So finden Sie die richtige Location für Ihre Corporate Event!

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Zu einer perfekten Veranstaltung gehört vor allem die richtige Eventlocation, damit sich Ihre Teilnehmer noch lange und gerne daran zurück erinnern werden. Welche Location für Ihr Corporate Event die passende ist, stellt sich erst am Ende der Projektplanung heraus. Die Planung beginnt nicht mit der Suche nach der Location, sondern mit der Frage, was genau der Anlass Ihrer Veranstaltung ist.

Nehmen Sie dazu folgende Situation an. Sie sind Marketingleiter/-in und Ihr Chef/-in beauftragt Sie damit, das anstehende Firmenjubiläum zu organisieren. Sie wissen bisher nur, dass zwischen 140 und 160 Personen eingeladen werden und es ein gemeinsames Essen geben soll.

Ziele definieren – mit Hilfe des klassischen Projektmanagements

Nachdem der Anlass bekannt ist, lassen sich Ihre Ziele genauer definieren. Diese helfen später dabei, Ihre individuellen Kriterien für die Auswahl der richtigen Location aufzustellen.

Nehmen Sie dazu das magische Dreieck zur Hilfe. Die drei Parameter Zeit, Kosten und Leistung werden hierbei in Verbindung gesetzt. Der Parameter Zeit wäre in unserem Beispiel, das festgelegte Datum Ihres Events, am 01.10.2019, da die Firmengründung genau an diesem Tag 50 Jahre zuvor stattfand. Die Kosten stehen in unserem Fall für das zur Verfügung gestellte Budget von 25.000,-€. Hinter der Leistung verbirgt sich die gesamte Veranstaltung inklusive der Location.

Alle Parameter besitzen außerdem mehrere Unterkategorien, die unterschieden werden in Muss-, Soll- und Kann-Ziele. Muss-Ziele gilt es zwingend umzusetzen, da diese erforderlich für Ihren Projekterfolg sind. Die Erreichung der Soll-Ziele steigert die Zufriedenheit mit dem Projektergebnisses, aber führt bei Nichteinhaltung keinesfalls zum Scheitern des Projekts. Kann-Ziele, oder auch Wunsch-Ziele, stellen Extraleistungen dar, die – soweit die anderen Parameter es zulassen – die maximale Zufriedenheit der Stakeholder erreichen sollen.

Das Ziel SMART formulieren

Um aus Ihrer Veranstaltung einen vollen Erfolg zu machen, muss also vor ab geklärt werden, wie dieser für Sie aussieht. Nachdem Sie die grundlegende Punkte Ihrer Zieldefinition bereits geklärt haben, formulieren Sie Ihr Ziel immer SMART.

S pezifisch – Wie sieht Ihr Ziel konkret aus? Was genau verbirgt sich dahinter?

M essbar – Woran kann die Zielerreichung gemessen werden?

A kzeptiert – Sind alle Beteiligten (Stakeholder) mit der Zielsetzung einverstanden?

R ealistisch – Sind unsere Ziele aus personeller, finanzieller und zeittechnischer Sicht umsetzbar?

T erminiert – Bis wann soll das Ziel erreicht werden? Gibt es einen Zeitplan?

Nachdem Sie mit allen wichtigen Stakeholdern Gespräche geführt haben, verfügen Sie nun über die relevanten Informationen. In unserem Beispiel könnte Ihre SMARTe Zielformulierung nun lauten:

Sie planen Ihr Firmenjubiläum, am 01.10.2019, auf der Sie Ihr 50-jähriges Bestehen mit Ihren Mitarbeitern feiern wollen, um sich für die Zusammenarbeit zu bedanken und das Teamgefühl über alle Unternehmensebenen hinweg zu stärken. Die gewünschte Location soll genügend Plätze für Ihre 150 Mitarbeiter bieten, in Münster liegen und mit Auto und auch öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar sein. Sie benötigen genug Platz für ein Buffet am Abend. Der Marketing-Abteilung wurde ein Budget von 25.000,- € zur Verfügung gestellt. Für die Suche nach der Location werden zwei Monate angesetzt. Die darauffolgenden drei Monate sind für die restliche Planung geblockt.

Die 6 wichtigsten Kriterien klären

Nachdem Sie nun Ihre Zielsetzung genau bestimmt und ausformuliert haben, lassen sich nun folgende Kriterien bestimmen. Denn je genauer Sie wissen, welche Anforderungen Ihre Location erfüllen soll, desto gezielter können Sie Ihre Suchen angehen und desto schneller werden Sie fündig!

