Das Digitale Event - Versammlungen und Events online veranstalten

Mit unserer Livestream und Online-Voting Technologie können Sie Versammlungen und Events aller Art ganz einfach online abhalten

Das ist ein Digitales Event

Ein Digitales Event ist eine Veranstaltung, an der Ihre Zielgruppe virtuell teilnehmen kann. Die Bühne, die Sprecher oder die Gesprächsrunden werden per Livestream direkt zu Ihren Teilnehmern übertragen, die der Veranstaltung so online von Zuhause, vom Arbeitsplatz oder sogar von unterwegs beiwohnen.

Über die Chatfunktion und das Abstimmungsmodul können sich Ihre Teilnehmer interaktiv einbringen, ohne vor Ort zu sein. Events, wie eine Haupt-, Vertreter- oder Mitgliederversammlung, aber auch viele weitere Veranstaltungsformate, wie Podiumsdiskussionen oder Vorträge, lassen sich so komplett digital abbilden. Eine physische Anwesenheit Ihrer Teilnehmer ist so nicht mehr nötig.

Diese Vorteile bringt Ihnen ein Digitales Event

  • Sie können eine rechtlich verpflichtende Veranstaltung trotz Versammlungsverboten durchführen
  • Ihre Zielgruppe kann genauso interaktiv teilnehmen, wie auf einer Präsenzveranstaltung
  • Durch die Nichtanwesenheit Ihrer Teilnehmer sparen Sie an Kosten und an Zeit
  • Teilnehmer, denen es nicht möglich ist an der Veranstaltung präsent zu sein, haben so die Möglichkeit teilzunehmen

So ist der Ablauf bei einem Digitalen Event

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Teilnehmermanagement

Das Teilnehmermanagement vor Ihrem Digitalen Event ist identisch zu einer Präsenzveranstaltung. Ihre Teilnehmer werden eingeladen und registrieren sich online (oder per Telefon, E-Mail, persönlich) zu Ihrer Veranstaltung. Stimmrechte können vorab zugeordnet werden.
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Virtueller Eventraum

Als Bestätigung erhalten die Teilnehmer aber kein Veranstaltungsticket, sondern einen Zugangscode für den virtuellen Veranstaltungsraum. Am Tag der Veranstaltung können sich die Teilnehmer mit dem Zugangscode in den digitalen Veranstaltungsraum einwählen.
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Livestream

Unser Technikpartner debug installiert bei Ihnen die gesamte Livestream Technik inklusive Kameras und Mikrophone. Die Übertragung erfolgt direkt in den virtuellen Veranstaltungsraum, wo Ihre Teilnehmer das Event von Zuhause oder unterwegs verfolgen können.
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Digitale Interaktion

Über die Chatfunktion können Teilnehmer Fragen stellen und mit den Rednern interagieren. Tagesordnungspunkte, die einer Abstimmung bedürfen, können genau dann vom Wahlleiter digital freigegeben, wenn dieser besprochen wird.
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Das Digitale Event lässt sich auf viele Veranstaltungsformate übertragen

Mit dem Digitalen Event sind eine ganze Reihe von Veranstaltungsformaten umsetzbar. Veranstaltungen wie eine Haupt-, Mitglieder-, Vertreter- oder Generalversammlung sind nur einige Beispiele hierfür. Die Teilnehmer können interaktiv Fragen stellen, sowie rechts- und revisionssicher an Abstimmungen teilnehmen. Darüber hinaus lassen sich aber auch viele weitere Veranstaltungsformate mit Hilfe des Digitalen Events online abbilden. So können Sie Vorträge, Produktpräsentationen oder Podiumsdiskussionen leicht zu 100% digitalisieren, ohne die Interaktion der Teilnehmer außen vor zu lassen.

