Diese Features sollten in Ihrer Event App auf keinen Fall fehlen

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Diese Features sollten in Ihrer Event App auf keinen Fall fehlen

Die Digitalisierung ist heute schon so weit vorangeschritten, dass ein Großteil der Menschen für alles eine passende App erwartet. Bei Veranstaltungen ist dies nicht anders. Bei Festivals erwarten die Teilnehmer eine App mit Timetable, bei Konferenzen muss jeder Teilnehmer auf einen Blick wissen, wo der nächste Workshop ist, und bei Corporate Events? Auch bei diesen sollten Sie heutzutage auf gar keinen Fall auf eine Event App verzichten, denn Sie bieten hier nicht nur einen Mehrwert für Ihre Teilnehmer, sondern können durch den gezielten Einsatz der richtigen Feature ebenfalls einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen. Daher haben wir für Sie in diesem Artikel viele Funktionen zusammengestellt, erklären die Funktionsweise und diskutieren wie nützlich diese für Corporte Events sind. Denn es sind längst nicht alle Funktionen für jede Art von Event nötig und können Teilnehmer im schlimmsten Fall verwirren.

Usability und Simplicity sind das A und O einer Event App

Kein Teilnehmer hat Lust, sich zunächst in die komplexe Handhabung einer Event App einzuarbeiten. Die wichtigsten Funktionen müssen übersichtlich erreichbar und intuitiv bedienbar sein, denn sonst wird sie erst gar nicht genutzt. Verzichtet werden sollte daher auf zu viele oder unnötige Funktionen. „Keep it simple“ ist hier das Stichwort. Zudem sind bei manchen Events andere Funktionen wichtiger als bei einem anderen Event. Sie sollten daher entscheiden können, welche Funktionen Sie bei welchem Event anbieten, um die Event App immer attraktiv für Ihre Teilnehmer zu halten.

Darüber hinaus ist es wichtig, die Leistungsfähigkeit der Event App zu garantieren, denn nichts bringt den Teilnehmern mehr Frust als eine App, die unter der hohen Nutzerlast zusammenbricht. Dieser Frust ist besonders groß, wenn die Event App für die Teilnehmer die Informationsquelle Nummer 1 ist.

Die Event App muss nahtlos in andere Systeme integriert sein.

Damit sowohl Teilnehmer als auch Veranstaltungsplaner von einer Event App profitieren können, ist es unumgänglich, dass sich die Event App nahtlos in den Rest der verwendeten Technologie integrieren lässt bzw. schon von vornherein integriert ist. Die Event App sollte in die Event bzw. Teilnehmermanagement Software integriert sein, so dass z.B. Teilnehmerlisten auch in der App verfügbar sind oder sich die wichtigsten Funktionen direkt aus der Event Software heraus steuern lassen. Es wäre für Funktionen, wie z.B. Matchmaking ein No-Go, wenn Informationen, die der Teilnehmer bei der Anmeldung eingegeben hat, nicht in der Event App zur Verfügung stehen oder Sie als Veranstaltungsplaner diese Daten manuell übertragen müssen. Stellen Sie sich mal vor, dass ein Teilnehmer unangemeldet zu Ihrem Event kommt und die Daten des Teilnehmers erst vor Ort in das Teilnehmermanagement System eingegeben werden. Diese Daten müssen dann unmittelbar in der Event App zur Verfügung stehen, denn Sie haben sicher keine Zeit bei jedem unangemeldeten Teilnehmer die Daten manuell zu übertragen.

Die Agenda und weitere wichtige Informationen in der Event App auf einen Blick

Die wohl wichtigste Funktion einer Event App sind die grundlegenden Informationen rund um das Event, wie die Agenda, die Referenten oder auch gebuchte Workshops des Teilnehmers. Diese Informationen müssen auf einen Blick bereitgestellt werden. Zudem sollten auch Zusatzinformationen, wie z.B. der Ort eines Workshops, übersichtlich dargestellt sein. Je nach Veranstaltungsort und Größe des Veranstaltungsortes kann es wichtig sein, Informationen wie eine Karte des Veranstaltungsortes bereitzustellen.

Gerade bei großen Veranstaltungen gibt es oft eine ganze Reihe von Workshops und Sessions. Eine übersichtliche Darstellung ist hier ausgesprochen hilfreich für die Teilnehmer. So können Sie z.B. Breakout Sessions an den Anfang Ihrer Auflistung setzen, so dass diese in den Fokus rücken.

