Digitalisierung in der Eventbranche? Lassen Sie sich von der Konkurrenz nicht abhängen!

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Noch finden Veranstaltungen und Events nicht in der virtuellen Realität statt, sondern in der ganz klassischen, analogen Realität. Nichtsdestotrotz ist die Digitalisierung auch in der Eventbranche nicht wegzureden und alle, die nicht auf den Digitalisierungszug aufspringen, werden über kurz oder lang nicht mithalten können. Schon überraschend, dass wir bei es oft genug sehen, dass mit Posteinladung und Antwortkarten gearbeitet wird, statt mit einer Online-Rückmeldung. Sicher ist eine große Zielgruppe nicht so digital unterwegs, wie digital natives, aber muss das heißen, dass man Digitalisierung komplett außer Acht lässt? Die Herausforderung liegt viel mehr daran, den perfekten Spagat zu schaffen zwischen der notwendigen Digitalisierung von Events und der Beachtung aller Zielgruppen, auch der Zielgruppe 70+. Doch wie sieht die Digitalisierung in der Eventbranche genau aus? Welche Trends zeichnen sich ab? Und wie schafft man es die „analoge Zielgruppe“ nicht unter den Tisch fallen zu lassen?

iBeacons für Events

iBeacon ist ein Markenname, für einen von Apple eingeführten proprietären Standard zur Lokalisierung in geschlossenen Räumen, der auf Bluetooth basiert. Beacon leitet sich von Leuchtfeuer ab, was das Funktionsprinzip sehr genau beschreibt.

Voraussetzung für die Nutzung der Technologie ist natürlich eine eigene Events Apps. Auf Event Apps wurde in diesem Artikel ganz bewusst nicht eingegangen, weil wir dies nicht mehr als neuen Trend ansehen. iBeacons hingegen bieten einen echten Mehrwert für Teilnehmer und Veranstalter und sind vielen Veranstaltern noch völlig unbekannt.

Im Prinzip sehen wir drei Möglichkeiten iBeacons sinnvoll einzusetzen.

Teilnehmermanagement

Mit der iBeacon-Technologie können Sie die Teilnehmerverwaltung optimieren, indem Sie verfolgen, wie viele Personen gerade anwesend sind und wo sich die Teilnehmer gerade befinden. Daraus lassen sich nicht nur Informationen für das aktuelle Event gewinnen, sondern auch Informationen mit Mehrwert für zukünftige Veranstaltungen generieren.

Navigation und Promotion

Vielleicht haben Sie auch schon die Erfahrung auf einer Veranstaltung gemacht, bei denen bestimmte Aussteller oder Angebote aufgrund der Größe der Veranstaltung und des Veranstaltungsortes schwer zu finden sind. Und es ist noch schwieriger, bestimmte Anbieter auf einer Veranstaltung zu finden, wenn man nicht einmal weiß, dass es sie überhaupt gibt. iBeacon löst dieses Problem mit Hilfe von Indoor-Positionierungssystemen, die dem Teilnehmer den aktuellen Standort auf dem Smartphone sowie den Standort des Workshops oder des Anbieters, den Sie suchen, anzeigen.

Zusätzlich öffnet die Vernetzung aller Teilnehmertelefone, die Tür für eine bessere Event-Promotion. Push Benachrichtigungen, kombiniert mit iBeacons, die überall auf der Veranstaltung platziert sind, ermöglicht es den Teilnehmern, Angebote zu finden, sowie neue Veranstaltungsaspekte zu entdecken.

Vernetzung

Möchten Sie wissen, wer bei Ihrer Veranstaltung anwesend ist und mit wem Sie sprechen sollten? iBeacons kann Ihnen helfen, sich mit LinkedIn und Twitter zu vernetzen. iBeacons, die mit Social Media verbunden sind, geben den Teilnehmern die Möglichkeit, andere gleichgesinnte Teilnehmer zu finden und zu treffen und sinnvollere Netzwerkmöglichkeiten zu planen.

Augmented und Virtual Reality auf Veranstaltungen nutzen

Stellen Sie sich mal vor ein Teilnehmer Ihrer Veranstaltung muss nur sein Handy zücken, die Event App öffnen und es werden Ihm direkt Informationen in das Kamerabild des Handys eingeblendet, z.B. der Weg zum gewünschten Messestand, Informationen über ein Ausstellungsstück oder (Vorsicht Zukunftsmusik) ein Guide, der direkt noch ein paar interessante Facts parat hat.

Augmented und Virtual Reality sind heute mit Sicherheit gerade bei Corporate Events noch eher selten anzutreffen, aber sich vor dem Trend zu verschließen wäre mit Sicherheit ein Fehler, denn wir haben schon einige Beispiele gesehen, wo der Trend umwerfend umgesetzt wurde und ein echter Mehrwert für die Veranstaltung war.