Die einzelnen Bausteine des Digitalen Events

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Teilnehmermanagement und Teilnehmerkommunikation

Das Grundprinzip des Digitalen Events basiert auf der Teilnehmermanagement Software GENOLIVE® Events, welche seit Jahren bewährt bei einer Vielzahl von Unternehmen für die effiziente Organisation von Corporate Events im Einsatz ist. Das gesamte Teilnehmermanagement und die Teilnehmerkommunikation läuft über GENOLIVE® Events ab. Es können Einladungen direkt aus dem Tool erzeugt und verschickt werden. Dabei lassen sich verschiedene Teilnehmerarten festlegen und auch eine erweiterte Kommunikation mittels Remindern ist selbstverständlich umsetzbar.

Livestream

Um den Livestream kümmert sich unser Technikpartner debug. Das Team kommt zum Beispiel in Ihre Firmenzentrale und baut ein professionelles Filmstudio direkt bei Ihnen im Haus auf. Profikameras und Tonequipment werden passend installiert, so dass die Redner im Mittelpunkt der virtuellen Veranstaltung stehen. Der Livestream wird in Full-HD aufgenommen und über eine gesicherte Verbindung in den virtuellen Eventraum eingespeist. Eine Präsentation kann über einen weiteren Livestreamkanal im virtuellen Eventraum eingeblendet werden.

In Kooperation mit:

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Interaktion: Voting und Chatfunktion

Die Teilnehmerinteraktion kann mindestens genauso gut, wenn nicht besser, als auf einer Präsenzveranstaltung erfolgen. Fragen können der Teilnehmer können jederzeit über die Chatfunktion gestellt werden. Diese können für alle Teilnehmer sichtbar sein oder nur durch den Moderator abgerufen werden – Zwischenrufe ausgeschlossen!

Über das Abstimmungsmodul können Ihre Teilnehmer live an Abstimmungen teilhaben. So kann der Wahlleiter passend zu einem Tagesordnungspunkt eine Abstimmung freigeben und dann wieder schließen. Der Anzahl an Tagesordnungspunkten sind dabei keine Grenzen gesetzt, ebenso bei der Art der Fragen. Ganz egal, ob Sie nur Ja/Nein/Enthaltung, mehrere Auswahlmöglichkeiten oder ganz offene Fragen stellen. Sogar Briefwahl und Präsenzwahl lassen sich mit dem Online-Voting kombinieren.

Auswertungen und Statistiken

Die Auswertung der Abstimmung kann direkt nach dem Schließen eines Tagesordnungspunktes oder nach Beendigung der Veranstaltung erfolgen. Die Ergebnisse können nur dem Wahlleiter und Rednern oder auch allen Teilnehmern angezeigt werden. Sobald ein Tagesordnungspunkt geschlossen wird, kann dieser nicht mehr aufgerufen oder verändert werden, um jegliche Manipulation zu 100% auszuschließen.

Statistiken über die anwesenden Teilnehmer können nach der Veranstaltung, aufgesplittet nach Teilnehmerart abgerufen werden, sodass Sie die Anzahl Ihrer anwesenden Teilnehmer und auch die No-Shows auf einen Blick haben.

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Datenschutz und Informationssicherheit

Gerade wenn es um wichtige Entscheidungen, wie z.B. Dividendenausschüttungen oder Fusionen geht schreckt der eine oder andere vielleicht im ersten Moment vor einer komplett Digitalen Versammlung zurück. Wir möchten Ihnen gerne die Unsicherheit nehmen und Ihnen zeigen, dass Sie uns ohne ohne Bedenken Ihr Vertrauen schenken können. Durch unsere langjährige Zusammenarbeit mit Großunternehmen und Banken aller Art sind wir in diesem Bereich  sehr versiert. Alle Daten des Livestreams werden über eine gesicherte Verbindung und über unser zertifiziertes Rechenzentrum übertragen.

Höchste Datenschutzrichtlinien gelten für unser gesamtes Unternehmen und werden regelmäßig durch einen externen Datenschutzspezialisten geprüft. Die Abstimmung ist 100% anonym und es kann nicht zurückverfolgt werden, welcher Teilnehmer wie abgestimmt hat. Trotzdem lässt sich genau feststellen, wer an dem Digitalen Event teilgenommen hat, sodass alle Ergebnisse zu 100% revisionssicher sind.