Ein Nice-To-Have ist die Möglichkeit, dass der Teilnehmer über die Event App während der Veranstaltung Workshops oder Sessions buchen kann. Nicht bei allen Veranstaltungen sind Sessions auf eine maximale Teilnehmerzahl begrenzt, doch manchmal kann dies nötig sein, wenn etwa die Räumlichkeiten nicht mehr zulassen oder die Struktur der Session oder des Workshops auf eine begrenzte Teilnehmerzahl ausgelegt ist. Durch diese Funktion der Event App können Kurzentschlossene auch direkt auf der Veranstaltung noch Workshops buchen können oder ihnen wird angezeigt, dass ein Workshop bereits ausgebucht ist und sie sich für eine Alternative anmelden können.

Networking – bei einer Event App für Corporate Events unerlässlich

Besonders bei Corporate Events kommt dem Networking eine übergeordnete Rolle zu. Aus diesem Grund sollte eine Event App für Corporate Events auf gar keinen Fall auf Networking Funktionen verzichten. Es gibt bei Event Apps eine ganze Reihe von Networking Funktionen, die im Einzelnen mehr oder weniger sinnvoll sind.

Matchmaking

In Multiplayer Games ist das Matchmaking der Prozess, welcher die Spieler zusammenbringt und zu einer Spielsitzung verbindet. Nicht viel anders funktioniert das Matchmaking in einer Event App. Es soll Teilnehmer der Veranstaltung verbinden und zusammenbringen.

Aber warum ist eine solche Funktion überhaupt wichtig? Gerade auf größeren Veranstaltungen kann die Suche nach passenden Netzwerkpartnern, wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen sein. Wie kann man wissen, wer der richtige Netzwerkpartner ist und wie kann ich ihn unter all diesen Leuten finden? Diese Fragen stellen sich die Teilnehmer. Eine Event App mit Matchmaking Funktion kann hier Abhilfe schaffen und diese Fragen nicht mehr dem Zufall überlassen.

Funktional kann dies zum Beispiel gelöst werden indem jeder Teilnehmer gewisse Interessen in der App oder direkt in der Veranstaltungsanmeldung hinterlegen kann. Auf Basis dieser Interessen kann dann ein Algorithmus passende Matches zusammenbringen. Im Prinzip ähnlich wie eine Dating App nur für den Businessbereich.

Sie als Veranstaltungsplaner profitieren ebenfalls davon, denn durch die Analyse von Matches und Interessen erhalten Sie wertvolle Daten, die Sie für Folgeveranstaltungen nutzen können. Zudem sind Teilnehmer, die ihr Netzwerk ausbauen und erfolgreich socializen konnten, zufriedene Teilnehmer und die Teilnehmerzufriedenheit sollte für jeden Eventplaner oberste Priorität haben.

Tipp: Sehr undigital, doch Namensschilder sind eine super Möglichkeit das Matchmaking zu unterstützen, denn so finden sich Ihre Teilnehmer noch einfacher.

Chat

Neben dem Matchmaking kann auch ein Event Chat eine schöne Lösung sein, um die Teilnehmerinteraktion untereinander zu erhöhen. Nice-To-Have sind hier auch einzelne themenspezifische Chats, z.B. für alle Teilnehmer einer Session. Sie sollten hier darauf achten, dass der Chat schon vor und auch nach der Veranstaltung aktiv ist. Außerdem ist eine Moderation durch den Veranstaltungsausrichter empfehlenswert, da Sie so zum einen zur Diskussion anregen können und zum anderen die Diskussion in die „richtige“ Richtung lenken können.

Darüber hinaus ist der Chat auch eine schöne Möglichkeit (neben Push-Benachrichtigungen), Teilnehmer zu informieren und auf bestimmte Dinge, wie zum Beispiel die nächste interessante Session, aufmerksam zu machen.

Experience Wall

Eine Experience Wall oder auch Social Wall (dazu weiter unten mehr) ist eine Leinwand auf die Erfahrungen von Teilnehmern projiziert werden. Stellen Sie sich das so vor: Ihre Teilnehmer machen Fotos von ihren Begegnungen und Erlebnissen auf Ihrem Event und laden diese in die Event App. Alle diese Fotos oder Videos werden dann zusammengetragen und auf eine Leinwand projiziert. Das Ganze ist nicht nur schön zum Connecten, sondern auch ein einfach nettes Gadget auf Ihrer Veranstaltung.

