Das digitale Event - Versammlungen und Events online veranstalten

Mit unserer Livestream und Online-Voting Technologie können Sie Versammlungen und Events aller Art ganz einfach online abhalten

Das ist ein digitales Event

Ein digitales Event ist eine Veranstaltung, an der Ihre Zielgruppe virtuell teilnehmen kann. Die Bühne, die Sprecher oder die Gesprächsrunden werden per Livestream direkt zu Ihren Teilnehmern übertragen, die der Veranstaltung so online von zuhause, vom Arbeitsplatz oder sogar von Unterwegs beiwohnen.

Über die Chatfunktion und das Abstimmungsmodul können sich ihre Teilnehmer interaktiv einbringen, ohne vor Ort zu sein. Events, wie eine Haupt-, Vertreter oder Mitgliederversammlung, aber auch viele andere Veranstaltungsformate wie Podiumsdiskussionen oder Vorträge lassen sich so komplett digital abbilden. Eine physische Anwesenheit Ihrer Teilnehmer ist so nicht mehr nötig.

Diese Vorteile bringt Ihnen ein digitales Event

  • Sie können eine rechtlich verpflichtende Veranstaltung trotz Versammlungsverboten durchführen
  • Ihre Zielgruppe kann genauso interaktiv teilnehmen, wie auf einer Präsenzveranstaltung
  • Durch die Nichtanwesenheit Ihrer Teilnehmer sparen Sie Kosten und Zeit
  • Menschen, denen es nicht möglich ist an der Veranstaltung präsent zu sein, haben Trotzdem die Möglichkeit teilzunehmen

So ist der Ablauf bei einem digitalen Event

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Teilnehmermanagement

Das Teilnehmermanagement vor Ihrem digitalen Event ist identisch zu einer Präsenzveranstaltung. Ihre Teilnehmer werden eingeladen und registrieren sich online (oder Telefon, E-Mail, Persönlich) zu Ihrer Veranstaltung. Stimmrechte können vorab zugeordnet werden.
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Virtueller Eventraum

Als Bestätigung erhalten die Teilnehmer aber kein Veranstaltungsticket, sondern einen Zugangscode für den virtuellen Veranstaltungsraum. Am Tag der Veranstaltung können sich die Teilnehmer mit dem Zugangscode in den digitalen Veranstaltungsraum einwählen.
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Livestream

Unser Technikpartner debug installiert bei Ihnen die gesamte Livestream Technik inklusive Kameras und Mikrophone. Die Übertragung erfolgt direkt in den virtuellen Veranstaltungsraum, wo Ihre Teilnehmer das Event von überall auf der Welt genießen können.
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Digitale Interaktion

Über die Chatfunktion können Teilnehmer fragen stellen und mit den Rednern interagieren. Tagesordnungspunkte, die einer Abstimmung bedürfen können vom Wahlleiter digital freigegeben werden, immer dann, wenn der Tagesordnungspunkt besprochen wird.
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Das digitale Event lässt sich auf viele Veranstaltungsformate übertragen

Mit dem digitalen Event sind eine ganze Reihe von Veranstaltungsformaten denkbar. Sehr gut lassen sich Versammlungen aller Art abbilden, sei es eine Haupt-, Mitglieder-, Vertreter- oder Generalversammlung. Die Teilnehmer können interaktiv Fragen stellen, sowie rechts- und revisionssicher an Abstimmungen teilnehmen. Darüber hinaus lassen sich aber auch viele weitere Veranstaltungsformate mit Hilfe des digitalen Events online abbilden. So können Vorträge, Produktpräsentationen oder Podiumsdiskussionen leicht zu 100% digitalisieren ohne die Interaktion der Teilnehmer außen vor zu lassen.

Die einzelnen Bausteine eines digitalen Events

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Teilnehmermanagement und Teilnehmerkommunikation

Das Grundprinzip vom digitalen Event basiert auf der Teilnehmermanagement Software GENOLIVE ® Events, welche seit Jahren bewährt bei einer Vielzahl von Unternehmen für die effiziente Organisation von Corporate Events im Einsatz ist. Das Gesamte Teilnehmermanagement und die Teilnehmerkommunikation läuft über GENOLIVE® Events ab. Es können Einladungen direkt aus dem Tool erzeugt und verschickt werden. Verschiedene Teilnehmerarten sind möglich und auch eine erweiterte Kommunikation mit Remindern ist selbstverständlich.

Livestream

Um den Livestream kümmert sich unser Technikpartner debug. Das Team kommt zum Beispiel in Ihre Firmenzentrale und baut ein professionelles Filmstudio direkt bei Ihnen im Haus auf.  Profikameras und Tonequipment wird passend installiert, so dass die Redner im Mittelpunkt der virtuellen Veranstaltung stehen. Der Livestream wird in Full-HD aufgenommen und über eine gesicherte Verbindung in den virtuellen Eventraum eingespeist. Eine Präsentation kann über einen weiteren Livestreamkanal im virtuellen Eventraum eingeblendet werden.

In Kooperation mit:

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Interaktion: Voting und Chatfunktion

Die Teilnehmerinteraktion kann mindestens genauso gut, wenn nicht besser als auf einer Präsenzveranstaltung erfolgen. Fragen können durch die Teilnehmer über die Chatfunktion gestellt werden. Diese können für alle anderen sichtbar sein oder nur durch den Moderator abgerufen werden – Zwischenrufe ausgeschlossen!

