Event Software? So entscheiden Sie sich für das richtige Tool!

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Sie sind Eventmanager und nutzen noch keine spezielle Event Software für die Planung Ihrer Veranstaltungen? Gehören Sie zu den Menschen, die immer noch Excel für die Planung ihrer Veranstaltung nutzen? Glauben Sie mir, Sie verschwenden Ihre wertvolle Zeit.

Eine moderne Event Software bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten, Zeit zu sparen und Nerven zu schonen. Und gerade in der Eventbranche ist Zeit oft ein knappes Gut. Viele Prozesse, die noch vor einigen Jahren händisch erledigt werden mussten, können heute durch Workflow-Automatisierung erledigt werden. Hören Sie auf, tagtäglich monotone Wiederholungsaufgaben zu bearbeiten, die genauso gut ein Computer für Sie erledigen kann. Investieren Sie Ihre Zeit in Dinge, die eine Maschine nicht für Sie übernehmen kann. Die Konzeption einer erstklassigen Veranstaltung!

Digitalisierung ist die Zukunft, auch in der Event-Branche. Lassen Sie sich nicht von Ihrer Konkurrenz abhängen, nur weil Sie an Ihren alten Methoden festhalten.

Allerdings sollten Sie bei der Auswahl Ihrer neuen Event Software umsichtig vorgehen, denn für jede Art von Event, gibt es eine sinnvolle Software. Bevor wir aber auf die richtige Software für Ihr Event eingehen, sollten wir uns zunächst einmal anschauen, welche Vorteile Ihnen eine moderne Event Software ganz allgemein bieten kann.

Allgemeine Vorteile einer Event Software

Moderne Event Software bietet gegenüber Excel oder auch selbst zusammengebauten Datenbanken viele Vorteile.

  • Cloud basiert – Moderne Event Software ist nicht mehr auf Ihrem Rechner installiert, sondern 100% Cloud basiert. Sie loggen sich über Ihren Webbrowser in die Software ein und planen Ihre Events direkt online. Sie sind damit unabhängig von Ihrem Arbeitsrechner und unabhängig von der sonstigen IT-Infrastruktur in Ihrem Unternehmen. Eine aufwändige Installation bleibt aus.
  • Vor-Ort einsetzbar – Fast alle modernen Event-Tools haben irgendeine Art von Vor-Ort-Funktionalität. Zum Beispiel eine App zum Scannen von Tickets oder Funktionen, um direkt vor Ort Namensschilder für Ihre Gäste zu drucken. Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit, weil das Aufwändige manuelle Erstellen von Namensschildern wegfällt, sondern sie verstärken auch den professionellen Auftritt Ihres Events erheblich.
  • Perfekt für die Arbeit im Team – Egal ob allein oder mit 50 Kollegen – moderne Event Software ist auf das Arbeiten im Team ausgelegt. Verschiedene Rollen und Rechte sollten selbstverständlich sein, so dass man sicher und souverän zusammen arbeiten kann.
  • Support – Zwar leider nicht immer, aber doch meistens bieten die Anbieter von Cloud-basierter Event Software einen guten telefonischen Kundensupport bei all Ihren Fragen. Sie sind also nicht mehr auf das romandicke Handbuch angewiesen, wie es bei plattformbasierter Software der Fall war und auch oft noch ist.
  • Weiterentwicklung – Gerade die Event-Branche steht nie still und lebt von der steten Veränderung. Daher sollte auch Ihre Software permanent weiterentwickelt werden. Bei Cloud-basierter Software im SaaS-Modell (Software as a Service) erhalten Sie Updates regelmäßig, ganz automatisch, ohne Zusatzkosten und ohne jede Art von aufwändiger Installation.

Die richtige Software für das richtige Event

Die Arbeit von Eventmanagern ist immer anders. Es kommt ganz darauf an, welche Art von Event Sie planen. Ihre persönlichen Anforderungen an eine Event Software sind immens wichtig bei der Auswahl des richtigen Angebots. Um Ihnen einen Überblick zu verschaffen, haben wir einige Einsatzgebiete und die jeweiligen Anforderungen an eine Software für Sie zusammengestellt.