Das Ganze kann ebenfalls als Social Wall genutzt werden. Hier werden Fotos und Videos unter einem bestimmten Hashtag zusammentragen und ebenso auf eine Leinwand projiziert. Meiner Meinung nach bietet die Social Wall zudem noch den Vorteil, dass die Erfahrungen und Erlebnisse unter dem Hashtag öffentlich unter dem Event Hashtag zu sehen sind. Sie schlagen somit zwei Fliegen mit einer Klappe. Sie haben Content für Ihre Experience (bzw. Social) Wall und gleichzeitig User Generated Content für Ihr Social Media Marketing. Sie generieren so Fear of Missing Out bei allen, die Ihre Veranstaltung nicht besuchen und das ganz kostenfrei. So beginnen Sie mit dem Marketing für Ihre nächste Veranstaltung schon während Ihrem aktuellen Event.

Möchte man allerdings den Informationsfluss nach außen ganz bewusst einschränken, dann bietet sich natürlich die zuerst genannte Möglichkeit über eine integrierte Experience Wall Funktion an.

Datenschutz

In Europa haben wir wesentlich strengere Datenschutzrichtlinien als in den USA, weshalb gerade Anbieter aus Amerika mit Vorsicht zu betrachten sind, denn hier werden die nötigen Datenschutzvorgaben für Networking oft nicht erfüllt. Doch Sie müssen mit den mit der richtigen datenschutzrechtlichen Planung nicht auf Networking Funktionen verzichten. Bereits direkt bei der Veranstaltungsanmeldung sollten Ihre Teilnehmer Datenschutzrichtlinien zustimmen, in denen die Verwendung der Networking Funktionen erläutert sind. Ziehen Sie hier auf jeden Fall einen Experten zu Rate, damit Sie in keine datenschutzrechtlichen Fallen tappen und sorgen Sie dafür, dass wirklich nur die Teilnehmer Zugriff auf Ihre Event App haben, die die Veranstaltung auch besuchen, damit es sich tatsächlich um eine geschlossene Community handelt.

Support Funktionen der Event App / Onsite Support Counter

Teilnehmer auf Veranstaltungen haben oft Fragen. „Wo ist meine nächste Session?“, „Die Zeit für meine Session hat sich verschoben und ich weiß nicht, wann diese jetzt stattfindet.“, „Wo gibt es etwas zu essen?“, „Wo ist die Toilette?“. Hierfür gibt es auf vielen Veranstaltungen Informationscounter, Service Personal oder Hostessen, die den Teilnehmern weiterhelfen. Über eine Event App kann man diesen Support aber auch in digitaler Form anbieten, so dass Ihren Teilnehmern jederzeit und unmittelbar weitergeholfen werden kann. Dies kann etwa über einen speziellen Support Chat erfolgen.

Allerdings lohnt sich Abstellen eines oder mehrerer Mitarbeiter und die Integration in die Event App nur bei wirklich großen Veranstaltungen mit vielen Side-Events und Sessions. Bei einer großen Zahl von Corporate Events dürfte eine solche Supportfunktion eher weniger lohnenswert sein.

Native App vs. Web App – welche Form ist die bessere Wahl

Nicht jede App muss im Google Play Store oder Apple App Store heruntergeladen werden. Apps können auch als reine Web Apps fungieren. Hierzu wird eine mobile Website im Browser aufgerufen, um dann ein Symbol auf den Homescreen zu verlinken, wie bei jeder nativen App auch. Danach ist die Web App genauso, wie jede andere App nutzbar. Schauen wir uns die Vorteile von Web Apps und nativen Apps, also Apps die auf dem Handy installiert werden nachfolgend im Detail an:

Native Apps

  • Native Apps speichern Daten in beliebiger Menge auf dem Endgerät
  • Gute native Apps profitieren von guten Bewertungen in den App Stores und werden daraufhin häufiger heruntergeladen und gegebenenfalls gekauft
  • Vertrieb – die App Stores sind bekannte Bezugsquellen für Apps. Der Aufwand für den Vertrieb, insbesondere den Verkauf, von nativen Apps ist daher geringer
  • Vermarktung – erfolgreiche native Apps erscheinen in den App Stores in den Top-Listen und können damit sehr hohe Downloadzahlen erreichen. Der Weg bis zur Top-Liste ist jedoch weit und vom App-Store unabhängig

Web Apps

  • Web Apps funktionieren mit allen Betriebssystemen und auf allen Smartphones – man erreicht daher mit geringeren Kosten mehr potentielle Nutzer
  • Web Apps können in Sekundenschnelle veröffentlicht und aktualisiert werden und müssen keinen Zulassungsprozess durchlaufen.
  • HTML5 ermöglicht auch die Offline-Speicherung von Daten und damit die Nutzung einer einmal geladenen Web-App auch ohne ständigen Internetzugang

Für kostenpflichtige Apps ist ein Vertrieb über die bekannten Plattformen sicher die bessere Wahl. Da Apps für Corporate Events aber meist kostenlos sind und oft Aktualisierungen an den Apps durchgeführt werden müssen, fährt man mit einer Web App meist besser.

