Feiern bei jedem Wetter – so fällt Ihr Event nicht ins Wasser!

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Open Air-Events sind bei strahlendem Sonnenschein und einem wolkenlosen Himmel absolut großartig – sowohl für Ihre Teilnehmer als auch für Sie, als Veranstalter! Egal ob Veranstaltungen oder Konzerte – Open Air-Events sind in der Regel bestens besucht und verzeichnen so den gewünschten Erfolg!

Open Air-Veranstaltungen zeichnen sich neben einem freien Himmel auch dadurch aus, dass die Areale häufig viel mehr Platz bieten als geschlossene Locations. Somit können mehr Teilnehmer eingeladen werden und Ihnen steht zusätzlich noch ausreichend Platz für ein Buffet oder eine Fläche zum Feiern und Tanzen zur Verfügung. Outdoor-Locations sind außerdem meistens viel schöner als eintönige, geschlossene Räumlichkeiten. Durch Wiesen, Bäume und Gewässer lassen sich hervorragend angenehme Atmosphären schaffen. Da es in den meisten Fällen keine festinstallierte Ausstattung gibt, haben Sie auch hier Platz für Ihren individuellen Gestaltungsideen.

Doch was tun, wenn das Wetter kurzfristig nicht mitspielt? Egal ob sie mit strömendem Regen oder Hitzerekorden jenseits der 30 °C-Marke zu tun haben, es werden weniger Gäste zu Ihrem Event erscheinen und die gewünschte Stimmung mag nicht richtig aufkommen. Ihre Ausgaben, angefangen bei Speisen und Getränken bis hin zu Ihren gebuchten Attraktionen und dem Programm, ständen somit in keinem Verhältnis zum Erfolg ihres Events.

Damit es gar nicht erst dazu kommt, dass Sie gezwungen werden, alles absagen zu müssen und damit große Einbußen in Kauf nehmen, beachten Sie folgende Tipps.

Wetterunabhängiges Programm

Planen Sie Ihre Events so, dass Ihr Grundkonzept nicht zu stark vom Wetter abhängt.

Versuchen Sie Ihr Programm soweit es möglich ist, unabhängig von den Temperaturen und möglichem Regen zu gestalten, damit Ihre Teilnehmer nicht dazu verleitet werden, bei schlechtem Wetter gar nicht erst aufzutauchen. Außerdem geraten Sie so nicht in die Not absagen zu müssen, wenn das Wetter spontan nicht mitspielt. Organisieren Sie zum Beispiel eine Band oder Entertainer, der bei jedem Wetter für eine ausgelassene Stimmung sorgt und auch bei schlechtem Wetter in einer Ausweichlocation oder unter einem Pavillon auftreten kann.

Wenn Sie Ihre Gäste zum Grillen einladen, verwenden Sie beispielsweise in Ihrem Titel „Grillen bei jedem Wetter!“, sodass Ihre Teilnehmer auch bei schlechtem Wetter zu Ihrem Event erscheinen.

Die richtige Location

Sobald Sie sich dafür entschieden haben, ein Event mit Outdoor-Programm zu planen, legen Sie bei der Suche nach der richtigen Location besonderen Wert darauf, dass diese ausreichend Platz bietet. Nicht nur, damit in der Location kein Gefühl der Enge entstehen kann, sondern auch damit Sie ausreichend Fläche für das Aufstellen von Möglichkeiten zum Unterstellen haben, die Ihre Gäste auch im Trockenen bringt. Im Optimalfall bietet die Location eine indoor Ausweichmöglichkeit für Sie an. Wenn dies nicht der Fall ist, informieren Sie sich rechtzeitig über Alternativen wie Pavillons oder Zelte, welche Schutz vor schlechtem Wetter bieten. Bei zu hohen Temperaturen stellen Sie schattige Aufenthaltsbereiche, die durch Sonnenschirme oder Zelte für ein wenig Abkühlung sorgen, zur Verfügung. Gegebenenfalls fragen Sie nach klimatisierten Räumlichkeiten.

