Coronavirus und Veranstaltungen – intelligentes Krisenmanagement

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Die Angst vor dem Coronavirus wirkt sich nun auch auf die Veranstaltungsbranche aus – viele Menschen ändern dadurch ihr Buchungsverhalten oder bleiben Veranstaltungen fern. Deshalb stehen gerade Sie als Veranstalter in dieser Zeit einer besonderen Herausforderung gegenüber und sollten einige wichtige Dinge beachten und dabei möglichst besonnen agieren und kommunizieren.

Denn selbst wenn eine Veranstaltung aus rechtlicher Sicht gar nicht abgesagt oder verschoben werden muss, können aus gegebenem Anlass die Teilnehmer ausbleiben. Dies macht das Verschieben oder Absagen nicht nur sinnvoll, sondern manchmal leider auch unumgänglich. Eine Teilnehmermanagement Software, wie GENOLIVE® Events, kann Sie vielseitig bei diesem Vorgehen unterstützen.

Wie kann man Teilnehmer motivieren, nach wie vor an der Veranstaltung teilzunehmen?

Eine gute Möglichkeit bieten Terminerinnerungen bzw. Reminder, denn gerade, wenn die Nachrichten voll von Panikmeldungen und Veranstaltungsabsagen sind, vergessen Menschen vielleicht, dass sie sich zu einer Veranstaltung angemeldet haben oder gehen einfach davon aus, dass die Veranstaltung nicht stattfindet. GENOLIVE® bietet die Möglichkeit vollautomatische Terminerinnerungen zu verschicken, aber über die Workflow Funktion auch ein Tool, um manuelle Reminder zu versenden.

Über die Workflow Funktion können Sie zudem Ihre Teilnehmer mit hilfreichen Informationen zu Hygiene und Verhaltensregeln am Veranstaltungsort zukommen lassen.

Was kann man tun, wenn man Veranstaltungen verschieben oder absagen muss?

Manchmal gibt es einfach keine Alternative und Sie müssen Ihr Event absagen oder verschieben. Eventuell steht Ihre Veranstaltung schon bereits in der Planungsphase auf der Kippe. Neben der Enttäuschung beim Ausrichter und Eventplaner kommt meistens zudem ein großer Berg an Verwaltungsarbeit auf Sie zu.

Eine Veranstaltung absagen

Wenn dieser Fall bei Ihnen eintritt, ist eine Absage der Veranstaltung natürlich immer erstmal ein Misserfolg, aber die Gesundheit aller Beteiligten geht in jedem Fall vor. Durch eine gelungene Kommunikation können Sie jedoch einen Imageschaden vermeiden und sogar einen positiven Eindruck bei Ihren Kunden hinterlassen. Um Ihnen hier die Arbeit zu erleichtern, bietet GENOLIVE® Events die Absage-Funktion, mit der automatisch alle Teilnehmer über die Absage benachrichtigt werden und die Veranstaltung nicht weiter gebucht werden kann.

Eine Veranstaltung verschieben

Oft lassen sich Veranstaltungen nicht absagen, weil diese schon alleine aus rechtlicher Sicht jedes Jahr stattfinden müssen. Hierzu gehören Veranstaltungen, wie die Vertreter-, General- oder Hauptversammlung. Eine Absage kommt hier nicht in Frage, aber eventuell bietet sich eine Verschiebung an. Auch hierzu können Sie GENOLIVE® Events optimal nutzen. Haben Sie schon ein neues Datum für die Verschiebung ermittelt, passen Sie dieses in den Basisdaten an und verschicken an alle Teilnehmer und eingeladenen Personen mittels Workflows eine Benachrichtigung über die Verschiebung. Im Workflow können Sie zudem Teilnehmer die Option zur automatischen Absage anbieten, falls diese am neuen Termin nicht teilnehmen können. Sollten Sie noch kein neues Veranstaltungsdatum bestimmt haben, können Sie zunächst einen Workflow versenden, der über die Verschiebung informiert und eine weitere Benachrichtigung zum neuen Veranstaltungsdatum nachfolgen lassen.

