Wie Sie mit Event Umfragen Ihr Eventmanagement perfektionieren

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Die Veranstaltung war ein voller Erfolg! Das ist zumindest ihr Eindruck als Eventplaner. Aber was denken Ihre Teilnehmer? War wirklich alles so perfekt und lief alles so reibungslos, wie Sie denken? Es gibt nur einen Weg, das herauszufinden: Fragen Sie Ihre Teilnehmer! Aber achten Sie darauf, die richtigen Fragen richtig zu stellen. Umfragen sind für Eventplaner ein wertvolles Instrument, um im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses Schwächen zu erkennen und zukünftig zu optimieren, denn nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung.

Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel zum einen welche Frageformen es gibt, welche Fehler Sie vermeiden sollten und welche Tools Ihnen die Arbeit erleichtern. Zum anderen geben wir Ihnen auch ganz konkrete Beispiele, mit welchen Fragen Sie Ihre Veranstaltung am besten evaluieren können.

Die verschiedenen Frageformen

Fragen kann man zunächst in offene und geschlossene Fragen einteilen. Geschlossene Fragen sind Fragen, bei denen Sie eine Auswahl an Antwortmöglichkeiten vorgeben oder bei denen Ihre Teilnehmer etwas auf einer ordinalen Skala bewerten sollen. Offene Fragen sind, wie der Name schon sagt, offen gestellt, so dass Ihre Teilnehmer eine Antwort selbst eingeben müssen. Der Nachteil bei offenen Fragen ist, dass eine Auswertung sehr schwerfällt, da die Antwortmöglichkeiten sehr unterschiedlich ausfallen können. Eine statistische Auswertung ist somit nur mit erheblichem Aufwand möglich. Der Vorteil bei offenen Fragen ist vor allem im Hinblick auf die qualitativen Auswertungen zu sehen, da Sie vielleicht Antworten bekommen, mit denen Sie vorher gar nicht gerechnet haben. Sie sollten allerdings keinesfalls nur offene Fragen verwenden. Es ist aber möglich eine gute Umfrage nur mit geschlossenen Fragen zu erstellen, wobei es sich oft anbietet mindestens eine offene Frage in Ihrer Event Umfrage zu haben.

Einfachauswahl vs. Mehrfachauswahl

Die bekannteste geschlossene Frageform ist eine Frage bei der Sie mehrere Antwortmöglichkeiten anbieten, aus denen Ihr Teilnehmer auswählen kann. Hier unterscheidet man zwischen einer Einfachauswahl, bei der der Befragte eine von mehreren Möglichkeiten auswählen kann und der Mehrfachauswahl, wo der Befragte auch mehrere Antworten wählen kann.

Likert-Skala und Polaritätenprofil

Bei der Likert-Skala wird der Befragte nach seiner Zustimmung zu einer Aussage befragt. Ihm wird eine Skala angeboten, bei der er sich aus fünf oder sieben Einteilungen von „sehr unwahrscheinlich“ bis zu „sehr wahrscheinlich“ oder „stimme gar nicht zu“ bis „stimme vollkommen zu“ entscheiden kann.

Das Polaritätenprofil ist der Likert-Skala sehr ähnlich, doch wird der Teilnehmer hier gebeten etwas auf einer Skala zu bewerten, bei der die Enden der Skala Gegensätze sind. Zum Beispiel könnte er das Essen auf einer Skala von 1 bis 5 bewerten, wobei 1 sehr schlecht und 5 ausgezeichnet ist. Polaritätenprofilfragen sollten eingesetzt werden, wenn man ein eindeutiges qualitatives Feedback von den Teilnehmern haben möchte.

Darüber hinaus kann man natürlich auch eine klassische Bewertungsskala verwenden, wo man den Teilnehmer bittet etwas auf einer Skala, zum Beispiel von 1 – 10 zu bewerten, ohne das den jeweiligen Punkten ein direktes qualitatives Merkmal zugeordnet ist.

Das Skalenniveau

Zu jeder Frage gehören natürlich auch die dazugehörigen Antwortmöglichkeiten, die man als Skala bezeichnet, weil mit deren Beantwortung der Prozess des Messens stattfindet. Diese Skalenniveaus werden unterschieden nach Nominal-, Ordinal-, Intervall- und Ratioskala.

Nominalskala: Eine Nominalskala erhalten Sie, wenn die möglichen Ausprägungen zwar definiert werden können, diese aber keine natürliche Rangfolge enthalten. Wenn Sie zum Beispiel den Anreiseweg Ihrer Teilnehmer abfragen (Auto, Bahn, Flugzeug etc.) befinden wir uns auf einem nominalen Skalenniveau. Einen Mittelwert können wir hier nicht bilden. Alleine die Häufigkeit der Antworten können wir für eine Analyse nutzen.