1. Verfügbarkeit prüfen (Zeit)

Um den idealen Ort für Ihre Veranstaltung zu finden, sollten Sie vor allem die Verfügbarkeit beliebter Locations berücksichtigen. Es ist heute nicht mehr unüblich, dass beliebte Räumlichkeiten bis zu einem oder auch mal zwei Jahre im Voraus ausgebucht sind. Fangen Sie deshalb möglichst früh an, nach der passenden Location zu suchen, um diesem Risiko entgegenzuwirken. Darüber hinaus ist auch das Buchen von Rednern, Lieferanten oder Performern um ein Vielfaches einfacher, wenn Sie rechtzeitig mit der Suche starten.

Gerade wenn Sie, wie in unserem Fall, die Vorgabe eines  festgesetzte Termin, den 01.10.2019, haben, muss ein besonders großes Augenmerk auf die Verfügbarkeit Ihre Wunsch Location gelegt werden.

2. Budget (Kosten)

Wie schon bei der Zieldefinition angesprochen, sollten Sie die Vorgaben zum Budget immer im Blick behalten.

Denn dieses ist nicht nur zur Deckung der Miete, sondern auch für eventuell anfallenden Nebenkosten, wie Heizkosten, einer Endreinigungsgebühr oder auch Kosten für Personal, Catering und ggf. technische Ausstattung gedacht. (siehe Punkt 4. Ausstattungen)

Überlegen Sie sich deshalb im Vorhinein bei welchen Dingen Sie Abstriche machen können. Ein praktisches Hilfsmittel ist hier die zuvor erstellte Unterteilung in Muss-, Soll- und Kann-Ziele.

Ein Muss-Ziel wäre eine Location mit ausreichend Platz für 150 Personen zu finden. Ein Soll-Ziel kann ein bestimmtes Entertainment Programm sein, welches für eine hervorragende Stimmung sorgen soll. Das Kann-Ziel wäre hier das Bereitstellen einer Foto Box, welches einen besonderen Bonus darstellt und nur umgesetzt wird, wenn nach Erreichen der Muss- und Soll-Ziele noch Budget übrig ist.

3. Größe der Räumlichkeiten

Die Größe der Location stellt einen der wichtigsten Faktoren dar. Diese darf einerseits nicht zu groß sein, damit die Location nicht „leer“ erscheint, andererseits ist es sehr wichtig, dass sich Ihre Teilnehmer frei bewegen können und kein Gefühl der Enge besteht.

Viele Locations können individuell gestaltet und beispielsweise durch Raumtrenner auf die gewünschte Größe gebracht werden.

In unserem Fall sollten Sie zusätzlich darauf achten, dass die Räumlichkeiten Rückzugsmöglichkeiten bereithalten und nicht zu weitläufig sind, um die Kommunikation Ihrer Mitarbeiter aller Ebenen zu fördern und so das Zusammengehörigkeitsgefühl zu fördern.

4. Ausstattungen

Definitiv sollten Sie den Punkt Ausstattungen nicht außer Acht lassen, da diese bei den meisten Events absolut erforderlich ist.

Angefangen bei den Basics, wie einer ausreichend großen Garderobe und genügend Sanitäreinrichtungen sollten Sie außerdem folgende Kriterien beachten.

Je nach Location gibt es unterschiedliche Ausstattungen, diese kann von Mikrofonen, Lausprecher, Beamer, bis hin zu einer Klimaanlage reichen. Damit sie ggf. noch rechtzeitig Abhilfe schaffen können, sollten Sie sich genau überlegen, was Sie an technischen Ausstattung benötigen und die  vorhandene Ausstattung rechtzeitig prüfen.

Weiterhin ist eine gute Akustik in den Räumen ein wichtiger Punkt, der keinesfalls vernachlässigt werden sollte. Bei hellhörigen Räumlichkeiten ist ein Mikrofon meistens nicht unbedingt notwendig. Wenn Sie bei Ihrem Event laute Musik einsetzen möchten, sollte die Location mit einer ausreichenden Schallisolierung ausgestattet sein.
In Verbindung dazu sollten Sie natürlich auch auf eine ausreichende Anzahl vorhandener Stromanschlüsse und ein stabiles Wifi achten. Um dies zu überprüfen, können Sie einfach den Besichtigungstermin nutzen. Bei Bedarf überprüfen Sie außerdem, ob sich ein Rednerpult, Podeste und Leinwände in den Räumlichkeiten befinden.

