hand kein Grund nervös zu werden. Was sind die Bestandteile des Teilnehmermanagements während der Veranstaltung?

Akkreditierung bzw. Einlass

Ein wichtiger Bestandteil professioneller Veranstaltungen ist der geregelte Einlass zum Event. Vielleicht wird schnell das Ticket kontrolliert, vielleicht bekommen Gäste im Rahmen einer Akkreditierung ein Namensschild und weitere Teilnehmendenunterlagen. Eventuell müssen Aktionär*innen noch Stimmrechte zugewiesen werden oder es erscheinen Personen, die sich gar nicht angemeldet haben.

Ein reibungsloser Ablauf bei der Akkreditierung bzw. dem Einlass ist für ein erfolgreiches Teilnehmermanagement und eine gelungene Veranstaltung unerlässlich. Hakt es bei der Akkreditierung verzögert sich der Veranstaltungsbeginn.

Hier kommt natürlich das Event-Format zum Tragen. Der Einlass bei einer Präsenzveranstaltung ist selbstverständlich ein anderer als bei einem digitalen Event.

Bei einer Präsenzveranstaltung ist es besonders wichtig die Wartezeit für die Teilnehmenden zu kurz wie möglich zu halten, bei einem digitalen Event möchten Sie die technischen Hürden für die Gäste so gering wie möglich halten.

Teilnehmerkommunikation

Die Kommunikation mit Teilnehmern und Teilnehmerinnen ist bei Beginn des Events nicht abgeschlossen. Ein Referent oder eine Referentin fällt kurzfristig aus und wird durch jemand anderen ersetzt, der zeitliche Ablauf ändert sich.

Stellen Sie sich die wichtige Frage, wie Sie auch während des Events mit den Teilnehmenden in Kontakt bleiben können.

• Durchsage von der Bühne?
• Infos auf Bildschirmen?
• Digitale Kommunikation per E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigung in der Event-App?

Die Möglichkeiten sind vielfältig, wichtig ist es auf der unvorhergesehen vorbereitet zu sein und sich schon vor dem Event klarzumachen, wie die Teilnehmerkommunikation auch während Ihres Events ablaufen kann.

Teilnehmerinteraktion

Insbesondere durch die Digitalisierung ist die Teilnehmerinteraktion zu einem Bereich des Teilnehmermanagements geworden. Teilnehmerinteraktion ist u. a.: das digitale Einreichen von Fragen über eine Event-App oder direkt im virtuellen Eventraum, die Teilnahme an Live-Umfragen oder Live-Votings über digitale Medien. All das ist nicht möglich ohne ein professionelles digitales Teilnehmermanagement.

Networking auf Veranstaltungen

Genau wie bei der Teilnehmerinteraktion kann die rasante Digitalisierung von Events heute dafür sorgen, dass das Networking durch das Teilnehmermanagement unterstützt wird. Gerade das gezielte Austauschen von Informationen, sei es privat oder beruflich, ist für viele Teilnehmenden ein Mehrwert während einer Veranstaltung. Das gilt zum Beispiel für Matchmaking-Features in Event-Apps. Hierfür muss die Event-App natürlich wissen, welche Teilnehmer*innen sich zur Veranstaltung angemeldet haben, welche vor Ort sind oder welche digital am Event teilnehmen.

Teilnehmermanagement nach der Veranstaltung

Ist die Präsenzveranstaltung oder das digitale Event für die Teilnehmenden vorbei, geht die Arbeit für Marketing- und Eventmanager*innen weiter. Denn insbesondere bei Corporate Events ist die ordentliche Nachbearbeitung essentiell für den Erfolg weiterer Veranstaltungen.

Teilnehmerfeedback

Ein Teil der Teilnehmerkommunikation nach dem Event kann das Versenden eines Feedbackbogens sein. War die Veranstaltung für die Gäste so begeisternd, wie es geplant wurde? Konnten die Vorstellungen erfüllt werden? Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung und der kontinuierliche Verbesserungsprozess kann nicht ohne das Feedback der Teilnehmenden funktionieren. Auch wenn die Umfrage anonym ist, ist es sinnvoll diesen Feedback-Bogen nur an teilgenommene Gäste zu verschicken. Die Evalution ist unmöglich ohne Teilnehmermanagement.

Auswertungen und Statistiken

Ebenso wichtig wie das Feedback der Gäste sind für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess aussagekräftige Statistiken. Diese sind ohne gut gepflegte Teilnehmerdaten nicht aussagekräftig. Wichtige Daten, wie z. B. die Visualisierung des Anmeldezeitraums oder der Einlasszeiten geben Hinweise auf Peaks und viele weitere wichtige Informationen.

Revisionssicherung

Besonders bei rechtlich verbindlichen Veranstaltungen, wie Hauptversammlungen, Mitgliederversammlungen oder Vertreterversammlungen ist ein ordnungsgemäß reibungsloser Ablauf nicht nur für das Image der Unternehmung wichtig, sondern auch juristisch bedeutsam. Fehler können die Ungültigkeit getroffener Entscheidungen bedeuten. Was würde passieren, wenn bei einer Abstimmung zur Fusion keine exakte Teilnehmendenliste vorgelegt werden kann? Somit wäre diese Abstimmung ungültig. Fachgerechtes Teilnehmermanagement ermöglicht das Verhindern von unnötigen Risiken.

Digitales Teilnehmermanagement

Noch vor zehn Jahren wurde oft die Abkürzung ETM für elektronisches Teilnehmermanagement benutzt. Heute hat diese Bezeichnung fast ausgedient und wir sprechen von digitalem Teilnehmermanagement und Teilnehmermanagement-Software.

Ohne smarte Teilnehmermanagement-Software ist ein professionelles Corporate Event Management nicht realisierbar.

