Deutsche UNESCO-Kommission – digitale Mitgliederversammlung

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Ideale Lösung für eine anspruchsvolle Wahlordnung

Die Deutsche UNESCO-Kommission e. V. (DUK) ist eine Mittlerorganisation der auswärtigen Kultur- und Bildungspolitik Deutschlands mit Sitz in Bonn. Sie ist eine von der UNESCO unabhängige Organisation, spielt aber eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung von UNESCO-Programmen in Deutschland. Die Nationalkommissionen der UNESCO bilden ein im System der Vereinten Nationen einzigartiges Netzwerk, um die Ziele der UNESCO in ihren Mitgliedstaaten zu fördern.

Die Mitgliederversammlung besteht aus den bis zu 114 Mitgliedern der Deutschen UNESCO-Kommission. Einmal jährlich berät sie satzungsgemäß über das laufende und zukünftige Programm der UNESCO und über den Beitrag der Bundesrepublik Deutschland zum UNESCO-Programm. Sie bestimmt die Richtlinien für die Tätigkeit der Kommission und ihrer Organe. Sie wählt alle drei Jahre das Präsidium, den Vorstand und die Mitglieder.

Pandemiebedingt konnte die Mitgliederversammlung 2020 nicht als Präsenzveranstaltung stattfinden. Wesentliche anstehende Abstimmungsentscheidungen, vor allem Wahlen, bewegten den Vorstand zu einer digitalen Lösung. Datenschutz, Informationssicherheit, sowie Rechtssicherheit und Transparenz der Wahlen waren für den Kunden dabei essenziell. Somit entschied sich die DUK für die Umsetzung der digitalen Mitgliederversammlung durch Conventex.

Vorbereitung der digitalen Mitgliederversammlung

In der Vorbereitung stellte Conventex den zuständigen Personen der DUK eine Projektbetreuerin zur Seite, um sowohl beim digitalen Teilnehmermanagement als auch bei der Ausgestaltung der digitalen Mitgliederversammlung zu unterstützen. Hierbei kam die bewährte Software GENOLIVE® von Conventex zum Einsatz.

Die Mitglieder wurden per E-Mail zur Veranstaltung eingeladen. Mit dem zugesandten Einladungscode konnten sie sich über eine individuell im Corporate Design der DUK gestalteten Anmeldeseite für die Veranstaltung anmelden. Da, neben stimmberechtigten Mitgliedern auch nicht stimmberechtigte Personen teilnahmen, wurden unterschiedliche Einladungscodes versendet. Nach erfolgreicher Anmeldung erhielten alle Teilnehmer*innen automatisch eine Bestätigungsemail mit dem individuellen Zugang zur virtuellen Mitgliederversammlung. Durch die Differenzierung bei den Einladungscodes war für die DUK via GENOLIVE® jederzeit transparent, welche Personen Stimmrechte hatten und welche nicht.

Neben dem Teilnehmermanagement bereitete Conventex im Vorfeld auch den virtuellen Veranstaltungsraum vor, sodass am 13.11.2020, dem Tag der digitalen Mitgliederversammlung, alles für die Teilnehmer*innen bereitstand: der Livestream, die Agenda, ein Downloadbereich, ein Tool zur strukturierten Einreichung von Fragen und das Abstimmungs-Tool.

Die Abstimmung stellte eine besondere Herausforderung dar. Erst 2019 war die Wahlordnung der Deutschen UNESCO-Kommission reformiert worden, um Abstimmungen bei der Mitgliederversammlung in Präsenz so transparent und einfach wie möglich zu machen. Genau diese Vereinfachungen implizierten leider erhöhte Komplexität bei einer digitalen Versammlung. Für das GENOLIVE® Voting Modul stellte dies dennoch keine Hürde dar. So gab es neben einfachen Ja/Nein/Enthaltung Fragen viele Weichenabstimmungen, die entweder zu einer En-bloc-Abstimmung oder Einzelabstimmung mit mehreren Optionen aus einer Liste von Abstimmungsoptionen führten.

Aufbau und Durchführung der Mitgliederversammlung

Der Veranstaltungsaufbau zur Mitgliederversammlung fand bereits am Vortag statt. Für die Ausgestaltung des Livestreams wurde durch Conventex die Firma debug beauftragt, die mit viel Streaming-Erfahrung einen perfekten Ablauf garantieren konnte. Es wurden vier feste Plätze für das Präsidium sowie ein Podium für zusätzliche Sprecher*innen eingerichtet.

Am Tag der Veranstaltung wurde der Livestream 15 Minuten vor der Veranstaltung mit einem Wartebild und Wartemusik gestartet; pünktlich zu Veranstaltungsbeginn begann die Live-Übertragung. Um die Teilnehmer*innen einzustimmen, wurden zunächst zwei Probeabstimmungen durchgeführt.

Eine weitere gemeisterte Herausforderung an die Regie war die Video-Zuschaltung einer Vielzahl von Redner*innen, die nicht vor Ort waren. Die Telefonschalte als Back-up-Lösung für den Fall, dass Redner*innen technische Probleme hätten, war nicht erforderlich. Die Teilnehmer*innen der Veranstaltung konnten sich über die Funktion „Frage einreichen“ schriftlich zu Sachverhalten äußern oder über eine Telefonschalte auch mündlich einen Beitrag liefern.

Der völlig reibungslose Ablauf resultierte in ausnehmend positiven Kommentaren der Teilnehmer*innen schon während der Veranstaltung und im Nachgang.

Eine gelungene Mitgliederversammlung im digitalen Format

Mit fast fünf Stunden Streamingzeit war die Veranstaltung der Deutschen UNESCO-Kommission eine der längsten, die Conventex im Jahr 2020 durchgeführt hat. Sie war ein voller Erfolg: Alle Erwartungen unseres Kunden wurden erfüllt und zu großen Teilen auch übertroffen. Die Wahl konnte rechtssicher auf digitalem Weg durchgeführt werden und alle Teilnehmer*innen konnten sicher und bequem an der Veranstaltung teilnehmen.

Moritz Pilz
Moritz Pilz
...ist seit 2010 bei Conventex beschäftigt und hat zunächst lange Jahre im Customer Support und Service gearbeitet. Seite Ende 2017 ist er im neu aufgebauten Team der Sales & Marketing Abteilung. Durch seine langjährige Arbeit im Kundenservice konnte er sehr viel Eventerfahrung sammeln und hat zahlreiche Events in der Vorbereitung und auch vor Ort betreut.

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