Ihre Optionen

Premium
Standard
Basis
ab 3550 €ab 6450 €*ab 8 900 €*
Livestream
Kameras-23
Mikrophone-34
Einbindung eigener Stream--
Einblendung eigener Präsentation
Zuschaltung externer Referenten--
Aufzeichnung der Veranstaltung
Möglichkeit für On-Demand
Professionellen Moderator hinzubuchen
Einbindung Meetingsoftware (z.B. Zoom, Jitsi Meet etc.)--
Zuschalten von Teilnehmern per Telefon oder Webcam--
Digitaler Veranstaltungsraum
Live-Chat Funktion
Umfragen einbinden
Teilnehmerliste
Downloadbereich
Feedback Funktion
Eigene Inhalte einbinden
Online Wahlmodul-
Vertreterversammlungen-
Mitgliederversammlungen-
Hauptversammlungen-
Geheime Abstimmung-
Offene Abstimmung-
Briefwahl-
Teilnehmermanagement
Online Anmeldung im CI
Einladungsmanagement
Teilnehmerkommunikation
Auswertungen

* Für Nicht-Lizenzkunden unserer GENOLIVE® Events Software fallen zusätzlich noch Kosten für die einmalige Instanzerstellung an.

Zudem können zusätzliche Optionen, wie z.B. weitere Mikrophone oder Kameras hinzugebucht werden. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.

Der Prozesstyp “Digitale Veranstaltung” wurde für unsere GENOLIVE® Events Lizenzkunden kostenfrei bereitgestellt, sodass einfache Digitale Veranstaltungen, wie zum Beispiel ein Kundenforum oder eine Podiumsdiskussion ohne Wahlfunktion, durch unsere Kunden mit einer GENOLIVE® Events Lizenz auch komplett selbstständig durchgeführt werden können.

Unser Vertrieb hilft Ihnen bei der Auswahl der passenden GENOLIVE® Events Edition sehr gerne weiter.

Häufig gestellte Fragen

Welche technischen Voraussetzungen benötigten die Teilnehmer?

Der Teilnehmer benötigt ein Endgerät, wie PC, Laptop, Tablet oder Smartphone und einen modernen Internetbrowser, in dem JavaScript aktiviert ist. Es muss beim Teilnehmer nichts installiert oder heruntergeladen werden. Der komplette virtuelle Eventraum liegt in der Cloud und kann über den Browser erreicht werden.

Welche Voraussetzungen Voraussetzungen müssen wir erfüllen?

Die gesamte Livestreamtechnik bringt unser Partner debug mit und baut diese bei Ihnen auf. Im Idealfall sollte am Ort der Aufnahme eine Uploadgeschwindgkeit von 30 mbit/s vorliegen (minimum 10 mbit/s). Sollte dies nicht zu gewährleisten sein, dann sprechen Sie uns gerne an und wir bringen ein ausreichend starkes LTE-Gateway mit.

Natürlich sollten Sie Ihre Sprechertische aufbauen. Dies kann ein Rednerpult sein, aber auch schlichte Tische an denen die Redner nebeneinandersitzen. Weitere Dekoration können Sie selbstverständlich auch gerne aufbauen. Darüberhinaus ist es optimal, wenn der Raum möglichst wenig Hall hat.

Können Sie auch eine On-Demand Veranstaltung ermöglichen?

Ja, prinzipiell ist es natürlich auch möglich eine Veranstaltung im Vorhinein aufzuzeichnen und diese auf Abruf zur Verfügung zu stellen. Wir sehen im Livestream Verfahren aber viele Vorteile und empfehlen unseren Kunden daher auch dieses Verfahren. Bei einem Livestream können die Versammlungsleiter oder Moderatoren gezielt auf während der Veranstaltung gestellte Fragen eingehen. Des Weiteren sind die  Abstimmungsergebnisse direkt nach jedem Tagesordnungspunkt verfügbar und können vom Versammlungsleiter verlesen werden. Weichenabstimmungen sind nur während einer Liveveranstaltung möglich, also z.B. die Frage ob der Aufsichtsrat en bloc entlastet werden soll oder einzeln. Man ist also sehr viel näher an einer Präsenzveranstaltung, bei der man mit den Teilnehmern interagieren kann, als bei einer Aufzeichnung. Und vor allem ist ein Livestream günstiger, da bei einer On-Demand Aufzeichnung noch Produktionskosten hinzukommen.