Ordinalskala:  Bei einer Ordinalskala können Sie im Gegensatz zu einer Nominalskala eine Rangfolge festlegen, diese stellen aber keine absoluten Werte dar. Zum Beispiel könnten Sie fragen, wie oft Teilnehmer pro Jahr Events besuchen. Als Antwortmöglichkeiten geben Sie „Selten“, „Gelegentlich“ und „Häufig“ vor.

Kardinalskala: Intervallskala und Verhältnisskala werden unter dem gemeinsamen Oberbegriff Kardinalskala zusammengefasst. Beide Skalenniveaus ermöglichen die Verwendung der wichtigsten statistischen Verfahren, insbesondere der sinnvollen Bildung von Mittelwerten. Eine Verhältnisskala hat im Gegensatz zur Intervallskala einen Nullpunkt. Ein Beispiel für eine Verhältnisskala wäre zum Beispiel, wenn Sie das Alter der Teilnehmer abfragen und hier nicht nur Abschnitte angeben (21-30, 31-40 usw.), sondern der Befragte sein exaktes Alter angeben kann.

Auf die Formulierung kommt es an

Nun haben Sie schon die richtigen Fragen mit der richtigen Frageform für Ihre Veranstaltung ausgewählt. Doch kann die Frage noch so gut sein, wenn sie falsch formuliert ist kann sie unverständlich für Teilnehmer sein und das Ergebnis Ihrer Event Umfrage verfälschen.

Besonders sollten Sie auf Suggestivfragen verzichten, denn so beeinflussen Sie die Antwort des Befragten mit Ihrer Fragestellung und bekommen höchstwahrscheinlich nicht die Antwort, die der Teilnehmer eigentlich geben würde. Wenn Sie zum Beispiel fragen „Was fanden Sie an unserem Buffet besonders gut?“ gehen Sie davon aus, dass der Teilnehmer das Buffet ja grundsätzlich gut fand und schließen die Möglichkeit, dass er es überhaupt nicht gut fand von vornherein aus.

Zudem sollten Sie auf Doppelfragen, wie zum Beispiel „Wie bewerten Sie den Anfahrtsweg und die Parkmöglichkeiten vor Ort?“ verzichten. Denn vielleicht waren die Parkmöglichkeiten gut, aber der Anfahrtsweg nur schwer zu finden. Auch hier erhalten Sie dann keine Antworten die für Sie als Eventplaner hilfreich sind.

Auch sollten Sie auf Fachjargon und Abkürzungen weitgehend verzichten oder dies immer mit erklären, denn Sie können nicht davon ausgehen, dass alle Ihre Teilnehmer dies verstehen. Genauso sollten Sie keinen Raum für ungenaue Antworten geben. Auswahlmöglichkeiten, wie „weiß ich nicht“, „kein Kommentar“ oder „Sonstiges“ sollten vermieden werden. Bieten Sie lieber mehr und genauere Antwortmöglichkeiten an.

Event Umfragen vor, während und nach Ihrer Veranstaltung

Event Umfragen sollten natürlich vornehmlich nach Ihrer Veranstaltung durchgeführt werden, um ein Feedback von Ihren Kunden zu bekommen. Im Prinzip lohnt es sich nach jeder Veranstaltung zumindest ein kurzes Feedback einzuholen.

Doch durch die Digitalisierung haben wir heute die Möglichkeit auch während der Veranstaltung, z.B. über Event-Apps, Live-Umfragen auch während der Veranstaltung durchzuführen.

Zum Teil kann es auch sinnvoll sein schon vor der Veranstaltung Umfragen durchzuführen oder Fragen direkt in das Anmeldeformular Ihrer Veranstaltung zu integrieren. Machen Sie sich hierbei vor allem Gedanken über die Zielsetzung Ihrer Umfrage.

Fazit

Umfragen sind für Eventplaner eine sehr gute Möglichkeit Veranstaltungen zu evaluieren und nachhaltig zu verbessern, denn auch wenn eine Veranstaltung in Ihren Augen gut gelaufen ist, haben die Teilnehmer vielleicht bestimmte Sachen anders aufgefasst. Seien Sie in Ihren Umfragen möglichst konkret, aber passen Sie auf die Umfragen nicht zu lang zu gestalten, denn dann werden nur wenige Teilnehmer an der Umfrage teilnehmen. Eine Möglichkeit die Teilnehmer zur Teilnahme an der Umfrage zu bewegen ist es Anreize zu schaffen, wie z.B. einen Gutschein für die Teilnahmegebühr einer künftigen Veranstaltung.

Moritz Pilz
Moritz Pilz
...ist seit 2010 bei Conventex beschäftigt und hat zunächst lange Jahre im Customer Support und Service gearbeitet. Seite Ende 2017 ist er im neu aufgebauten Team der Sales & Marketing Abteilung. Durch seine langjährige Arbeit im Kundenservice konnte er sehr viel Eventerfahrung sammeln und hat zahlreiche Events in der Vorbereitung und auch vor Ort betreut.

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