Teilnehmermanagement-Software vor der Veranstaltung

Ob personalisierte digitale Einladungen, die über einen Massenversand direkt im Postfach der potentiellen Gäste landen, individuelle Online-Rückmeldeseiten im Corporate Design oder automatischer Reminder-Versand: Eine Teilnehmermanagement-Software ist für die perfekte Vorbereitung einer Veranstaltung unumgänglich. Die Daten, die auf der Anmeldeseite erfasst werden, sollten ebenso automatisch in der Teilnehmerverwaltung fließen.

Die Zeiten der halbherzigen Digitalisierung sind vorbei. Oder übertragen Sie immer noch Daten, die mit Online-Formularen händisch erfasst und in Excel-Tabellen übertragen werden?

Auch sollten Anmeldeformulare auf unterschiedliche Gegebenheiten individuell reagieren. Die Auswahl des Abendmenüs ist nur für Gäste sichtbar, nicht aber für Mitarbeiter*innen. Ist ein Workshop ausgebucht, sollte dieser nicht mehr buchbar sein – selbsterklärend voll automatisch. Smarte Tools unterstützen in allen Bereichen der Teilnehmerverwaltung – und dies nicht nur bei Präsenzveranstaltungen, sondern auch bei hybriden oder digitalen Events.

Digitales Teilnehmermanagement während der Veranstaltung

Eine digitale Akkreditierung sollte für innovative Veranstaltungen und digital engagierte Unternehmen heute selbstverständlich sein. Leider ist dies oft nicht der Fall. Ausgedruckte Listen und handschriftlich beschriftete Namensschilder sind keine Ausnahme. Dabei ist eine digitale Akkreditierung mit Just-in-Time Namensschilddruck mit dem richtigen Tool und einem erfahrenen Partner leicht umzusetzen.

Bestandteile des Teilnehmermanagement wie digitale Unterschrift, Saal Scan oder digitale Abstimmungen sind mit dem richtigen Tool problemlos umzusetzen. Die Durchführung von digitalen und hybriden Events ist ohne smarte Tools nicht realisierbar.

Smarte Lösungen sind auch nach der Veranstaltung entscheidend

Niemand möchte heute händisch Auswertungen erstellen oder schriftliche Feedbackbögen analysieren. Nutzen Sie auch bei der Nachbearbeitung von Veranstaltungen die Möglichkeiten, die durch die Digitalisierung geboten werden.

Das digitale Teilnehmermanagement von morgen schon heute nutzen

Simplizität in der Veranstaltungsplanung macht nicht einfach nur mehr Spaß, es vereinfacht jeden Schritt. Mit digitalem Teilnehmermanagement sind alle internen und externen Beteiligten besser abgeholt. Marketing- und Eventmanager*innen erschaffen zeitsparender bedeutende Corporate Events, die für zukünftige Veranstaltungen nachhallen. Tools, wie Event-Apps und Community Teilnehmermanagement ermöglichen Events von morgen.

Event-App

Eine Event-App mit personalisierten Inhalten, je nachdem welcher Teilnehmer oder welche Teilnehmerin die App gerade nutzt? Kein Problem! Durch die Kombination von Teilnehmermanagement mit einer ausgefeilten Event-App haben wir die Digitalisierung von Veranstaltungen auf die nächste Ebene gehoben. Ein personalisiertes Programm für jeden Gast, das jederzeit angepasst werden kann. Die Möglichkeiten zur Interaktion über Chat, Frage einreichen oder Umfragen bzw. Abstimmungen sind so digital abbildbar. Vor allem Networking-Features, wie Matchmaking über die Event-App, sind digitale Features von morgen, die Sie schon heute nutzen können.

Was gibt es beim Teilnehmermanagement noch zu beachten?

Leider scheitert die Digitalisierung heute oft an Bedenken vor Hürden, die neben der reinen Einarbeitung in eine neue Software zu nehmen sind.

Die größte Hürde ist das Thema Datenschutz. Teilnehmermanagement funktioniert nicht ohne die Daten der Stakeholder. Der richtige Partner bietet zertifizierte Rechenzentren und ein Datenschutzkonzept auf höchstem Niveau, das sich in allen Bereichen der IT-Sicherheit widerspiegelt.

Anbieter aus Drittstaaten außerhalb Europas kommen für ein datenschutzkonformes Teilnehmermanagement absolut nicht in Frage, da keine Daten in solche Länder übertragen werden dürfen. Aber auch bei heimischen Anbietern ist es sehr wichtig vorab zu prüfen, ob alle Richtlinien in Bezug auf den Datenschutz eingehalten werden. Viel zu oft ist dies leider nicht der Fall.

Fazit

Insbesondere die Digitalisierung hat das Teilnehmermanagement mit vielen anderen Bereichen der Veranstaltungsplanung selbst verknüpft. Digitales Matchmaking ist ohne Teilnehmermanagement nicht möglich, digitale rechtsverbindliche Abstimmungen sind schwierig, wenn nicht klar ist, wer zum Event kommt. Hybride und digitale Veranstaltungen können nur mit einer effiziente Teilnehmermanagement-Software professionell durchgeführt werden.

Entscheiden Sie sich frühzeitig im Prozess für ein Tool, welches Sie in allen angesprochenen Bereichen zielführend unterstützt. Eine All-in-One-Lösung ist heute der einzige Weg, um fehlerfrei und zeitsparend arbeiten zu können.

Verpassen Sie auf keinen Fall den Digitalisierungsimpuls. Schon in anderen Branchen sind Unternehmen gescheitert, weil es verpasst worden ist, die Digitalisierung mitzugehen. Durch die Einführung intelligenter Tools sparen Sie Zeit, treten kompetenter auf und überzeugen mit exklusiven Events von morgen.