BVR – Mitgliederversammlung als hybride Veranstaltung

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Der Bundesverband der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken e. V. (BVR) ist der Spitzenverband der genossenschaftlichen Bankengruppe in Deutschland und vertritt die Interessen der 882 Mitglieder in Deutschland und der EU. Darüber hinaus entwickelt der BVR Strategien für die gesamte genossenschaftliche Finanzgruppe. Zu den Mitgliedern gehören Genossenschaftsbanken (Volksbanken, Raiffeisenbanken, Sparda-Banken, PSD Banken, Kirchenbanken und Sonderinstitute), genossenschaftliche Zentralbanken, die Unternehmen der FinanzGruppe und die genossenschaftlichen Prüfungsverbände. Die Genossenschaftliche FinanzGruppe mit über 18 Millionen Mitgliedern hat eine Bilanzsumme von über 950 Milliarden Euro und beschäftigt rund 145.000 Mitarbeiter. Beim BVR ist zudem die Sicherungseinrichtung der genossenschaftlichen FinanzGruppe – das älteste, privat finanzierte Banken-Sicherungssystem der Welt – angesiedelt.

Wie viele Unternehmen und Verbände stand der Bundesverband der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken 2020 vor der besonderen Herausforderung bei der Durchführung der alljährlichen Mitgliederversammlung aufgrund der Corona-Pandemie. Die Mitgliederversammlung wurde als erste Maßnahme vom Mai in den November verschoben, doch es war direkt klar, dass die Versammlung nicht in der gewohnten Größe als Präsenzveranstaltung stattfinden konnte. Die folgerichtige Konsequenz war die frühzeitige Entscheidung zu einem hybriden Format.

Durch die zahlreichen Erfahrungen von Conventex mit der Arbeit im genossenschaftlichen Markt (für Banken und Regionalverbände) entschied sich der BVR für Conventex als Partner für die Organisation und Durchführung der hybriden Mitgliederversammlung. Geplant war, dass 100 Teilnehmer*innen mit einem ausgearbeiteten Hygienekonzept vor Ort teilnehmen können – alle anderen digital. Circa drei Wochen vor der Veranstaltung entschied der BVR aufgrund neuer Corona-Maßnahmen, die Anzahl der Präsenzteilnehmenden auf maximal 35 zu reduzieren.

Grundvoraussetzung für die Durchführung im hybriden Format war, dass die Online-Teilnehmer*innen die gleichen Partizipationsmöglichkeiten wie die Präsenzgäste haben, also insbesondere Rede- und Stimmrechte.

Teilnehmermanagement für die hybride BVR-Mitgliederversammlung

Ein sehr wichtiger Teil jeder professionellen Veranstaltung und insbesondere einer hybriden Veranstaltung unter Pandemiebedingungen ist das Teilnehmermanagement. Mit über zehn Jahren Erfahrung hat sich der BVR mit Conventex einen Partner mit viel Knowhow in diesem Bereich gesucht. Die Herausforderungen an das Teilnehmermanagement bei einer hybriden Veranstaltung sind:

  • Die Teilnehmer*innen sollen selbst auswählen, ob die Teilnahme in Präsenz oder digital erfolgt
  • Je nachdem welche Teilnahmeart der oder die Teilnehmer*in gewählt hat, muss die Bestätigung anders aussehen.
    • Bei einer digitalen Teilnahme erhalten die Eingeladenen nach erfolgreicher Anmeldung den Zugang zum virtuellen Eventraum und die Möglichkeit einen Technik-Check vollautomatisch durchzuführen, sowie weitere Informationen zum digitalen Event. Gerade diese Informationen und der Technik-Check waren bei der hybriden Mitgliederversammlung ein unerlässliches Tool, da die hohen Sicherheitsvorkehrungen in Banknetzwerken oft bestimmte Inhalte blockieren (z.B. einen Livestream). Somit konnten die Teilnehmer*innen schon weit im Voraus der Veranstaltung überprüfen, ob alles funktioniert und sich ggf. mit der eigenen IT-Abteilung in Verbindung setzen.
    • Bei einer Präsenzteilnahme muss den Teilnehmern ein Print- und Handyticket zur Verfügung gestellt werden, sowie weitere Informationen zum Veranstaltungsort und zur Anreise.
  • Eine maximal begrenzte Personenzahl erfordert von einer Teilnehmermanagement-Software das Entfernen der Option „Präsenzteilnahme“ sobald die Maximalanzahl dafür erreicht ist. Eine Anmeldung zum digitalen Event muss aber weiterhin möglich sein.
  • Der BVR wollte darüber hinaus eine Warteliste für die Präsenzteilnahme ermöglichen und Anmeldungen zur Präsenzveranstaltung weiterhin zulassen. Die Teilnehmer*innen sollen zusätzlich eine automatische Information erhalten, dass diese Anmeldung noch nicht verbindlich ist.
  • Die Organisator*innen müssen flexibel die Teilnahmeart ändern können, um auf neue Beschränkungen durch die Politik schnell reagieren zu können.

Alle diese Anforderungen sind für GENOLIVE® kein Problem und sind mit dem langen erprobten Tool auch für unerfahrene Anwender*innen in wenigen Minuten umzusetzen.

Eine weitere Herausforderung war die Zuordnung der Stimmrechte zu den einzelnen Teilnehmenden, da nicht Personen Mitglied beim BVR sind, sondern die Banken, aber das Stimmrecht durch ein Vorstandsmitglied ausgeübt wird. Zur Vereinfachung wurde im Anmeldeprozess die Bankleitzahl der jeweiligen Bank abgefragt. War das Stimmrecht schon zugeordnet, hat der Nutzer eine Hinweismeldung hierzu bekommen.

Des Weiteren wurden verschiedene Reminder verschickt, die in Abhängigkeit von der Teilnahmeart und der Zuordnung von Stimmrechten unterschiedliche Texte aufwiesen.

Die Veranstaltung der hybriden BVR-Mitgliederversammlung

Auch bei der Durchführung einer hybriden Veranstaltung muss man einen geteilten Blickwinkel anwenden. So müssen z.B. bei Abstimmungen die Stimmen von Präsenzteilnehmer*innen und Online-Teilnehmer*innen in die gleiche elektronische Wahlurne fließen. Conventex hat daher für die Präsenzteilnehmer*innen mehrere Akkreditierungsterminals eingerichtet. Personen, die vor Ort an der Veranstaltung teilgenommen haben, bekamen an der Akkreditierung ein Badge, was vor Ort ausgedruckt wurde. Dass ermöglicht das Reagieren auf Unvorhergesehenes, zum Beispiel durch die spontane Teilnahme eines anderen Vorstandsmitgliedes einer Bank. Zudem wurde den Präsenzteilnehmer*innen eine Stimmkarte ausgehändigt, die unmittelbar im Rahmen der Akkreditierung gedruckt wurde. Wenn eine teilnehmende Person im Rahmen einer Bevollmächtigung zusätzlich eine andere Mitgliedsbank vertreten hat, wurde ihr mehrere Stimmkarten ausgedruckt. Auf jeder Stimmkarte war ein QR-Code für ein „Ja“, einer für ein „Nein“ und einer für eine „Enthaltung“.

Am Saaleingang wurde ein Einlass-Scan vollzogen. Verließ während der Veranstaltung eine Person den Saal, wurde der Auslass-Scan angewendet, um immer zu wissen, wie viele Stimmen sich im Saal befinden. Bei der Abstimmung vor Ort kam das Substraktionsverfahren zum Einsatz: Es wurden nur die Nein-Stimmen und Enthaltungen gescannt. GENOLIVE® hat daraufhin vollautomatisch die Anzahl der Ja-Stimmen ermittelt und das Gesamtergebnis in die elektronische Wahlurne übermittelt.