Unverbindliche Veranstaltungsanmeldung

Wenn Sie schon in der Planungsphase nicht sicher sind, ob sich genügend Teilnehmer anmelden werden oder die Veranstaltung aus anderen Gründen von vornherein „auf der Kippe“ steht, dann können Sie eine unverbindliche Veranstaltungsanmeldung anbieten. Hier erfassen Sie sozusagen erstmal nur das Interesse der Teilnehmer und können dann an einem Stichtag die Veranstaltung entweder bestätigen oder absagen. GENOLIVE® Events bietet hierfür den Prozesstyp „unverbindliche Veranstaltungsanmeldung“ an, um Sie bei diesem Vorgehen bestmöglich zu unterstützen. Auch für die nach der Entscheidung folgende Kommunikation unterstützt Sie GENOLIVE® per Workflow.

Absagekonzept vorbereiten

Wie schon kurz erwähnt, ist eine Absage gerade für Sie, als Eventplaner, in der Regel sehr bedauerlich. Zum einen hat man oft viel Arbeit in das Event investiert und zum anderen bedeutet eine Absage Mehrarbeit, auch wenn GENOLIVE® Events Sie in Hinsicht auf das Teilnehmermanagement dabei erheblich unterstützt und entlastet. Hier wird es Ihnen allgemein helfen, wenn Sie sich schon frühzeitig ein Absagekonzept erstellen. Legen Sie schon bei der Buchung Ihrer Veranstaltungsstätten Rückerstattungskonzepte fest, listen Sie alle Dienstleister mit Kontaktdaten auf, die Sie im Falle einer Absage informieren müssen und berechnen Sie schon vorab die Kosten, die bei einer Absage auf Sie zukommen.

So sind Sie vorbereitet, wenn der Fall der Fälle eintreten sollte und Sie können in kurzer Zeit professionell reagieren.

Welche Alternativen gibt es zu der „klassischen“ Präsenzveranstaltung?

In unserer digitalen Welt sind Digitalexpos, Webinare und Onlinewahlen sowieso schon in vielen Bereichen eine Alternative zu der klassischen Präsenzveranstaltung. Klar funktioniert Networking oder das Schaffen von Kundenbindungen über den digitalen Weg nicht im gleichen Maße, wie bei persönlichen Begegnungen, doch lassen sich andere Veranstaltungsaspekte durchaus auch rein digital abbilden.

Digitale Wahl mit GENOLIVE® Election

Es muss heutzutage nicht immer die Präsenzwahl sein. Unsere Fortschritte in der Digitalisierung erlauben es uns heute, Wahlen komfortabel digital abzubilden. Das GENOLIVE® Modul Election kann Sie hierbei unterstützen. Sowohl in der Kommunikation mit den Wahlberechtigten als auch bei der Wahl selbst. Vertreter oder Mitglieder erhalten hierbei Ihre Wahlbenachrichtigung direkt im Posteingang des Online-Bankings und können direkt online abstimmen. Für alle, die noch nicht 100% digital unterwegs sind, bietet sich die zudem in GENOLIVE® Election integrierte Briefwahl an.

Webinar-Livestream

Das Format des Webinars und Livestreams bietet uns heute die Möglichkeit Informationen digital zugänglich zu machen. Die Rede des Vorstandsvorsitzenden einfach ins Web übertragen und allen Mitgliedern zugänglich machen? Das ist heute kein Problem mehr und kostengünstig umsetzbar. Eine Anmeldung zu einem Webinar oder Livestream kann direkt über GENOLIVE® Events erfolgen, genau wie die Kommunikation mit den Teilnehmern des Webinars.

Fragen digital einreichen

Mitglieder oder Vertreter haben oft Fragen, die entweder direkt im Webinar gestellt werden können oder die über die Umfrage- bzw. Formular-Funktion in GENOLIVE® Events schon vorab abgefragt werden. So vernachlässigen Sie nicht die Möglichkeit der Interaktionen, die Präsenzveranstaltungen sonst bieten.

