Genralversammlung organisieren

Mit sparkLIVE® Events bekommen Sie die kompletteste Teilnehmermanagement Software am Markt, damit Sie eine perfekte Jahreshauptversammlung organisieren können.

Die perfekte Genralversammlung

Alle Tools in einer Software

Mit sparkLIVE® Events haben Sie alle Tools in einer Software, um eine rechtssichere und reibungslose Genralversammlung zu organisieren und druchzuführen.

Rechtssicherheit

Sie erfassen mit sehr genau, wie viele Stimmen im Saal sind und wie viele Stimmberechtigte sich akkreditiert haben. Somit können Sie Ihrer Abstimmungen 100% nach Satzung korrekt durchführen.

Perfektionismus

Perfektionismus ist bei einem Corporate Event, wie einer Genralversammlung unabdingbar. Mit sparkLIVE® EVENTS haben Sie ein Tool, welches Ihnen Perfektionismus in jeder Phase Ihrer Veranstaltung garantiert.

Genralversammlung planen

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Eine Genralversammlung wird als private Veranstaltung angelegt, damit nur die Gäste Ihre Veranstaltung zu sehen bekommen, die Sie auch wirklich einladen. Für alle anderen Nutzer, die Ihr sparkLIVE® Events Veranstaltungsportal besuchen, ist die Jahreshauptversammlung nicht zu sehen.

Ihre Gäste einladen

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Sie können Ihre Gäste entweder per E-Mail einladen mit einem individuellen Link zur Veranstaltung oder Sie schicken Ihren Gästen einen Brief mit einem individuellen Einladungscode. In beiden Fällen sind die Formulare schon mit den von Ihnen importierten Daten vorausgefüllt.

Ihre Gäste melden sich zurück

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Ihre Gäste melden sich zurück und können sich bequem online anmelden. Um die No-Show Raten gering zu halten, bietet Ihnen sparkLIVE® Events auch die Möglichkeit Ihren Gästen eine direkte Absage zu ermöglichen. Für alle, die sich nicht über die Online Plattform zurück melden können, bietet sparkLIVE® Events natürlich auch Möglichkeiten Rückmeldungen, die telefonisch oder per Fax eingegangen sind zu erfassen.

Komplexe Abstimmverfahren abbilden

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Oft haben Genralversammlung laut Satzung komplexe Mechanismen zur Vergabe und Weitergabe von Stimmen auf einzelne Stimmberechtigte. Sie können genau Ihr Verfahren zur Abstimmung in sparkLIVE® Events individuell abbilden und dann schon vorab die Stimmen Ihrer Gäste zuordnen bzw. dies auch direkt in der Online Anmeldung erfassen.

Die Akkreditierung auf Ihrem Event

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Mit dem bei der Anmeldung generierten Ticket kommen Ihre Gäste zur Veranstaltung. Der QR-Code wird gescannt und schon sind Ihre Gäste akkreditiert. Optional lassen sich mit sparkLIVE® Events auch Just-In-Time Namensschilder ausdrucken oder Stimmrechte neu vergeben.

Abstimmung - reibungslos und rechtssicher

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Durch einen Saal Scan wissen Sie zu jeder Zeit genau, wie viele Stimmen und Stimmberechtigte sich im Saal befinden. Die Zahlen können live auf die Bühne übertragen werden, damit bei jeder Abstimmung genau klar ist, wie viele Stimmen sich im Saal befinden. Rechtssicherheit garantiert!

To-Do-List nach der Veranstaltung abarbeiten

Auch nach einer erfolgreichen Genralversammlung stehen noch Aufgaben auf Ihrer To-Do-List, die Sie mit einfach und schnell erledigen können. So schicken Sie mit wenigen Klicks eine Auswertung der Stimmen und Stimmberechtigen an Ihren Notar und schicken ein Dankesschreiben und die Ergebnisse an alle Gäste, die an Ihrer Abs

65%

Mehr Rückmeldungen

99,9%

Genauigkeit in den Abstimmungen

45%

Weniger No-Shows

Case Study

Lesen Sie die Story von der GLS Bank, um einen Eindruck davon zu bekommen, wie sparkLIVE® Events bei einer Genralversammlung brilieren kann.

