Vertreterversammlung organisieren
Bei genossenschaftlichen Banken steht alle Jahre wieder die Vertreterversammlung an. Eine Teilnehmermanagement Software ermöglicht einen reibungslosen Ablauf und eine zeitsparende Organisation.
Die perfekte Vertreterversammlung
Absolute Genauigkeit
Bei einer Vertreterversammlung heißt es zu 100% akkurat zu arbeiten, umso besser wenn eine Software Ihnen hierbei die Arbeit abnimmt und für Sie mitdenkt.
Zeit sparen
Bei großen Veranstaltungen, wie eine Vertreterversammlung ist meistens eine ganze Abteilung involviert und kaum einer hat Zeit. Nutzen Sie einfach eine Software, die Ihnen viel Zeit einspart beim Teilnehmermanagement.
Perfektionismus
Eine Vertreterversammlung muss absolut rechtssicher sein. Nutzen Sie die Vorzüge von sparkLIVE® EVENTS, um immer alle Zahlen im Blick zu haben. Vor, während und nach der Veranstaltung.
Vertreterversammlung planen
Eine Vertreterversammlung wird als private Veranstaltung angelegt, damit nur die Gäste Ihre Veranstaltung zu sehen bekommen, die Sie auch wirklich einladen. Für alle anderen Nutzer, die Ihr Veranstaltungsportal besuchen, ist die Vertreterversammlung nicht zu sehen.
Ihre Gäste einladen
Sie können Ihre Gäste entweder per E-Mail einladen mit einem individuellen Link zur Veranstaltung oder Sie schicken Ihren Gästen einen Brief mit einem individuellen Einladungscode. In beiden Fällen sind die Formulare schon mit den von Ihnen importierten Daten vorausgefüllt.
Ihre Gäste melden sich an
Ihre Gäste können sich bequem online anmelden. Auf Grund des vorherigen Imports sind die Eingabefelder schon vorausgefüllt. Über das so genannte Service Center können auch Mitarbeitern in Filialen oder am Telefon Rückmeldungen erfassen.
Abmeldungen erfassen
Die Software bietet Ihnen bequem die Möglichkeiten auch Abmeldungen zu erfassen. Es können sowohl direkte Abmeldungen erfasst werden, als auch Abmeldungen nach vorheriger Anmeldung. Somit mindern Sie Ihre No-Show Rate und können besser planen.
Die Akkreditierung auf Ihrem Event
Mit dem bei der Anmeldung generierten Ticket kommen Ihre Gäste zur Veranstaltung. Der QR-Code wird gescannt und schon sind Ihre Gäste akkreditiert. Optional lassen sich auch Just-In-Time Namensschilder ausdrucken, sowie Neuanmeldungen vornehmen und Namensänderungen direkt vor Ort eintragen.
Ehrengäste kenntlich machen
Bei der Akkreditierung von Ehrengäste, kann ein Pop-Up in der Vor-Ort Software erscheinen, so dass Ihre Mitarbeiter direkt wissen, dass ein besonderer Gast anwesend ist. Optional kann eine SMS an Sie versendet werden, damit Sie sofort wissen, wann ein Ehrengast akkreditiert wurde.
To-Do-List nach der Veranstaltung abarbeiten
Auch nach einer erfolgreichen Vertreterversammlung stehen noch Aufgaben auf Ihrer To-Do-List, die Sie mit sparkLIVE® EVENTS einfach und schnell erledigen können.
Zeitersparnis
Mehr Rückmeldungen
rechtssicher
Case Study
Vertreterversammlung der Dortmunder Volksbank
Die jährlich stattfindende Vertreterversammlung der Dortmunder Volksbank eingetragene Genossenschaft ist das wichtigste Organ der Genossenschaftsbank. Zur Vereinfachung der Einladungs- und Teilnehmererfassungsmodi verwendet die Bank seit 2012 die Software genoLIVE® EVENTS des Software-Unternehmens Conventex. genoLIVE® EVENTS wird ebenfalls für Veranstaltungsserien und weitere Corporate Events genutzt.
Speziell für die Vertreterversammlung ist es den Organisatoren wichtig, neben der ordnungsgemäßen Erfassung der Adressen auch eine Zuordnung von gesicherten Anmeldecodes pro Adresse zu generieren. Dies erfolgt durch genoLIVE® EVENTS. Aus einem entsprechenden Workflow kann eine Adressdatei mit den personalisierten Codes generiert werden, die problemlos für den Seriendruck der Einladungen genutzt werden kann.
Die Vertreter der Bank können sich über die in Ihrer Einladung angegebenen Linkadresse sowie den Code zur Vertreterversammlung sowohl an- als auch abmelden und sich bei ihrer Anmeldung ein mit einem QR-Code versehenes Akkreditierungsticket ausdrucken. Der aktuelle Anmeldestand ist für die Bank jederzeit ersichtlich. Der jeweiligen Vertreteradresse können im Vorfeld individuelle Kennzeichen (z.B. Platzzuordnung auf der Veranstaltung) zugeordnet werden.
Am Veranstaltungstag wird nachstehende Technik eingesetzt: Laptops, Handscanner für die Erfassung der QR-Codes der Tickets sowie Drucker für Magnet-Namensschilder.
Die Vertreter legen vor Einlass in den Veranstaltungssaal ihre Tickets zur Erfassung vor (sollten sie ihr Ticket vergessen haben, so ist auch eine manuelle Eingabe möglich). Anschließend wird ein Namensschild ausgedruckt. Darüber hinaus erscheint ein PopUp auf dem Laptop, der auf Besonderheiten, wie z. B. die Ausgabe von Stimmkarten hinweist.
Über den Server-Laptop ist jederzeitige Anwesenheitskontrolle möglich. Formell ist erforderlich, die Beschlussfähigkeit der Versammlung festzustellen. Hierzu wird die Anwesenheitserfassung des Systems genutzt.
Das Nutzungsverhalten der Vertreter aber auch Mitgliedern und Kunden zu den Veranstaltungen hat sich sehr positiv entwickelt.