Der Bundesverband der Pharmazeutischen Industrie e. V. (BPI) ist das starke Bündnis der pharmazeutischen Industrie und vertritt die gesamte Branche in Deutschland und Europa im Interesse von über 270 Mitgliedsunternehmen. Die Mitgliedsunternehmen sind Start-ups, Mittelstandsunternehmen und multinationale Unternehmen in denen circa 78 000 Mitarbeiter arbeiten.
Die Herausforderungen der Corona-Pandemie betrafen aber nicht nur die Mitgliedsunternehmen, sondern auch den BPI selbst. Eine klassische Durchführung der alljährlichen Hauptversammlung als Präsenzveranstaltung war nicht realisierbar, sodass Conventex den Auftrag erhielt, das Event in einem digitalen Format zu organisieren und durchzuführen. Besonders anspruchsvoll war hier die Herausforderung, das sonst stattfindende Rahmenprogramm der Veranstaltung in ein digitales Format zu übertragen.
Die Hauptversammlung gliedert sich alljährlich in: ein Get-together am Vorabend der Mitgliederversammlung, einem internen Teil für die Delegierten und die BPI-Mitglieder und einem öffentlichen Teil für Politik und Presse.
Maßgeblich an der Organisation war das BPI-Tochterunternehmen, die Heacon Service GmbH, beteiligt.
Organisation der digitalen Hauptversammlung
In vielen Videokonferenzen zwischen Conventex und Heacon wurde die Machbarkeit diskutiert und die digitale Hauptversammlung so geplant, dass wir die sonstige Konzeption (Get-together, interner Teil, öffentlicher Teil) auch im digitalen Format übernehmen konnten. Als besondere Herausforderung war die Einbeziehung der verschiedenen Anmeldewege zur Veranstaltung. So konnten sich BPI-Mitglieder und delegierte Personen für alle Veranstaltungsteile anmelden, Personen aus Politik und Presse aber nur zum öffentlichen Teil der Hauptversammlung. Zudem mussten die Teilnehmer*innen für jede Veranstaltung individuell einen Zugang zum virtuellen Eventraum erhalten. Das Einladungsmanagment erfolgte für die rund 80 Delegierten postalisch, darüber hinaus wurden aber noch über 3000 Personen per E-Mail direkt aus GENOLIVE® eingeladen. Über die vorher festgelegte Teilnehmerart (BPI-Mitglied, Politik, Presse) konnte die Software feststellen, zu welchen Veranstaltungsteilen eine Anmeldung für die jeweilige Teilnehmerart möglich war.
Durchführung der Hauptversammlung als digitales Event
Wie erwähnt hat sich die komplette digitale BPI-Hauptversammlung in drei Teile über zwei Tage hinweg gegliedert und fand auf zwei unterschiedlichen Bühnen im gleichen Veranstaltungsraum statt, weshalb beide Bühnen von unserem technischen Eventpartner debug mit professioneller Live-Stream-Technik ausgestattet wurden. Die Steuerung aller ein- und ausgehender Signale erfolgte in einer zentralen Regie, um auch die Absprachen mit dem Produktionsleiter vor Ort zu vereinfachen. Jede Bühne wurde zu dem mit einer umfassenden Beleuchtung, mehreren Kameras und Vorschaumonitoren ausgestattet. Je nach Veranstaltungsformat wurden Headsets, Handmikrofone oder Schwanhalsmikrofone eingesetzt und über eine Audiomatrix an die Bühnen und dem Livestream gespielt. Zu den Video- und Tonsignalen gab es auch verschiedene Live-Schalten, die in der Regie vor Ort verarbeitet und in den Livestream gespielt wurden. Durch den Einsatz von redundanten Sendesystemen konnten wir immer unterbrechnungsfreie Livesendungen gewährleisten.
Get-together der BPI-Hauptversammlung
Am Vorabend der eigentlichen Hauptversammlung fand das virtuelle Get-together auf der kleinen Bühne statt, wozu der Bundesverband der Pharmazeutischen Industrie Gregor Gysi (MdB) für einen Impulsvortrag und eine Podiumsdiskussion eingeladen haben. Die Teilnehmer*innen konnten hierzu im digitalen Event-Raum zum einen den Live-Stream verfolgen, zum anderen hinaus auch Fragen stellen, die in der Podiumsdiskussion zwischen Herrn Gysi und dem zu diesem Zeitpunkt designierten BPI-Vorsitzenden Dr. Hans-Georg Feldmeier eingebracht wurden.