Party oder Festival

Planen Sie hauptsächlich Partys oder Festivals? Ihr Anspruch an eine Event Software sollte der unkomplizierte und reibungslose Verkauf von Eintrittskarten sein. Vielleicht gibt es noch verschiedene Preisstufen oder Early Bird Tickets, sonst gibt es bei der Anmeldung zu Ihrem Event aber kaum große Besonderheiten. Darüber hinaus müssen Sie auch keine Gäste einladen. Es ist also mehr oder weniger „egal“, wer Ihre Veranstaltung besucht – solange die Teilnehmerzahlen stimmen.

Für Ihre Zwecke eignen sich am besten klassische Ticketing Systeme, wie zum Beispiel das Angebot von ticket.io, TicketPay oder VRENTERTAIN. Die Anzahl der Anbieter ist groß und oft unterscheiden sich die Angebote nur geringfügig, denn die angebotenen Funktionen der Software sind oft sehr einfach und ähnlich gestaltet, doch für die Planung von Partys und Festivals auf jeden Fall ausreichend. Fast alle Anbieter setzen hier auf eine Bezahlung nach Ticket, d.h. von jedem Ihrer verkauften Tickets geht ein geringer Prozentsatz oder ein fester Betrag an den Anbieter der Software. Gerade bei großen Veranstaltungen kann hier schon mal ein kleines Vermögen zusammenkommen. Dafür sparen Sie sich eine Erstinvestition.

Wichtig sollte Ihnen bei der Auswahl aber die Bandbreite der Zahlungsoptionen sein, die Ihren Gästen zur Bezahlung der Event-Tickets zur Verfügung stehen. Stehen nur wenige Zahlungsoptionen bereit, kann das dazu führen, dass Interessenten einen Kauf vorzeitig abbrechen.

Eine spezielle Form dieser Art von Events sind Unterhaltungsveranstaltungen, wie zum Beispiel Sport-Events oder Live-Shows. Anbieter, wie eventim, bieten hier eine erweiterte Funktionalität: Der Gast kann sich selbstständig einen Platz auf einem Saalplan auswählen. Oft sind solche Extrafunktionen aber nicht kostenlos und werden zusätzlich berechnet.

Messen und Flohmärkte

Die Besonderheit von Messen und Flohmärkten wird schnell offensichtlich. Hier muss die Event Software in der Lage sein, die Stände der Aussteller zu verwalten. Noch besser: Aussteller können direkt online einen Stand buchen, die Software automatisiert den gesamten Verwaltungsprozess.

Das Angebot ist in diesem Bereich sehr vielfältig und wiederrum kommt es ganz auf Ihre Ansprüche an.

Auch unterscheiden sich die verfügbaren Angebote erheblich in den zusätzlichen Planungsoptionen pro Messestand: Einige Tools bieten nur die Verwaltung der Messestände, andere verfügen über zahlreiche (oft kostenpflichtige) Module zur Abbildung von Zusatzwünschen der Aussteller: Strom, Stellwände, Catering, Deko etc..

Corporate Events

Unter dem Begriff Corporate Events versteht man Versammlungen, Kundenveranstaltungen oder Mitarbeiterevents, aber auch andere Formate.

Vielen ist gar nicht bewusst, dass Corporate Events den Großteil aller professionell geplanten Veranstaltungen ausmachen und der Markt wächst. In einer digitalisierten Welt ist es Unternehmen und Institutionen aus dem dritten Sektor (Non-Profit Organisationen & Vereine) meist nur noch über Veranstaltungen für Kunden, Geschäftspartner oder Mitglieder möglich, direkten Kontakt zu Ihrer Zielgruppe zu halten.

Die Anforderungen an eine professionelle Event Software für Corporate Events sind immens. Auf folgende Funktionen sollten Sie achten:

  • Einladungsmanagement – Mit einer modernen Event Software für Corporate Events sollten Sie Einladungen per E-Mail oder auch postalisch verschicken können und eine direkte Erfolgskontrolle in Form von Zusagen/Absagen erhalten.
  • Geschlossene Veranstaltungen sind essentiell wichtig für Corporate Events – Veranstaltungen sollten sowohl öffentlich als auch privat möglich sein, also nur für die eingeladenen Personen sichtbar, damit sich exklusive Veranstaltungen abbilden lassen und die Zielgruppe „unter sich“ bleiben kann.
  • Wartelisten – Corporate Events sind oft kostenlos. Damit Sie die Anzahl der freien Plätze geringhalten können, sollte Ihre neue Event Software auf jeden Fall Wartelisten ermöglichen können. Und im Ideafall auch ein automatisches Nachrücken: So können Sie durch Absagen freigewordene Plätze schnell wieder auffüllen.
  • Verschiedene Personengruppen/Adressgruppen – Eine Unterscheidung der Personengruppen sollte eine Software für Corporate Events auf jeden Fall unterstützen, denn Sie wollen einem Kunden ja vielleicht ganz anders ansprechen als einen Mitarbeiter. Auch sollte es möglich sein, dass nur bestimmte Personenkreise Zugriff auf erweiterte Buchungsoptionen – zum Beispiel die exklusive Gala am Vorabend – erhalten.
  • Ausgefeilte Vor-Ort Funktionalität – Der einfache Scan von Tickets wird bei der Hauptversammlung einer AG nicht ausreichen. Eine gute Software für Corporate Events bringt vor Ort mehr mit, zum Beispiel das Zuordnen von Stimmrechten, das Nachakkreditieren von Teilnehmern, der Just-in-Time Druck von Namenschildern, Live-Reports die Ihnen jederzeit den Stand der Akkreditierung wiederspiegeln, schnelle Übersichten welche VIPs anwesend sind und eine hohe Effizienz und Skalierbarkeit der Akkreditierungstechnik um Warteschlangen gering zu halten

Zudem ist bei einer Corporate Event Software entscheidend, dass ein professionelles Auftreten gewährleistet wird. So sollte sich das Eventportal oder die Anmeldeseite an Ihre Corporate Identity anpassen und sich nahtlos in die bestehende Website integrieren lassen.

Selbst wenn eine Event-Software alle Anforderungen erfüllt, stellt sich gerade im Corporate Event Bereich die Frage nach dem Datenschutz: Der Anbieter hinter der Software sollte nicht nur alle gängigen Sicherheitsstandards erfüllen sondern dies auch durch entsprechende Audit-Berichte nachweisen können.

Sind Sie ein Corporate Event Planer und sind Ihnen die genannten Hürden beim Eventmanagement nicht fremd? Die genannten Funktionen und noch viel mehr bietet Ihnen SPARKLIVE EVENTS aus dem Hause Conventex.

Tagungen und Kongresse

Die Anforderungen an eine Software für Tagungen und Kongresse sind oft sehr ähnlich zu den Anforderungen an eine Software für Corporate Events. Aber natürlich lohnt sich auch hier ein genauerer Blick auf Ihre persönlichen Anforderungen.

Auch eine ausgefeilte Vor-Ort Funktionalität und ein ausgeklügeltes Einladungsmanagement sind für eine Software für Tagungen und Kongresse unabdingbar. Wartelisten und geschlossene Veranstaltungen sind dafür wahrscheinlich weniger wichtig.

Zusätzlich sollte eine Software für Tagungen und Kongresse ein Referentenmanagement mitbringen und gerade für Tagungen ist auch ein Sitzplanmanagement bzw. Raummanagement sehr wichtig.

Ebenso wie bei Corporate Events, bietet SPARKLIVE EVENTS dem Anwender auch bei Tagungen und Kongressen den vollen Funktionsumfang bei der Digitalisierung von Veranstaltungen.

Fazit

Lassen Sie sich durch den Dschungel an verschiedenen Angeboten für Event-Software nicht verwirren. Machen Sie sich zunächst Ihre Anforderungen genau bewusst, bewerten Sie diese nach Wichtigkeit und wählen Sie dann strategisch die passende Software zu Ihrem individuellen Profil aus. Zudem sollten Sie für sich den Kosten/Nutzen Effekt kalkulieren: Im ersten Moment mögen die Kosten für ein Profitool im Gegensatz zur bereits vorhandenen Excel-Lizenz eine Hürde darstellen, doch genau dieses Profitool ist es am Ende, welches Ihnen viele Tage, vielleicht sogar Wochen an Zeit pro Jahr einsparen kann und gleichzeitig bei Ihren Teilnehmern einen professionellen Eindruck hinterlässt.

Moritz Pilz
Moritz Pilz
...ist seit 2010 bei Conventex beschäftigt und hat zunächst lange Jahre im Customer Support und Service gearbeitet. Seite Ende 2017 ist er im neu aufgebauten Team der Sales & Marketing Abteilung. Durch seine langjährige Arbeit im Kundenservice konnte er sehr viel Eventerfahrung sammeln und hat zahlreiche Events in der Vorbereitung und auch vor Ort betreut.

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