Höhere Teilnehmerzahl durch eine digitale Mitgliederversammlung

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Der Bundesverband der Energie- und Wasserwirtschaft e. V. (BDEW) ist der Interessenverband der Energie- und Wasserwirtschaft und vertritt die Anliegen dieser Unternehmen auf europäischer, Bundes- und Landesebene.

Alle zwei Jahre hält der BDEW seine ordentliche Mitgliederversammlung ab, welche das oberste Verbandsorgan des BDEW ist. Über 1960 Mitgliedsunternehmen werden zur Mitgliederversammlung eingeladen.

Auch im Jahr 2020 sollte die Mitgliederversammlung, wie auch in den Jahren zuvor, als Präsenzveranstaltung in Berlin in Kombination mit dem jährlichen BDEW-Kongress stattfinden. Durch die im März 2020 aufkommende Corona Pandemie und die dadurch entstandenen Einschränkungen im Veranstaltungsbereich, wurde sehr schnell klar, dass sich eine Mitgliederversammlung im gewohnten Präsenzformat im Jahr 2020 nicht durchführen lässt. Als einer der ersten großen Spitzenverbände hat sich der BDEW schon frühzeitig dazu entschieden, die Mitgliederversammlung 2020 als digitale Veranstaltung durchzuführen. Begünstigt wurde diese Entscheidung noch Ende März 2020 durch die Bundesregierung erlassene „Corona Gesetz“, dass Haupt-, Mitglieder- und Vertreterversammlungen in 2020 auch virtuell abgehalten werden können.

Auf der Suche nach einem kompetenten Partner wurde der BDEW auf die Firma Conventex aufmerksam, die in Zusammenarbeit mit der Firma debug ein Angebot speziell für digitale Versammlungen bereitgestellt hat. Conventex hat eine Software nach BSI-Vorgaben entwickelt, mit der sich digitale Versammlungen rechts- und revisionssicher durchführen lassen. Das Teilnehmermanagement und die Projektbetreuung wurden von der Firma Conventex in enger Zusammenarbeit mit dem BDEW übernommen. Für den Livestream der Veranstaltung hat die Firma Conventex den Video – und Tontechnik-Experten debug als zuverlässigen und kompetenten Medienpartner gewählt.

Konzept der Veranstaltung

Die Mitgliedsunternehmen des BDEW haben Stimmanteile mit unterschiedlicher Gewichtung. So besitzen manche Unternehmen nur eine Stimme, während andere wiederum mehrere Stimmen auf sich vereinigen. Zudem können Mitgliedsunternehmen durch andere Mitgliedsunternehmen oder die hauptamtlich organisierten BDEW-Landesorganisationen vertreten werden. Zwar sind Mitglieder Unternehmen, aber die Vorstände/Geschäftsführer/Werkleiter der Unternehmen sind die natürlichen Personen, die zur Veranstaltung eingeladen werden und ggf. über weitere Mitarbeiter der Unternehmen teilnehmen. Der Verteiler belief sich auf über 2.600 Personen. Zudem müssen die Stimmen des/der eigenen und des/der ggf. vertretenen Unternehmen den Teilnehmern zugeordnet werden. Zudem gibt es nichtstimmberechtigte Teilnehmer.

Lösung in GENOLIVE

Um revisionssicher zu arbeiten erhielten die Einzuladenden personalisierte Links, über die sie sich anmelden konnten. Bereits im Anmeldeprozess, der auch über die Teilnehmermanagement Software GENOLIVE® abgewickelt wurde, können die Teilnehmer bei der Anmeldung wählen, welche Unternehmen sie bei der Abstimmung vertreten wollen oder von wem sie sich vertreten lassen wollen. GENOLIVE® erkennt hierbei automatisch, ob ein Stimmrecht bereits einem anderen Teilnehmer zugeordnet wurde. In GENOLIVE® wurde hierzu zunächst die Mitgliederliste mit den jeweiligen Stimmgewichtungen importiert. Den einzelnen Teilnehmern kann dann das, bzw. die jeweiligen Stimmrechte aus der Mitgliederliste zugeordnet werden.

Nach der erfolgreichen Anmeldung haben die Teilnehmer einen individuellen Link zum virtuellen Veranstaltungsraum erhalten. Zudem zur Überprüfung nochmals eine Übersicht, für welche Unternehmen der Teilnehmer jeweils abstimmt oder nicht abstimmt.

Die Abstimmungspunkte wurden schon im Vorlauf der Veranstaltung durch das Conventex-Team in GENOLIVE® eingepflegt. Als Modus zur Abstimmung gab es Tagesordnungspunkte in der offenen und geheimen Wahl, welche mit Ja, Nein und Enthaltung als Stimmoptionen wählbar waren. Ferner gab es natürlich die Abstimmung, ob geheim oder offen abgestimmt wird. Als Besonderheit durften die BDEW Vorstände nicht für Ihre eigene Entlastung stimmen. Gleichwohl vertraten diese weitere Unternehmen und mussten in der Lage sein, dennoch für diese vertretenen Unternehmen abzustimmen. Auch hierfür konnte das Team von Conventex mit einer Sonderprogrammierung eine Lösung finden.

Die virtuelle Veranstaltung

Bereits am Vortag der virtuellen Mitgliederversammlung ist das Team von Conventex und debug angereist, um die gesamte Medientechnik aufzubauen. Hierzu gehörten drei Kameras, Mikrophone für jeden Redner, sowie Licht- und Medientechnik für eine hoch professionelle Liveübertragung der Versammlung. Zudem wurde die Zuschaltung externer Referenten eingestellt, so dass auch nicht anwesenden Präsidiumsmitgliedern die Möglichkeit eingeräumt wurde, Sprechanteile zu erhalten.

Am Tag der Veranstaltung wurde der Livestream in den virtuellen Veranstaltungsraum gesendet. Über die Livechat-Funktion konnten sich die Teilnehmer untereinander austauschen und Fragen stellen.

Zu den Abstimmungen wurden die Abstimmungspunkte durch den Wahlleiter zu den passenden Momenten geöffnet. Live konnte beobachtet werden, wie viele Stimmen die jeweiligen TOPs schon erhalten haben, um dann die Tagesordnungspunkte wieder zu schließen, als keine weiteren Stimmen eingegangen sind.

Fazit

Sowohl die Anmeldezahlen im Voraus, als auch die Teilnehmerzahl am Tag der Veranstaltung im digitalen Format lagen höher, als bei allen vorherigen Präsenzveranstaltungen und haben damit die Erwartungen des BDEW übertroffen. Die Reichweite konnte durch dieses neue Format, welches zunächst als Notlösung angenommen wurde, deutlich erhöht werden. Zudem war der Austausch im Chat unter den Teilnehmern sehr angeregt und auch das Feedback der Teilnehmer zum neuen Veranstaltungsformat durchweg extrem positiv, so dass der BDEW auch in Zukunft den Teilnehmern eine digitale Teilnahme ermöglichen möchte.

Moritz Pilz
Moritz Pilz
...ist seit 2010 bei Conventex beschäftigt und hat zunächst lange Jahre im Customer Support und Service gearbeitet. Seite Ende 2017 ist er im neu aufgebauten Team der Sales & Marketing Abteilung. Durch seine langjährige Arbeit im Kundenservice konnte er sehr viel Eventerfahrung sammeln und hat zahlreiche Events in der Vorbereitung und auch vor Ort betreut.

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