GENOLIVE® EVENTS Grundkurs – Zusatzfelder – Busrouten & Hotelbuchung

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In GENOLIVE® Events lassen sich die meisten individuellen Abfragen für die Kunden über Zusatzfelder darstellen. Für diesen Grundkurs planen wir eine Mitarbeiterreise nach Berlin, bei der wir sowohl die Organisation der Busse, des Hotels als auch eines anschließenden Dinners übernehmen. Die Herausforderung dabei ist, dass Ihre Kollegen bei der Reise nicht an einer zentralen Haltestelle in den Bus steigen, sondern an verschiedenen Haltestellen von verschiedenen Bussen abgeholt werden. Auch das Essen wird auf die verschiedenen Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen.

Schicken Sie Ihre Kollegen in wenigen Schritten auf eine Reise!

Busrouten

Für die Anreise nach Berlin stehen zwei Busse mit je 30 Plätzen zur Verfügung. Die Mitarbeiter werden jedoch an vier verschiedenen Haltestellen abgeholt; jeder Bus fährt zwei Haltestellen an. Damit man die Reisenden ganz individuell auf die Busse verteilen kann, dürfen sich die Mitarbeiter ihre Wunsch-Haltestelle selbst aussuchen. Dafür legen wir in der schon angelegten Veranstaltung zunächst in einer Optionsliste die vier Haltestellen mit allen nötigen Informationen an.

Anlegen des eigenen Datenfeldes

Wenn Sie im Bearbeitungsmodus der Veranstaltung sind, wechseln Sie in den Reiter Besucherseite. Im Bereich Zusatzoptionen Besucherseite finden Sie die Zusatzfelder Hier wählen Sie die Option Pro Person. Erstellen Sie ein neues Datenfeld vom Typ Optionsliste und geben Sie die einzelnen Haltestellen ein. Alles, was Sie unter Beschriftung und unter Beschreibung eingeben, wird später für Ihre Teilnehmer zu sehen sein. Der Wert und auch die Kurzbeschriftung dienen der internen Zuordnung.

Kontingent der Busse eintragen

Jetzt geht es ans Eingemachte, denn jetzt muss das Buskontingent festgelegt werden. Sie können natürlich auch die Veranstaltung auf 60 Personen beschränken, dann kann es aber zu einer unausgeglichenen Belegung der Busse kommen. Damit sich die Reisenden möglichst gleichmäßig auf die Busse verteilen, nutzen wir an dieser Stelle die sogenannte Gruppenzuordnung. Um dahin zu kommen gehen wir in die tieferen Einstellungen der Datenfelder, indem wir rechts neben dem einzelnen Datenfeld auf die drei Punkte […] klicken.

In dem neuen Fenster können Sie nun zahlreiche organisatorische Einstellungen vornehmen. Als erstes muss an dieser Stelle erneut die Zählweise festgelegt werden. Für unseren Fall erneut Pro Person einmal.

Anschließend geben wir das Kontingent für den gesamten Bus ein (Ziffer 1.). Sobald Sie Enter drücken erscheint in der Zeile darunter das Feld Kontingent-Gruppe (Ziffer 2) bei der Sie die erste Zuordnung vornehmen können. In unserem Fall steht die Gruppe 1 stellvertretend für Bus 1.

Die selbe Prozedur wiederholen wir für die zweite Haltestelle (hier im Beispiel Rathaus) und geben erneut das Kontingent von 30 mit der Zuordnung zur Gruppe 1 ein. Auf diese Weise greifen nun die einzelnen Felder in Form der Haltestellen auf das gleiche Kontingent zu.

Ab der Haltestelle Markt (an dritter Stelle) erfolgt die Zuordnung nicht mehr zur Gruppe 1, da ab dieser Haltestelle der Bus Nummer 2 zuständig ist. Somit muss hier die Kontingent-Gruppe 2 ausgewählt werden.

Genauso verfahren wir mit der vierten Haltestelle „Hafen“, sodass die letzten beiden Haltestellen mit dem Kontingent der Gruppe 2 (also Bus zwei) verknüpft sind.

Für das optische Finish legen wir noch eine Überschrift mit dem Titel „Busfahrt“ an und schieben diese über das gerade angelegte Datenfeld.

Auf der Anmeldeseite sieht es dann wie folgt aus.

