GENOLIVE – Ein Digitales Event erstellen

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Mit dem Prozesstyp „Digitale Veranstaltung“ haben Sie in GENOLIVE® die Möglichkeit Webinare zu halten oder auch Veranstaltungen, wie Vorträge oder Podiumsdiskussionen live zu streamen. Hierfür können Sie sich Ihren eigenen virtuellen Veranstaltungsraum erstellen und nach Ihren individuellen Wünschen mit Inhalten füllen.

Eine neue Veranstaltung erstellen

  • Zunächst wechseln Sie in das GENOLIVE® Events Modul.
  • Hier legen Sie eine neue Veranstaltung an und geben im Neuanlage-Assistent den Titel Ihrer Veranstaltung ein und wählen ein Datum aus. Sofern Sie kein altes digitales Event kopieren möchten, geben Sie bei Anlagemodus „Neue Veranstaltung“ an.
  • Nun erstellt GENOLIVE den gesamten Verantaltungsprozess für Sie.
  • Als nächstes müssen Sie als Prozesstyp „Digitale Veranstaltung“ auswählen.
Abb 1
Abb 1
Abb 2
Abb 2
Abb 3
Abb 3

Den Digitalen Eventraum mit Inhalten füllen

  • Zunächst aktivieren Sie die Zusatzfunktion „Digitale Inhalte“ über das kleine „+“ im Menü des Dateneditors (siehe Abb. 4).
  • Nun können Sie den digitalen Eventraum mit den Inhalten Ihrer Wahl füllen.
  • Hierzu wählen Sie über das Dropdown Feld die gewünschten Inhalte aus (siehe Abb. 5).
  • Über das „+“ hinter dem letzten digitalen Inhalt können Sie weitere Bausteine hinzufügen (siehe Abb. 5).
  • Über die „Demo-Seite“ gelangen Sie zur Ansicht, wie Sie Ihre Teilnehmer haben und über „Moderatoren-Ansicht“ erreichen Sie den virtuellen Eventraum in der Moderatoren-Ansicht.
Abb 4
Abb 4
Abb 5
Abb 5

Die einzelnen Bausteine Ihres virtuellen Eventraums

Nachdem Sie einzelne Bausteine zu Ihrem Digitalen Event hinzugefügt haben, können Sie über „…“ (s.Abb 6) jeweils weitere Einstellungen zu den Bausteinen treffen. Die einzelnen Bausteine und die tieferen Einstellungen sind folgende:

  • Livestream: Hier können Sie eine URL für die Einbettung des Livestreams eintragen (siehe Abb 7). Je nachdem welchen Livestream Distributor und welche Software Sie für den Livestream nutzen, kann sich die URL hier unterscheiden. Mehr zu dem Thema finden Sie weiter unten.
  • Live-Chat: Wenn Sie Ihren Teilnehmern die Möglichkeit der Interaktion bieten möchten, dann können Sie einen Live-Chat aktivieren. Ob die Nachrichten für alle Teilnehmer oder nur für den Moderator einsehbar sind, entscheiden Sie.
  • Teilnehmerliste: In einer Teilnehmerliste finden sich alle Teilnehmer des Events. Einsehbar ist dise für alle anderen Teilnehmer allerdings nur, wenn der Teilnehmer seine explizite Zustimmung hierzu gibt.
  • Umfrage: Eine vorab erstellte Umfrage lässt sich in den digitalen Eventraum ebenfalls einbinden. Öffnen Sie hierzu die tieferen Einstellungen („…“) und wählen unter „Einzubindende Umfrage“ die passende Umfrage aus.
  • Mediengalerie: Alle Fotos, die Sie unter „Dateien“ im Bereich „Fotogalerie“ hochgeladen haben, werden hier angezeigt.
  • Downloads: Dokumente und Dateien, die Sie unter „Dateien“ im Bereich „Downloads“ hinzugefügen, können hier eingesetzen und heruntergeladen werden.
  • Agenda: In den tiefen Einstellungen („…“) der „Agenda“ können Sie über „Text“ die Agenda Ihres Events hinterlegen.
  • Feedback: Hier können Sie den Teilnehmern die Möglichkeit geben ein kurzes Feedback zu geben. Dieses besteht aus einer 5-Sterne Bewertungsskala und einem optional ausfüllbaren Freitextfeld.
  • Kontakt-Button: Über den „Kontakt“-Button können Sie die Teilnehmer über einen Button die Kontaktdaten des Ansprechpartners anzeigen lassen.
  • Eigener Inhalt: Über die vordefinierten Bausteine hinaus, können Sie Ihrem virtuellen Eventraum auch individuelle Reiter hinzufügen. Über die tiefen Einstellungen („…“) lassen sich individuelle „Titel“ des Bausteins definieren und über „Text“ den Inhalt des Bausteins festlegen. Wählen Sie unter „Symbol“ auch ein Icon für Ihren individuellen Baustein aus.
Abb 6
Abb 6
Abb 7
Abb 7