Zusätzlich zu einer Überdachungsmöglichkeit berücksichtigen Sie auch den Boden der Location. Sollte der Untergrund beispielsweise Sand oder Rasen sein, ist der Boden bei Regen unter Umständen sehr schnell aufgeweicht. Dieser Untergrund sorgt zwar für eine besondere Atmosphäre Ihres Events, aber kann auch dafür sorgen, dass ihre Gäste nasskalte Füße bekommen. Sorgen Sie deshalb für einen Untergrund, der gefestigt und weitestgehend wetterunbeständig ist, sodass die Füße Ihrer Gäste schlammfrei bleiben. Im Zweifel weisen Sie Ihre Gäste auf die Rutschgefahr mittels Warnschilder hin.

Von innen aufwärmen oder auch abkühlen

Bei kaltem und ungemütlichem Wetter sind warme Speisen und Getränke eine Wohltat. Denn vollwertige Kost wärmt nicht nur von innen, sondern sorgt für einen gewissen Wohlfühlfaktor. Sie sollten außerdem für ausreichend Tee und Kaffee, da eventuell nicht alle Gäste etwas essen werden.

Bei Temperaturen über 30 Grad stellen sicher, dass ausreichend erfrischende und vor allem gekühlte Getränke vorhanden sind. Den Schwerpunkt sollten Sie auf alkoholfreie Getränke legen, da dieser bei den Temperaturen schnell zu Kopf steigen. Verlangen Sie nach leichten Speisen wie zum Beispiel Salat und kleine Häppchen.

Optimale Ausstattung

Gerade bei niedrigen Temperaturen, auf die nicht immer alle Gäste vorbereitet sind, sollten Sie sich mit Decken, Heizpilzen oder Feuerschalen beispielsweise in einem Lounge-Bereiche, der ganz nebenbei auch für eine tolle Atmosphäre sorgt, vorbereiten.

Außerdem können Sie das Wetter als Anlass nutzen, um Goodies, wie zum Beispiel Regenschirme oder Regenmäntel, zu verschenken. Das sorgt nicht nur für trockene Füße, sondern auch dafür, dass Ihr Namen immer vor den Augen Ihrer Teilnehmer auftaucht.

Bei Hitze können Sie Sonnenbrillen oder Hüte als kostenlose Geschenke verwenden. Um eine angenehme Luftbewegung herzustellen, nutzen Sie Ventilatoren.

Bei Hitze einen kühlen Kopf bewahren

Der Dresscode kann der Hitze angepasst werden. Wie wäre ein Firmenevent ohne Krawatten und Business-Kostümen? Das lockert zum einen die Stimmung auf und ist für Ihre Teilnehmer bei heißen Temperaturen in der Regel viel angenehmer. Berücksichtigen Sie, dass die Servicemitarbeiter häufiger kleine Pausen benötigen, sodass Sie genug Personal für Ihre Event buchen.

Darüber hinaus gilt es zu bedenken, dass fast alle Geräte und Anlagen unter Betrieb Wärme produzieren. Bühnenscheinwerfer strahlen jede Menge Hitze ab, Kühlschränke liefern zwar kalte Getränke, ihre Abwärme geben sie aber an die Umgebungsluft ab.

Besonders bei öffentlichen oder auch großen Privatveranstaltungen ist es äußerst sinnvoll, einen Sanitätsdienst zu engagieren, der als Ersthelfer bei Unfällen Kreislaufprobleme oder Hitzeschläge zur Seite steht. Damit wirken Sie äußerst gut vorbereitet und können in Notfällen einfach schneller reagieren.

Fazit

Trotz aller Risiken, können Outdoor-Locations bei gutem und auch schlechtem Wetter ein voller Erfolg werden und für bleibende Erinnerung Ihrer Teilnehmer sorgen. Frische Luft und ein strahlend blauer Himmel wecken eine ausgelassenere Stimmung und sorgen so für ein unvergessliches Event! Die Orte sind meistens viel schöner und weitläufiger, als geschlossener Räumlichkeiten. Jedoch sollten Sie auf unvorhergesehene Wetterumschwünge vorbereitet sein und Ausweichmöglichkeiten einplanen. Dann steht dem Erfolg Ihres Open Air-Events nichts mehr im Weg!

Jennifer Denkler
Jennifer Denkler
...hat einen kaufmännischen Background und studiert nebenberuflich Wirtschaftspsychologie. Bei Conventex ist sie seit Anfang März Teil des Sales & Marketing Teams.

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