Vertreterversammlung der Dortmunder Volksbank eG 2017

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Vertreterversammlung der Dortmunder Volksbank

Die jährlich stattfindende Vertreterversammlung der Dortmunder Volksbank eingetragene Genossenschaft ist das wichtigste Organ der Genossenschaftsbank. Zur Vereinfachung der Einladungs- und Teilnehmererfassungsmodi verwendet die Bank seit 2012 die die Teilnehmermanagement Software genoLIVE® EVENTS des Software-Unternehmens Conventex. genoLIVE® EVENTS wird ebenfalls für Veranstaltungsserien und weitere Corporate Events genutzt.

Speziell für die Vertreterversammlung ist es den Organisatoren wichtig, neben der ordnungsgemäßen Erfassung der Adressen auch eine Zuordnung von gesicherten Anmeldecodes pro Adresse zu generieren. Dies erfolgt durch genoLIVE® EVENTS. Aus einem entsprechenden Workflow kann eine Adressdatei mit den personalisierten Codes generiert werden, die problemlos für den Seriendruck der Einladungen genutzt werden kann.

Die Vertreter der Bank können sich über die in Ihrer Einladung angegebenen Linkadresse sowie den Code zur Vertreterversammlung sowohl an- als auch abmelden und sich bei ihrer Anmeldung ein mit einem QR-Code versehenes Akkreditierungsticket ausdrucken. Der aktuelle Anmeldestand ist für die Bank jederzeit ersichtlich. Der jeweiligen Vertreteradresse können im Vorfeld individuelle Kennzeichen (z.B. Platzzuordnung auf der Veranstaltung) zugeordnet werden.

Am Veranstaltungstag wird nachstehende Technik eingesetzt: Laptops, Handscanner für die Erfassung der QR-Codes der Tickets sowie Drucker für Magnet-Namensschilder.

Die Vertreter legen vor Einlass in den Veranstaltungssaal ihre Tickets zur Erfassung vor (sollten sie ihr Ticket vergessen haben, so ist auch eine manuelle Eingabe möglich). Anschließend wird ein Namensschild ausgedruckt. Darüber hinaus erscheint ein PopUp auf dem Laptop, der auf Besonderheiten, wie z. B. die Ausgabe von Stimmkarten hinweist.

Über den Server-Laptop ist jederzeitige Anwesenheitskontrolle möglich. Formell ist erforderlich, die Beschlussfähigkeit der Versammlung festzustellen. Hierzu wird die Anwesenheitserfassung des Systems genutzt.

Das Nutzungsverhalten der Vertreter aber auch Mitgliedern und Kunden zu den Veranstaltungen hat sich sehr positiv entwickelt.

 

Moritz Pilz
Moritz Pilz
...ist seit 2010 bei Conventex beschäftigt und hat zunächst lange Jahre im Customer Support und Service gearbeitet. Seite Ende 2017 ist er im neu aufgebauten Team der Sales & Marketing Abteilung. Durch seine langjährige Arbeit im Kundenservice konnte er sehr viel Eventerfahrung sammeln und hat zahlreiche Events in der Vorbereitung und auch vor Ort betreut.

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