Generalversammlung der GLS Bank

Die GLS Gemeinschaftsbank eG ist eine überregional tätige genossenschaftliche Bank, die sich auf die Finanzierung nachhaltiger und sozialer Projekte spezialisiert hat. So werden Projekte im Bereich regenerative Energien, nachhaltiges Bauen und soziale Einrichtungen finanziert, verzichtet wird ganz bewusst auf eine Finanzierung von Atomenergie, Rüstung oder Alkohol und Tabak.

Der Gedanke der Nachhaltigkeit spiegelt sich auch immer wieder in den Vorgängen der GLS Bank, so dass auch bei dem Konzept für die Digitalisierung der Generalversammlung Nachhaltigkeit die Prämisse war.

Wie bei so vielen Unternehmen ist das Abhalten von Corporate Events auch bei der GLS Bank eine zeitaufwändige und nervenaufreibende Angelegenheit. Die Arbeit mit Excel Listen und anderen Office Tools war zudem fehleranfällig und stressig.

Daher hat sich die GLS Bank auf die Suche nach einer Lösung gemacht, die Online-Anmeldung, die Akkreditierung und den Abstimmungsprozess der Generalversammlung zu digitalisieren, um somit Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und einen professionellen Auftritt nach außen zu gewährleisten.

In Conventex hat die GLS Bank einen Partner gefunden, der sich gemeinsam mit der GLS Bank der Herausforderung gestellt hat, ein zukunftssicheres Konzept zu entwerfen das Teilnehmermanagement auf der Generalversammlung perfekt zu organisieren. Seit 2015 wird die jährliche Generalversammlung nun schon mit Software von Conventex umgesetzt.

Über die in der Event Software angelegte Veranstaltung, können sich sowohl Gäste als auch die Mitglieder der GLS Bank zu der Veranstaltung anmelden. Nach erfolgreicher Anmeldung, können sich die Teilnehmer ein Ticket herunterladen und entweder ausgedruckt oder auf dem Smartphone mit zu der Generalversammlung bringen, um sich vor Ort schnell und unkompliziert zu akkreditieren. Um zu gewährleisten, dass es sich auch wirklich um Mitglieder handelt, wurde diesen vorab ein spezieller Einladungscode zugesandt, der während der Online-Anmeldung eingegeben wird. Die Online-Anmeldung für die Gäste ist wiederrum frei zugänglich.

Vor Ort werden für die circa 2000 erwarteten Gäste acht Akkreditierungsterminals aufgebaut. Jeweils ausgerüstet mit Laptop, QR-Code Scanner und DIN-A4 Laserdrucker zum Ausdruck der umweltfreundlicheren Butterfly Badges (Namensschilder).

Bei der Akkreditierung wird das Ticket der Gäste gescannt und sie werden als anwesend erfasst. Gleichzeitig wird für die Gäste Just-In-Time ein Namensschild ausgedruckt. Zusätzlich wird bei den Mitgliedern im Rahmen der Akkreditierung noch das Stimmrecht vergeben. Durch Vollmachten übertragene Stimmrechte lassen sich ebenso in der Software verwalten. Denn ein Mitglied kann nicht nur eine Stimme haben. Zusätzlich zum Namen wird auf das Namensschild bei den Mitgliedern noch ein QR-Code gedruckt.

Dieser QR-Code wird dafür genutzt, die Anzahl der Stimmen beim Betreten des Saals zu erfassen. Somit wissen die Organisatoren und zuständigen Gremien bei jeder Abstimmung, genau wie viele Stimmen sich im Saal befinden.

Der Einsatz von Conventex Software hat somit dazu geführt, dass der gesamte Prozess der Online-Anmeldung, Akkreditierung und Abstimmung digitalisiert wurde. Der Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter wurde somit verringert und die Zeit konnte in andere wichtige organisatorische Aufgaben investiert werden. Vor allem die Akkreditierung ist wesentlich effizienter.

Die Verwendung von umweltfreundlichen Butterfly Badges, im Gegensatz zu Plastikkarten, erfüllt darüber hinaus auch noch den Nachhaltigkeitsgedanken der GLS Bank.

Endlich Veranstaltungen nach Maß