Live Streams – Die Live Übertragung Ihrer Veranstaltung im Netz

Gerade bei Corporate Events, wie einer Hauptversammlung, ist es für Menschen, die nicht teilnehmen können, oft trotzdem von großem Interesse die Vorträge und Entscheidungen live mitzuverfolgen. Moderne Internet- und Aufnahmetechniken machen diese heute schon problemlos möglich und wird schon von vielen Veranstaltern wahrgenommen. Die Zukunft liegt hier vor allem in der Live Interaktion von nicht Anwesenden, so dass z.B. auch Personen an Abstimmungen einer Hauptversammlung teilnehmen können, die gar nicht anwesend sind. Die technischen Mittel bestehen dafür schon heute, oft geht es hierbei vor allem darum die rechtlichen Voraussetzungen für derartige Techniken zu schaffen.

Digitales Teilnehmermanagement

Für viele Veranstalter, gerade von High Class Corporate Events, ist eine Teilnehmermanagement Software schon heute nicht mehr wegzudenken. Zeitersparnis und die Vereinfachung von Organisationsprozessen stehen hierbei ganz oben auf der Vorteilsliste vieler Veranstalter. Eine gute Teilnehmermanagement Software sollte dabei nicht nur eine Vereinfachung für die Teilnehmer sein, Stichwort Online Anmeldung, sondern den kompletten Teil der Attendee Journey abbilden können. So sollte die Teilnehmermanagement Software eine gute Einlasssoftware gleich mit im Gepäck haben, damit Sie auch vor Ort gleich alle Daten parat haben und flexibel auf z.B. unerwartete Gäste oder sonstige Vorkommnisse reagieren können. Ebenso ist für ein gelungenes digitales Teilnehmermanagement unabdingbar, dass die Software auch den gesamten Einladungsprozess und die Teilnehmerkommunikation abbilden kann. Zudem bietet Sie Ihnen auch im Nachgang an Ihre Veranstaltung Analyse Tools und Möglichkeiten zur Nachakquise. Moderne Lösungen sollten dabei Webbasiert sein, um einen Zugriff von überall aus möglich zu machen, zudem sollten Sie mögliche Anbieter genaustens im Bezug auf Datenschutz und Sicherheit prüfen.

Digitalisierung von Abstimmungsverfahren bei General- und Hauptversammlungen

Bei vielen General- aber vor allem Hauptversammlungen ist es auch heute noch der normale Weg per schlichtem Handzeichen und manueller Auszählung die Ergebnisse zu ermitteln. Zunächst ist diese etwas antiquierte Methode zum einen sehr Fehleranfällig und auch Zeitaufwändig, da im Normalfall jeder Stimmberechtigte eine verschiedene Anzahl Aktien hält.

Zu beachten ist bei der Digitalisierung der Abstimmungsprozesse bei Hauptversammlungen besonders die zum Teil sehr unterschiedlichen rechtlichen Voraussetzungen, die den Digitalisierungsprozess beeinflussen können. Mit einem Dienstleister sollten daher zunächst die Möglichkeiten zur Digitalisierung erarbeitet und ein Konzept erstellt werden.

Interessant ist die Möglichkeit hier nicht die stimmen manuell auszählen zu lassen, sondern die Stimmen auf jeder Stimme hinter einem QR-Code zu codieren. Bei einer Enthaltung oder Nein Stimme wird dann nur der entsprechende QR-Code von Mitarbeitern auf der Stimmkarte abgescannt. Die Gegenrechnung mit den Anwesenden Stimmen erfolgt vollautomatisch und dem Sitzungsleiter werden die Ergebnisse innerhalb von Sekunden digital übermittelt.

Die Papierlose Hauptversammlung mit Abstimmungsverfahren über bereitgestellte Tablets oder sogar das eigene Smartphone befinden sich ebenso bei einigen Anbietern schon in der Erprobung, doch sind hier die rechtlichen Voraussetzungen noch wesentlich komplexer und bis zu einem durchgehend marktreifen Produkt, wird es wahrscheinlich noch einige Jahre dauern.

Moritz Pilz
Moritz Pilz
...ist seit 2010 bei Conventex beschäftigt und hat zunächst lange Jahre im Customer Support und Service gearbeitet. Seite Ende 2017 ist er im neu aufgebauten Team der Sales & Marketing Abteilung. Durch seine langjährige Arbeit im Kundenservice konnte er sehr viel Eventerfahrung sammeln und hat zahlreiche Events in der Vorbereitung und auch vor Ort betreut.

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