Ist es möglich auch Teilnehmer ohne Internetzugang teilnehmen zu lassen?

Für ein digitales Event ist ein Internetzugang und ein passendes Endgerät beim Teilnehmer leider unerlässlich. Allerdings lässt sich das digitale Event auch mit einer Präsenzveranstaltung kombinieren oder Sie geben Teilnehmern die Möglichkeit über das Briefwahlmodul an Abstimmungen teilnehmen zu lassen. Sprechen Sie uns gerne auf die verschiedenen Optionen an.

Welches Betriebssystem oder Gerät ist nötig um den digitalen Eventraum zu betreten?

Da der digitale Eventraum komplett cloudbasiert ist, braucht man nur einen Internetbrowser, um an der Veranstaltung teilzunehmen und zu interagieren. Jedes Betriebssystem, ob Windows, Linux oder Android und auch jedes Gerät, egal ob, Smartphone, Tablet, Laptop oder Smart-Tv ermöglichen den Zugang zum digitalen Eventraum.

Wie können die Tagesordnungspunkte im Abstimmungsmodul gestaltet werden?

Die Fragen im Abstimmungsmodul lassen sich komplett frei nach Ihrer Vorstellung kreieren. Ob Sie einfach Ja-/Nein-/Enthaltung-Fragen stellen oder sogar ganz offene Fragen stellen ist dabei genauso Ihnen überlassen, wie die Anzahl der Fragen. In der gemeinsamen Vorbereitung werden wir die Fragen in das System einspeisen, so dass der Wahlleiter dann passend jeden einzelnen Tagesordnungspunkt aktivieren kann.

Lässt sich nachher einsehen, wer wie gestimmt hat?

Bei einer geheimen Abstimmung lässt sich zwar genau nachvollziehen, wer der Veranstaltung beigewohnt hat und wer sein Wahlrecht wahrgenommen hat, allerdings wird die Abstimmung anonymisiert.

Bei einer offenen Abstimmung lässt sich auch nachvollziehen, wer wie gestimmt hat.

Wie sieht es mit der Revisionssicherheit, Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit aus?

Sprechen Sie uns hierfür gerne an, im Detail können wir besprechen, wie Ihr Verband oder Ihre zuständige Behörde die Rechtmäßigkeit auslegt.

Wie ist der rechtliche Rahmen?

Im Zuge der Corona-Pandemie hat der deutsche Gesetzgeber den Weg frei gemacht für digitale Versammlungen, auch ohne Satzungsänderung. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie hier.

Wie wird sichergestellt, dass die Netzverbindung funktioniert?

Idealerweise verfügen Sie über eine stabile Internetverbindung mit 30Mbit/s im Uploadbereich. Ist diese nicht gegeben, stellen wir Ihnen GigaCubes zur Verfügung, um das LTE während der Digitalen Veranstaltung zu verstärken. Diese werden mit Netzwerkkarten ausgestattet und können dann den Stream über mehrere Provider ausstrahlen. Sollten die genannten Maßnahmen nicht ausreichen, kann die Qualität des Streams minimiert werden, was die Endanwender in der Regel nicht wahrnehmen.

Um zu prüfen, wie viele Mbit/s Ihnen zur Verfügung stehen, empfehlen wir Ihnen die Uploadgeschwindigkeit an verschiedenen Tagen zu unterschiedlichen Uhrzeiten zu messen. Dies können Sie beispielsweise über die folgende Website prüfen: https://breitbandmessung.de/

Haben wir Ihr Interesse geweckt?