Jahreshauptversammlung der Westfleisch Finanz AG 2018

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Die Westfleisch Finanz AG arbeitet eng mit der Westfleisch SCE mbH zusammen. Ihre Hauptaufgabe besteht in der Errichtung und Finanzierung von Betriebsgebäuden und technischen Anlagen und Maschinen, die ausschließlich an die Westfleisch SCE mbH verpachtet bzw. vermietet werden. An die Aktionäre werden sowohl Stamm-, als auch Vorzugsaktien ausgegeben. Beschlüsse der Aktionäre werden auf der jährlich stattfindenden Hauptversammlung beschlossen.

In 2018 hat Conventex erneut die technische Betreuung des Teilnehmermanagements und der Akkreditierung der Jahreshauptversammlung der Westfleisch Finanz AG übernommen, sowie die Abstimmung und die dazugehörige Auswertung digitalisiert. Als besondere Herausforderung gab es in diesem Jahr nicht nur eine ordentliche Hauptversammlung der Stammaktionäre, sondern im Anschluss an diese auch eine gesonderte Hauptversammlung der Vorzugsaktionäre. Sofern ein Aktionär Inhaber beider Aktientypen war, galt die Akkreditierung zu beiden Veranstaltungen, inklusive der korrekten Zuordnung der Stimmrechte, also der Aktien und Vollmachten.

Da die Auswertung der abgegebenen Stimmen inklusive der Vollmachten immer ein erhebliches Maß an Zeit während der Veranstaltung erforderte, hat sich die Westfleisch Finanz AG 2018 dazu entschieden auch die Stimmauszählung zu digitalisieren, um somit die Auszählung der abgegebenen Stimmen zu beschleunigen.

Zunächst wurde die Liste aller Aktionäre in sparkLIVE importiert und alle Aktionäre eingeladen. Eine Rückmeldung der Aktionäre erfolgte ganz einfach über eine sparkLIVE EVENTS Online-Anmeldeseite. Auch konnten sich Aktionäre telefonisch zurückmelden. Diese Rückmeldungen wurden von den Mitarbeitern in sparkLIVE erfasst. Eine Akkreditierung ohne vorherige Anmeldung war (ebenfalls) möglich, da auch vor Ort Zugriff auf alle Daten bestand.

Akkreditierung und Ausgabe von Stimmkarten

Am Tag der Veranstaltung akkreditierten sich die Teilnehmer an den Akkreditierungscountern. An dieser Stelle wurden Ihnen dann auch die Stimmrechte zugewiesen. Hierbei wurde zwischen Stammaktien und Vorzugsaktien unterschieden. Sofern ein Teilnehmer beide Aktientypen hatte, konnten ihm entweder nur die Stamm- bzw. Vorzugsaktien oder auch beide Aktientypen zugewiesen werden. Dies wurde für den Fall, dass ein Teilnehmer z.B. nur an der ordentlichen Hauptversammlung teilnahm, obwohl er beide Aktientypen besaß, gewährleistet. Darüber hinaus konnten jedem Teilnehmer zusätzlich noch Aktien anderer Aktionäre zugewiesen werden, sofern eine Vollmacht vorlag. Somit bestand die Möglichkeit, dass ein Teilnehmer eine Vielzahl von Aktien von verschiedenen Aktionären zur Abstimmung vorbringen konnte. Das gesamte Regelwerk zur Vollmachtsverteilung wurde zudem in sparkLIVE EVENTS hinterlegt, um den Mitarbeitern die Arbeit am Akkreditierungscounter zu erleichtern.

Im Rahmen der Akkreditierung wurde dem Teilnehmer ein Namensschild und sofern abstimmungsberechtigt, jeweils getrennt nach ordentlicher und außerordentlicher Versammlung, eine Stimmkarte und die darin enthaltenen Aktienanteile und Stimmrechte ausgehändigt. Auf der Stimmkarte wurde zusätzlich jeweils ein QR-Code für „Nein“ und einer für „Enthaltung“ abgedruckt.

Saalscan und Abstimmung

Auf den Namensschildern der Aktionäre hat sich ein QR-Code befunden, der durch Scannen beim Ein- und Auslass aus dem Saal, die jeweiligen Stimmrechte erfasste. Somit war jederzeit eine exakte Auswertung von Stimmrechten und gehaltenen Aktienanteilen im Abstimmungssaal möglich.

Die Daten wurden dokumentiert und stehen dem Vorstand unmittelbar nach Abstimmungsende zur Verfügung.

Im Anschluss an die ordentliche Hauptversammlung haben alle Aktionäre den Raum verlassen, somit haben wir den Saalscan genullt und die Software auf die gesonderte Hauptversammlung umgestellt.

„Durch die schnelle Akkreditierung und die Digitalisierung der Abstimmungsergebnisse waren ein hoch professioneller Ablauf und ein zeitlicher Vorteil im Vergleich zu den von uns bisher eingesetzten Systemen gewährleistet“, zeigte sich der für die Prozessorganisation bei Westfleisch verantwortliche Mitarbeiter zufrieden.

Moritz Pilz
Moritz Pilz
...ist seit 2010 bei Conventex beschäftigt und hat zunächst lange Jahre im Customer Support und Service gearbeitet. Seite Ende 2017 ist er im neu aufgebauten Team der Sales & Marketing Abteilung. Durch seine langjährige Arbeit im Kundenservice konnte er sehr viel Eventerfahrung sammeln und hat zahlreiche Events in der Vorbereitung und auch vor Ort betreut.

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