Je nach Veranstaltung sollten Sie bei der Möblierung unbedingt auf ausreichend Sitzmöglichkeiten achten. Testen Sie die Stühle bei Gelegenheit auch direkt vor Ort, denn schon das ein oder andere spannende Seminar wurde durch unbequeme Sitzmöglichkeiten zu einer Tortur. Auch Tische sind nicht immer im Grundpaket enthalten und müssen auf Wunsch dazu gebucht werden.

Zusätzlich gilt es zu prüfen, ob die Räumlichkeiten mit Tageslicht durchflutet werden, ob man die Räume bei Bedarf verdunkeln kann und ob andere Beleuchtungsmöglichkeiten bereits vorhanden sind oder sich anbringen lassen.

Falls Sie für Ihr Event das hauseigene Catering der Location nutzten möchten, sollten Sie bereits vor ab Absprachen über den Preis für beispielsweise Getränkepauschalen festhalten.

5. Lage der Location

Außerdem ist es wichtig, einen Veranstaltungsort zu wählen, der für Ihre Teilnehmer gut erreichbar ist. Die Location sollte eine gute verkehrstechnische Anbindung besitzen. Je nachdem, ob Ihre Gäste mit dem Auto oder öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen, sollten sowohl eine ausreichende Menge nahegelegener Parkmöglichkeiten, als auch eine Anreisemöglichkeit mit Bus und Bahn oder ggf. ein Shuttle-Service breit stehen. Bei mehrtägigen Events sind zudem die Übernachtungsmöglichkeiten für die Teilnehmer zu berücksichtigen.

6. Vorschriften und Sicherheit

Ein schnell unterschätztes Thema ist die Sicherheit Ihrer Teilnehmer, die an Ihrem Event teilnehmen.

Feuerlöscher, Notbeleuchtungen, Erste-Hilfe-Kästen und auch Fluchttüren müssen ausreichend in der Location vorhanden und zugänglich sein. Bei Ihrer Veranstaltung achten Sie unbedingt darauf, dass Fluchttüren und -wege nicht zugestellt werden.

Des Weiteren klären Sie frühzeitig, ob das Abschließen einer Versicherung für Ihre Veranstaltung notwendig ist. Generell sind alle Locations dazu verpflichtet, sich an die Vorschriften der Versammlungsstättenverordnung zu halten.

Die letzten Schritte

Sie sollten in jedem Fall eine Besichtigung der Veranstaltungsstätte verlangen, nicht nur um sich einen eigenen unmittelbaren Eindruck zu verschaffen, sondern auch um Punkte wie die Erreichbarkeit selbst einmal zu überprüfen.

Sollten Sie nach dem Überprüfen Ihrer Anforderungen mehrere Locations zur Auswahl haben, weisen Sie den einzelnen Kriterien eigene Gewichtungen zu. Die könnten A (am wichtigsten), W (wichtig) und N (nicht so wichtig) lauten. Nachdem Sie alle Kriterien zugeordnet haben, schauen Sie welche der Locations am Stärksten in den A Kategorien ist.

In unserem Beispiel würden unter anderem die Lage und die Kosten der Location unter A fallen, die Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln fiele hier unter W, da dies absolut ein positiven Nutzen darstellt, Sie allerdings auch mit Hilfe von einem Shuttle Service Abhilfe schaffen könnten. Also nicht so wichtig (N) könnten Sie die dekorative Ausstattung oder das Vorhandensein eines Rednerpults einordnen, da auf Ihrer Firmenfeier ohnehin auf offene und lockere Reden gesetzt wird.

Seien Sie offen für Neues!

Seminare müssen nicht in Konferenzräumen von Hotels stattfinden. Außergewöhnliche Locations sind zunehmend gefragt und sorgen für erinnerungswürdige Veranstaltungen. Denken Sie auch an Neueröffnungen, die bislang noch kaum bekannt sind. Oft erhalten Sie bei vor kurzem erst eröffneten Locations einen Rabatt auf den regulären Preis. Damit sparen Sie nicht nur Geld, sondern zeigen Ihren Gästen, dass Sie „Up to Date“ sind, wenn Sie eine moderne und neue Location auswählen.

Und schon steht Ihnen bei Ihrer Suche nach der richtigen Locations nicht mehr im Weg!

 

Jennifer Denkler
Jennifer Denkler
...hat einen kaufmännischen Background und studiert nebenberuflich Wirtschaftspsychologie. Bei Conventex ist sie seit Anfang März Teil des Sales & Marketing Teams.

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