Für die Online-Gäste war das Verfahren entsprechend abweichend. Mit ihrem individuellen Zugangslink konnten die Teilnehmer*innen sich in den digitalen Eventraum einwählen. Hier konnten die Teilnehmer*innen zum einen den Livestream der Veranstaltung verfolgen, der von unserem Eventpartner debug bereitgestellt wurde und zum anderen existierten weitere Interaktionsmöglichkeiten, um die Partizipation genau wie bei den Präsenzgästen gewährleiten zu können.

Genau wie für die Teilnehmer*innen vor Ort hatten auch die Online-Teilnehmer*innen die Möglichkeit, an den Abstimmungen teilzunehmen. Auch konnten stimmberechtigte Gäste bis zu zwei weiteren Mitgliedern vertreten. Hierfür hatten diese Mitglieder im digitalen Eventraum mehrere Reiter „Abstimmung“, die jeweils mit dem Namen der Bank beschriftet waren. So hatten auch die Online-Teilnehmenden mit mehreren Stimmrechten die Option unterschiedlich abzustimmen.

Des Weiteren konnten die Online-Teilnehmer*innen eine Frage schriftlich einreichen, wichtige Dokumente herunterladen oder einen Blick auf die Agenda werfen. Die Option, sich mündlich zu äußern, bestand durch eine eingerichtete Telefon- und Videoschalte. Sowohl bei der Video-, als auch bei der Telefonschalte wurden die Teilnehmer*innen zunächst in die Regie verbunden und dann im passenden Moment in den Saal gegeben. So waren die Teilnehmer*innen im Saal und auch im Livestream zu hören, bzw. zu sehen.

Der vor Ort produzierte Livestream wurde von debug mit umfangreicher technischer Ausstattung realisiert. Aufgrund der bereits erwähnten Teilnehmerbegrenzung im Saal, die natürlich auch für die Techniker vor Ort galt, wurde die Regie in einen separaten Raum ausgelagert. Daraus resultierte auch der Einsatz von mehreren ferngesteuerten Kameras im Saal für das Podium aber auch die Teilnehmer im Plenum vor Ort, da keine Kameraleute im Saal eingesetzt werden durften.

Alle Ton- und Bildsignale wurden in der Regie durch das Team von debug abgemischt und per Livestream an die Online-Teilnehmer gesendet. Um maximale Redundanz zu gewährleisten, gab es drei parallele Livestreams, die zum einen über die stationäre Internetleitung und zusätzlich über Mobilfunk-Lösungen ins Netz übertragen wurden. Somit wurde eine maximale Ausfallsicherheit gewährleistet.

Das Fazit zur hybriden Mitgliederversammlung des BVR

Die Mitgliederversammlung des Bundesverbandes der Volksbanken und Raiffeisenbanken 2020 im hybriden Format war ein voller Erfolg. Der reibungslose Ablauf und die akribische Planung hat das Partizipationsrecht sowohl für die Gäste vor Ort als auch für die Online-Teilnehmenden in gleichen Maßen gewährleistet – sei es bei den Abstimmungen oder bei Wortbeiträgen. Die Gleichbehandlung der Mitglieder, egal ob vor Ort in Berlin oder virtuell dabei, konnte somit vollumfänglich gewährleistet werden. Für die Mitglieder war es eine große Erleichterung nicht zwingend nach Berlin reisen zu müssen und das Feedback der Teilnehmenden zum technischen Ablauf war durchweg positiv.

Moritz Pilz
Moritz Pilz
...ist seit 2010 bei Conventex beschäftigt und hat zunächst lange Jahre im Customer Support und Service gearbeitet. Seite Ende 2017 ist er im neu aufgebauten Team der Sales & Marketing Abteilung. Durch seine langjährige Arbeit im Kundenservice konnte er sehr viel Eventerfahrung sammeln und hat zahlreiche Events in der Vorbereitung und auch vor Ort betreut.

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