Hotelbuchung

Die Hotelbuchungen zu organisieren ist im Prinzip nicht besonders aufwändig. Meist reicht es eine Liste der Anmeldungen an das Hotel weiterzureichen. Um allerdings den Reiseteilnehmern eine Auswahl bei den Zimmern zu bieten, werden wir auch hier bei der Anmeldung mit zusätzlichen Datenfeldern arbeiten. In unserem Beispiel geben wir den Teilnehmern die Möglichkeit ein Einzel- oder Doppelzimmer zu buchen. Das Doppelzimmer kann mit anderen Kollegen geteilt werden. Somit brauchen wir drei Auswahlmöglichkeiten: Einzelzimmer, Doppelzimmer und die Mitteilung, dass man ein Zimmer mit einem Kollegen teilen möchte. An dieser Stelle können wir noch ein Textfeld ergänzen, in dem der Teilnehmer den Namen des Kollegen nennen kann, mit dem er ein Zimmer teilen möchte. Um Verwirrung zu vermeiden, sollte dieses Feld ein Pflichtfeld werden. Damit aber nicht jeder der Teilnehmer etwas eintragen muss, verwenden wir einen Umschalter, um das Feld dann zu verstecken, wenn es nicht gebraucht wird.

Anlegen der Datenfelder

Wir legen für die Zimmerauswahl erneut eine Optionsliste an und tragen als Auswahl Doppel- und Einzelzimmer, und auch die Option, dass bereits ein Kollege/eine Kollegin ein Doppelzimmer gebucht hat, ein. Anschließend legen Sie noch ein Textfeld an, in dem der Name des Kollegen/der Kollegin, mit der ein Zimmer geteilt werden soll, abgefragt wird.

Umschalter

Dieses Textfeld soll nun aber nur zu sehen sein, wenn man entweder Doppelzimmer oder die Buchung durch einen Kollegen auswählt. Dazu bauen wir einen Umschalter, der dafür sorgt, dass das Textfeld versteckt wird, sobald die Auswahl „Einzelzimmer“ getroffen wird.

Folgende Einstellungen müssen Sie dafür in dem Umschalter treffen: Geben Sie beim Vergleichs-Feld die Optionsliste für die Zimmerauswahl an. Das Vergleichsfeld ist das Feld, in dem etwas angeklickt oder eingegeben werden muss. Anschließend wählen Sie bei …ist… „Ungleich“ aus, da das Textfeld erst versteckt werden soll, wenn man das Einzelzimmer anklickt. Unter Vergleichswert tragen Sie den „Wert“ des Datenfeldes für das Einzelzimmer ein. Zur Erinnerung, bei der Anlage einer Optionsliste geben wir immer einen Wert und eine Beschriftung an. Zum Abschluss definieren Sie noch die betroffenen Felder. Hier kommt das Textfeld ins Spiel, denn dieses soll von der Aktion „betroffen“ sein.

Auf der Anmeldeseite stellt sich dies dann wie folgt dar:

Bei der Auswahl Doppelzimmer und auch bei der dritten Option wird das Textfeld dargestellt.

Klickt man jedoch das Einzelzimmer an, wird das Textfeld nun versteckt.

Das Dinner

Zu einem schönen Ausflug gehört für Viele auch ein abschließendes gemeinsames Essen. Dies kann man natürlich einfach in einem Restaurant organisieren. Jeder bestellt sich, was er mag. Wesentlich Kommunikativer ist aber ein Essen, bei dem nicht jeder einfach auf seinen eigenen Teller schaut, sondern wo das Essen bunt gemischt zentral und für jeden zugänglich auf dem Tisch steht. Für viele Kulturen gehört dies fest zur Essenskultur und es fördert das gemeinsame Erlebnis.

Damit aber auch für jeden Geschmack etwas dabei ist, bieten wir für unsere Reiseteilnehmer eine Vorab-Auswahl an, bei der Sie bestimmte Wünsche mit angeben können.

Anlegen der Datenfelder

Auch hier ist wieder die Optionsliste das Mittel der Wahl. Zunächst bieten wir eine Grundsätzliche Auswahl der Speisen von Vegan, Vegetarisch, bis uneingeschränkt.

Anschließend bieten wir aber noch die Möglichkeit weitere Wünsche anzugeben. Beim Essen bieten sich einem unzählige Möglichkeiten. Wir legen für unseren Abschlussabend nun noch ein Textfeld an, in dem der Teilnehmer noch eigene Wünsche und Anmerkungen eintragen kann.

Laufen dann die Anmeldungen, können Sie die ganzen hier angelegten Datenfelder bequem über die Buchungsliste verwalten, oder auch in der Veranstaltung über die Statistik auf einem Blick die Zahlen der Anmeldungen auswerten.

Laura Hieronymus
Laura Hieronymus
... ist bei Conventex seit mehreren Jahren im Service und Support tätig und unsere Expertin für Softwareschulung. Ihre langjährige Erfahrung im Umgang mit unserer Teilnehmermanagement Software bringt Ihnen das nötige Know-How, um auch kniffelige Herausforderungen mit Hilfe unserer Tutorials zu lösen.

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