Weitere Einstellungen zu den einzelnen Bausteinen

Bei jedem Baustein finden Sie in den tiefen Einstellungen („…“) unter „Sichtbarkeit“ noch weitere nützliche Einstellungen:

  • Inhalt ausblenden:
  • Freigabezeitpunkt: Soll der Baustein schon während der Veranstaltung sichtbar sein, dann wählen Sie hier „immer“ aus. Um den Baustein erst nach Beendigung des digitalen Events (z.B. ein Feedback) verfügbar sein, dann wählen Sie hier „nach Veranstaltungsende“ aus.
  • Nur für folgende Teilnehmerart: Sollen einzelne Bausteine nur bestimmten Teilnehmerarten zur Verfügung stehen (z.B. Downloads nur für Presse), dann können Sie hierüber die gewünschten Teilnehmerarten festlegen. Wenn Sie hier nichts auswählen, dann ist dieser Baustein für alle Teilnehmerarten sichtbar.

Tipps und Tricks für einen Livestream

Um einen Livestream in den digitalen Eventraum zu integrieren, benötigen Sie einen Livestream Distributor (z.B. YouTube) und gegebenenfalls eine Software zur Aufzeichnung des Livestreams (z.B. Open Broadcaster Software). Es gibt sowohl bei der Software, als auch beim Distributor eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Sie nutzen können. Sie sind hier nicht auf ein spezielles Angebot beschränkt, da der Livestream in den virtuellen Eventraum lediglich eingebettet wird. Es lassen sich neben dem Livestream auch Aufzeichnungen einbetten.

Nachfolgend wird das Einbetten eines Livestreams anhand eines YouTube Videos erklärt.

  • Öffnen Sie das gewünschte YouTube Video.
  • Klicken Sie auf den „Teilen“-Button unterhalb des Videos und klicken im neuen Fenster auf „<> Einbetten“.
  • Nun kopieren Sie die den Einbettungscode aus dem HTML-Tag heraus (siehe Abb. 8) und fügen diese URL in GENOLIVE® unterhalb von „Digitale Inhalte“ in den tiefen Einstellungen bei „Livestream“ ein (siehe Abb. 9).

Nachfolgend haben wir für Sie weitere Möglichkeiten aufgelistet (kein Anspruch auf Vollständigkeit):

  • Distributor z.B. webstream.eu oder auch YouTube
  • Software für die Aufnahme des Livestreams, z.B. OBS – Open Broadcaster Software, vMix, Adobe Flash Media Live Encoder (Windows und teilweise Mac)
  • Für Android: RTMP-Camera App, CameraFi Live App, BitStream Live Streaming
  • Teilweise kann eine App aber auch Aufnahmesoftware und Distributor gleichzeitig sein z.B. YouTube IPhone App (allerdings erst ab 1000 YouTube Abonnenten möglich), Joyn oder YouNow

Es bietet sich an, den Livestream bereits 15-30 Minuten vor Ihrem Event einzubinden und bereits zu starten, um die Funktionalität in der Moderatoren-Ansicht zu überprüfen.

Selbstverständlich können Sie für den Livestream auch einen Medienpartner Ihrer Wahl wählen, der für Sie einen professionellen Livestream aufnimmt. Empfehlen können wir hier unseren Medienpartner debug.

Abb 8
Abb 8
Abb 9
Abb 9

Die Moderatoren-Ansicht

Mit Hilfe der Moderatoren-Ansicht können Sie Ihr Digitales Event administrieren und schon vor Start des Events den virtuellen Eventraum betreten. Sie sehen hier einen Countdown bis zum Start des Events, können auf den Live-Chat zugreifen und auch den Livestream sehen. Wenn Sie die Moderatoren-Ansicht im selben Raum öffnen, in dem auch die Aufzeichnung stattfindet, machen Sie den Livestream im virtuellen Eventraum auf jeden Fall stumm, damit es zu keinen Rückkoppelungen kommt.

Moritz Pilz
Moritz Pilz
...ist seit 2010 bei Conventex beschäftigt und hat zunächst lange Jahre im Customer Support und Service gearbeitet. Seite Ende 2017 ist er im neu aufgebauten Team der Sales & Marketing Abteilung. Durch seine langjährige Arbeit im Kundenservice konnte er sehr viel Eventerfahrung sammeln und hat zahlreiche Events in der Vorbereitung und auch vor Ort betreut.

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