Kommunikation nach dem Online-Event

Auch das Zusenden von Informationen im Nachgang ist mit GENOLIVE® möglich: Senden Sie den Teilnehmern Abstimmungsergebnisse oder weiterführende Informationen direkt aus GENOLIVE® heraus zu,

Tipps für Veranstaltungen in Zeiten des Coronavirus

Mit der richtigen Kommunikation Vertrauen schaffen

Die richtige Kommunikation ist hierbei alles und sorgt für das notwendige Vertrauen bei Ihren Teilnehmern. Wissen Ihre Teilnehmer schon vorab, dass Sie sich Gedanken um Themen wie Hygiene machen, dann können sie ehr gewillt sein, Ihre Veranstaltung zu besuchen. Nutzen Sie die Workflow-Funktion in GENOLIVE® Events, um Ihre Teilnehmer einfach und unkompliziert mit Information zu versorgen. Sinnvoll kann es auch sein, schon bei der Anmeldung Daten wie die Mobilnummer abzufragen und die Event-App anzubieten, um Teilnehmer zusätzlich via Push-Benachrichtigung oder SMS ganz einfach zu informieren.

Größere Veranstaltungsräume wählen, um für mehr Abstand zu sorgen

Über engen Körperkontakt freuen sich Viren sehr, daher nutzen Sie die gesamte Fläche Ihrer Veranstaltungsräumlichkeit und sorgen für ausreichend Platz zwischen den einzelnen Teilnehmer. Wählen Sie hierzu gegebenenfalls eine großzügigere Bestuhlung mit genügend Platz zum Nebenmann. Eventuell ist hier auch die Buchung einer größeren Veranstaltungsstätte sinnvoll. Das Raumplanungsmodul von GENOLIVE® kann Ihnen dabei helfen, die Teilnehmer individuell auf den zur Verfügung stehenden Plätzen optimal zu verteilen.

Wartelisten einrichten

Um auf etwaige Absagen vorbereitet zu sein, macht es Sinn genügend Wartelistenplätze anzubieten. Auch für Veranstaltungen, die jetzt schon ausgebucht sind und keine Warteliste vorgesehen war, ist es sinnvoll jetzt noch eine Warteliste einzurichten. In GENOLIVE® ist dies möglich, auch wenn die Veranstaltungsanmeldung schon läuft oder die Veranstaltung schon ausgebucht ist. So können Sie dann bequem von der Warteliste nachrücken lassen, wenn Absagen zu Ihrer Veranstaltung reinkommen.

Besondere Hygienemaßnahmen ergreifen

Selbst wenn Desinfektionsmittel und Hygienemittel knapp werden, sollten Sie bei Ihrer Veranstaltung unbedingt darauf achten, auf den Toiletten und am Eingang Desinfektionsmittel und Taschentücher bereit zu stellen. Zudem sollte natürlich für genügend Seife gesorgt werden und Informationen zur richtigen Hygiene aushängen.

Weitere Maßnahmen, über die es sich lohnt nachzudenken:

  • Auf das Essen verzichten
  • Veranstaltungsprogramm kürzen

Diese Fragen sollten Sie sich vor Ihrer Veranstaltung zudem stellen:

  • Ist für eine ausreichende Durchlüftung gesorgt?
  • Kommt ein Teil meiner Zielgruppe aus einem stärker betroffenen Gebiet?
  • Wie ist die Altersstruktur meiner Veranstaltung? (Gerade für ältere und vorerkrankte Menschen kann das Coronavirus eine Gefahr darstellen)

Fazit

Vorbereitung ist alles und Panikmache bringt gar nichts. Behalten Sie diesen Satz stets in Erinnerung, denn es macht Sinn auf alle Gegebenheiten vorbereitet zu sein und Teilnehmer angemessen zu informieren, doch tun Sie es nicht den vielen Medien gleich, die Panik unter der Bevölkerung verbreiten.

Weisen Sie Ihre Teilnehmer stets darauf hin, dass Sie Vorsichtsmaßnahmen ergreifen, es aber keinen Grund für größere Besorgnis gibt.

Moritz Pilz
Moritz Pilz
...ist seit 2010 bei Conventex beschäftigt und hat zunächst lange Jahre im Customer Support und Service gearbeitet. Seite Ende 2017 ist er im neu aufgebauten Team der Sales & Marketing Abteilung. Durch seine langjährige Arbeit im Kundenservice konnte er sehr viel Eventerfahrung sammeln und hat zahlreiche Events in der Vorbereitung und auch vor Ort betreut.

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