Was ist mit der oft genannten Gamification?

Von Gamification hört man heutzutage immer öfters, doch was ist Gamification überhaupt? Als Gamification bezeichnet man die Anwendung spiel­typischer Elemente in einem spielfremden Kontext. Das heißt, dass Elemente, wie Leaderboards oder Levels, z. B. in die Event App integriert werden. Gerade bei Apps für Corporate Events sind diese Elemente meistens aber nicht nötig, da der Nutzer nicht animiert werden muss möglichst viele Kontakte zu schließen. Sind diese Elemente aber vorhanden, ist dies natürlich ein nettes Gimmick.

Live-Umfragen – holen Sie sich schon während Ihrer Veranstaltung Feedback über die Event App

Umfragen sind besonders für den Eventmanager ein bedeutendes Element, um ein sinnvolles Feedback zu erhalten. Eine Event App ermöglicht es, diese Umfragen auch direkt live während einer Veranstaltung durchzuführen, um die Ergebnisse dann direkt zu bewerten und steuernd in den weiteren Verlauf des Events einzugreifen. Man könnte die Ergebnisse auch nutzen, um z.B. während einer Session gemeinsam mit den Teilnehmern ins Gespräch über Ihre Zufriedenheit mit dem Event zu kommen und sie noch aktiver in die Steigerung der Teilnehmerzufriedenheit einzubinden. Eine gute Event App sollte auf dieses Feature nicht verzichten.

Push-Benachrichtigungen – unverzichtbar für eine gute Event App

Gründe, Teilnehmer über Push-Benachrichtigungen zu informieren, gibt es viele. Dies können kurzfristige Änderungen oder Absagen von Sessions, Ankündigungen von Ersatz-Rednern, organisatorische Hinweise zum Catering oder dem Ablauf sein. Doch was genau sind Push- Benachrichtigungen und warum können Sie nicht einfach den Chat der Event App nutzen? Bei Push-Benachrichtigungen bekommt der Nutzer der App eine Hinweismeldung, ähnlich einer Benachrichtigung bei Messengern. Der Vorteil ist, dass der Teilnehmer auf jeden Fall eine Hinweismeldung erhält und diese nicht in Vielzahl der Chatnachrichten untergeht. Zudem kann man hier auch steuern, wer genau die Hinweismeldung bekommt, z.B. nur die Teilnehmer einer bestimmten Session. Hier genau liegt der Vorteil gegenüber dem Chat. Sie als Eventplaner können ganz gezielt die Nachrichten versenden und es ist auch noch garantiert, dass der Nutzer der Event App den Hinweis auch erhält (außer sein Handy ist auf lautlos).

Push- Benachrichtigungen sind ein wichtiges Feature, auf welches Sie bei Ihrer Event App nicht verzichten sollten.

Fazit

Eine Event App ist heute auch für Corporate Events oft unerlässlich und präsentiert das ausrichtende Unternehmen in einer digitalen Welt zudem in einer modernen Art und Weise. Die Funktionen sind dabei natürlich stark von der Art des Events abhängig. Bei großen Versammlungen oder Hausmessen werden andere Funktionen benötigt als bei einem kleinen Kundenforum. Daher ist es nötig, sich vorher Gedanken zu machen, welche Events mit einer App begleitet werden sollen, um dann zu evaluieren, welche Funktionen benötigt werden. Besonders sollten Sie darauf achten, dass sich eine Event App nahtlos in bestehende Systeme (z.B. Teilnehmermanagement Software) integrieren lässt oder noch besser direkt vom Anbieter Ihrer Event Software mitgeliefert wird.

Moritz Pilz
Moritz Pilz
...ist seit 2010 bei Conventex beschäftigt und hat zunächst lange Jahre im Customer Support und Service gearbeitet. Seite Ende 2017 ist er im neu aufgebauten Team der Sales & Marketing Abteilung. Durch seine langjährige Arbeit im Kundenservice konnte er sehr viel Eventerfahrung sammeln und hat zahlreiche Events in der Vorbereitung und auch vor Ort betreut.

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