Über das Abstimmungsmodul können Ihre Teilnehmer live an Abstimmungen teilhaben. So kann der Wahlleiter passend zu einem Tagesordnungspunkt eine Abstimmung freigeben und dann wieder schließen. Der Anzahl an Tagesordnungspunkten sind dabei keine Grenzen gesetzt, ebenso bei der Art der Fragen. Ganz egal ob Sie nur Ja/Nein/Enthaltung, mehre Auswahlmöglichkeiten oder ganz offene Fragen stellen. Sogar Briefwahl und Präsenzwahl lassen sich mit dem Online-Voting kombinieren.

Auswertungen und Statistiken

Die Auswertung der Abstimmung kann direkt nach dem Schließen eines Tagesordnungspunktes erfolgen oder nach Beendigung der Veranstaltung. Die Ergebnisse können nur dem Wahlleiter und Rednern angezeigt werden oder auch allen Teilnehmern. Sobald ein Tagesordnungspunkt geschlossen wurde, kann dieser nicht mehr aufgerufen oder verändert werden, um jegliche Manipulation zu 100% auszuschließen.

Statistiken über die anwesenden Teilnehmer können nach der Veranstaltung, aufgesplittet nach Teilnehmerart abgerufen werden, so dass Sie auf einen Blick die Anzahl Ihrer anwesenden Teilnehmer und No-Shows haben.

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Datenschutz und Informationssicherheit

Gerade wenn es um wichtige Entscheidungen, wie z.B. Dividendenausschüttungen oder Fusionen geht schreckt der eine oder andere vielleicht im ersten Moment vor einer komplett digitalen Versammlung zurück. Durch unsere langjährige Zusammenarbeit mit Großunternehmen und Banken aller Art sind wir in diesem Bereich aber sehr versiert und können uns ohne Bedenken Ihr Vertrauen schenken. Alle Daten des Livestreams werden über eine gesicherte Verbindung und über unser zertifiziertes Rechenzentrum übertragen.

Höchste Datenschutzrichtlinien gelten für unser gesamtes Unternehmen und werden regelmäßig durch ein externen Datenschutzspezialisten geprüft. Die Abstimmung ist 100% anonym und es kann nicht zurückverfolgt werden, welcher Teilnehmer wie abgestimmt hat. Trotzdem lässt sich genau feststellen, wer an dem digitalen Event teilgenommen hat, so dass alle Ergebnisse 100% revisionssicher sind.

Häufig gestellte Fragen

Welche technischen Voraussetzungen benötigten die Teilnehmer?

Der Teilnehmer benötigt ein Endgerät, wie PC, Laptop, Tablet oder Smartphone und einen modernen Internetbrowser, wo JavaScript aktiviert ist. Es muss nichts installiert oder heruntergeladen werden beim Teilnehmer. Der komplette virtuelle Eventraum liegt in der Cloud und kann über den Browser erreicht werden.

Welche Voraussetzungen Voraussetzungen müssen wir erfüllen?

Die gesamte Livestreamtechnik bringt unser Partner debug mit und baut diese bei Ihnen auf. Für Moderator und Wahlleiter sollten Sie Laptops bereitstellen. Installiert werden muss aber auch hier nichts, der Administrationsbereich ist ebenfalls komplett cloudbasiert.

Sie sollten im Vorhinein aber Ihre Bühne inklusive Tische und Dekoration aufbauen. Was hier möglich und machbar ist können wir gerne im detaillierten Vorgespräch herausarbeiten.

Ist es möglich auch Teilnehmer ohne Internetzugang teilnehmen zu lassen?

Für ein digitales Event ist ein Internetzugang und ein passendes Endgerät beim Teilnehmer leider unerlässlich. Allerdings lässt sich das digitale Event auch mit einer Präsenzveranstaltung kombinieren oder Sie geben Teilnehmern die Möglichkeit über das Briefwahlmodul an Abstimmungen teilnehmen zu lassen. Sprechen Sie uns gerne auf die verschiedenen Optionen an.

Welches Betriebssystem oder Gerät ist nötig um den digitalen Eventraum zu betreten?

Da der digitale Eventraum komplett cloudbasiert ist, braucht man nur einen Internetbrowser, um an der Veranstaltung teilzunehmen und zu interagieren. Jedes Betriebssystem, ob Windows, Linux oder Android und auch jedes Gerät, egal ob Smartphone, Tablet, Laptop oder Smart-Tv ermöglichen den Zugang zum digitalen Eventraum.

Wie können die Fragen im Abstimmungsmodul gestaltet werden?

Die Fragen im Abstimmungsmodul lassen sich komplett frei nach Ihrer Vorstellung kreieren. Ob Sie einfach Ja-/Nein-/Enthaltung-Fragen stellen oder sogar ganz offene Fragen stellen ist dabei genauso Ihnen überlassen, wie die Anzahl der Fragen. In der gemeinsamen Vorbereitung werden wir die Fragen in das System einspeisen, so dass der Wahlleiter dann passend jeden einzelnen Tagesordnungspunkt aktivieren kann.

Lässt sich nachher einsehen, wer wie gestimmt hat?

Es lässt sich zwar genau nachvollziehen, wer der Veranstaltung beigewohnt hat und wer sein Wahlrecht wahrgenommen hat, allerdings wird die Abstimmung anonymisiert.

Wie steht es mit der Revisionssicherheit, Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit aus?

Sprechen Sie uns hierfür gerne an, im Detail können wir besprechen, wie Ihr Verband oder Ihre zuständige Behörde die Rechtmäßigkeit auslegt.

Wie ist der rechtliche Rahmen?

Im Zuge der Corona-Pandemie hat der deutsche Gesetzgeber den Weg frei gemacht für digitale Versammlungen, auch ohne Satzungsänderung. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie hier.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?