Mehr Veranstaltungen bei gleichbleibendem Personalaufwand

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Personalaufwand

Die Volksbank Rhein-Nahe-Hunsrück eG ist eine Genossenschaftsbank in Rheinland-Pfalz. Jedes Jahr veranstaltet die Bank eine Vielzahl von Events für Kunden, Mitglieder und Mitarbeiter. Durch die Erfolge im Bereich Eventmarketing wurde der manuelle Zeitaufwand beim Erfassen von Excel-Dateien und beim Erstellen von Serienbriefen so hoch, dass sich die Mitarbeiter der Marketingabteilung auf die Suche nach einer Software zur Erleichterung ihrer Arbeit machten.

Die Wahl fiel auf GENOLIVE EVENTS. Mittlerweile organisiert die Volksbank Rhein-Nahe-Hunsrück das Teilnehmermanagement für alle Veranstaltungen mit GENOLIVE. Hierzu zählen zum Beispiel Reisebuchungen, Ticketverkauf für Festivals, Bewerbertrainings, Ausflüge in Freizeitparks und VIP Veranstaltungen wie Golfturniere oder die Vertreterversammlung.

Reisebuchungen und Ausflugsfahrten für Kunden

Bei den Reisebuchungen, hierunter fallen zum Beispiel Fahrten für Junge Kunden mit externen Jugendreiseanbietern nach Frankreich oder New York, können durch die Einführung von GENOLIVE nun schon direkt bei der Anmeldung Unterkunft, Versicherung oder Zusatzpakete von den Teilnehmern gebucht werden. Das Aufteilen der SEPA Einzüge in An- und Restzahlung erlaubt ein einfaches und bequemes Handling.

Auch bei den Ausflugsfahrten für Junge Kunden konnte, durch die Einführung von GENOLIVE, der Buchungsprozess weiter optimiert werden. Bei den Ausflugsfahrten, zum Beispiel in Freizeitparks, werden direkt mehrere Busrouten mit jeweils mehreren Haltestellen angeboten. Durch die intelligente Verknüpfung der Busrouten und Haltestellen über die Funktion der „erweiterten Zusatzfelder“ von GENOLIVE kann eine Überbuchung einzelner Busse ausgeschlossen werden, da ganz einfach die maximale Platzanzahl pro Bus vorgegeben werden kann.

Darüber hinaus erhalten die unter 18-Jährigen statt eines Tickets zunächst eine Einverständniserklärung als Bestätigung, die dann noch von den Eltern unterschrieben werden muss. Die Volksbank Rhein-Nahe-Hunsrück ist damit auch rechtlich immer auf der sicheren Seite.

Vorbei sind die Zeiten von Excel und Serienbriefen

Auf das Arbeiten mit unübersichtlichen Excel-Listen und Serienbriefen kann nun verzichtet werden, da GENOLIVE einen Großteil der Teilnehmerkommunikation automatisiert. Individuelle E-Mails oder Briefe werden in wenigen Minuten erstellt. Hierdurch können die Mitarbeiter nicht nur ihre kostbare Zeit auf andere Aufgaben verwenden, sondern es werden auch die direkten Kosten der Bestätigungsbriefe eingespart.

Selbst Kunden mit geringer Affinität zum Internet werden bei der Volksbank Rhein-Nahe-Hunsrück durch die Digitalisierung nicht ausgeschlossen. Die Mitarbeiter im Kunden-Service-Center oder in den Filialen können, durch die Einbindung über die bankeigene Homepage, Anmeldungen für ihre Kunden durchführen, ohne dass die Marketingabteilung jedes Mal telefonisch oder per E-Mail in diesen Prozess eingebunden werden muss.

Höhere Rückmeldequote und mehr Veranstaltungen pro Jahr

Durch die Einführung von GENOLIVE EVENTS ist die Rückmeldequote für Veranstaltungen gestiegen und die Teilnehmerzahl konnte bei gleichbleibendem Personalaufwand erhöht werden. Dies führte dazu, dass die Volksbank Rhein-Nahe-Hunsrück eG ihr Veranstaltungsangebot nach der Einführung von GENOLIVE weiter ausbauen konnte, ohne den Personaleinsatz zu erhöhen.

Das größte Problem war der Zeitaufwand. Wir bieten jetzt viel mehr Veranstaltungen an und manches wäre manuell, wie z.B. zwei Reiseangebote, gar nicht möglich. Man muss sich zunächst in das System einarbeiten. Was aber nach dem Einstiegs-Workshop und dem tollen Support durch Conventex kein Problem ist.

Julia Schmitt – Marketing – Volksbank Rhein-Nahe-Hunsrück eG

Moritz Pilz
Moritz Pilz
...ist seit 2010 bei Conventex beschäftigt und hat zunächst lange Jahre im Customer Support und Service gearbeitet. Seite Ende 2017 ist er im neu aufgebauten Team der Sales & Marketing Abteilung. Durch seine langjährige Arbeit im Kundenservice konnte er sehr viel Eventerfahrung sammeln und hat zahlreiche Events in der Vorbereitung und auch vor Ort betreut.

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