Interner Teil der BPI-Hauptversammlung
Am darauffolgenden Morgen fand der entscheidende und rechtsverbindliche Teil der BPI-Hauptversammlung statt, der interne Teil der Hauptversammlung. Hier werden die Berichte des Vorstands vorgetragen und die BPI-Mitglieder und Delegierten haben die Möglichkeit zur Aussprache. Dies konnte entweder über die GENOLIVE® Funktion „Frage einreichen“ in schriftlicher Form oder über eine von Conventex bereitgestellte Telefonschalte mündlich erfolgen.
Selbstverständlich fanden Wahlen bei der Hauptversammlung des Bundesverbandes der Pharmazeutischen Industrie statt. Dank der von Conventex nach BSI-Vorgaben entwickelten GENOLIVE® Voting Funktion konnten diese rechts- und revisionssicher durchgeführt werden. Durch viele Weichenabstimmungen (En-Bloc oder Einzelabstimmung) wurden im Vorfeld der Veranstaltung 75 Abstimmungspunkte angelegt, allerdings aufgrund der Weichenabstimmungen nicht über alle abgestimmt.
Hinzu kam noch die Herausforderung, dass die Delegierten sich bis zu einem weiteren Delegierten vertreten konnten und für diesen auch unterschiedlich abstimmen konnten. Kein Problem für GENOLIVE®: Für alle Personen mit einem weiteren Stimmrecht wurde voll automatisch ein weiterer Reiter zur Abstimmung im virtuellen Eventraum hinzugefügt.
Die Flexibilität von GENOLIVE® hat es uns erlaubt, sogar während der Veranstaltung noch Stimmen nachzutragen, da alle Stimmberechtigten vorab ins GENOLIVE® Wählerverzeichnis importiert wurden. Auch mussten einige Präsenzteilnehmer*innen abstimmen. Hierfür wurde diesen Personen ein Tablet bereitgestellt, auf dem nur die Wahl und nicht die anderen Funktionen des digitalen Event-Raums dargestellt wurde (z.B. kein Live-Stream).
Öffentlicher Teil der BPI-Hauptversammlung
Am Nachmittag des gleichen Tages fand dann der öffentliche Teil der BPI-Hauptversammlung statt, zu der neben den Delegierten und BPI-Mitglieder auch Vertreter*innen aus Politik und Presse geladen waren.
Nach dem Vortrag des nun gewählten Vorsitzenden Dr. Hans-Georg Feldmeier fand eine von Conventex und debug bereitgestellte Live-Video-Schalte ins Gesundheitsministerium zu Jens Spahn statt, der ein politisches Grußwort an die geladenen Gäste entsandt.
Anschließend ging der öffentliche Teil der digitalen Hauptversammlung mit weiteren Impulsvorträgen und einer Podiumsdiskussion weiter, die über Videoschalten ermöglicht wurde und zu einer Interaktion zwischen Podium und zugeschalteten Sprecher*innen Gelegenheit gab.
Fazit zur digitalen Durchführung der Hauptversammlung
Durch die erfolgreiche Zusammenarbeit von Conventex mit unserem technischen Eventpartner debug und unserem Auftraggeber Heacon wurde nicht nur eine reibungslose Übertragung der Konzepte der BPI-Hauptversammlung in ein digitales Format ermöglicht, sondern es wurden auch beeindruckende Teilnehmerrekorde in sämtlichen Veranstaltungsteilen verzeichnet. Dies unterstreicht eindrucksvoll, dass das digitale Format keineswegs als Notlösung betrachtet werden sollte, sondern vielmehr als eine authentische Alternative zur herkömmlichen Präsenzveranstaltung fungiert. Sowohl der Bundesverband der Pharmazeutischen Industrie (BPI) als auch die Teilnehmer*innen äußerten höchste Zufriedenheit mit dem Veranstaltungsverlauf, was den nachhaltigen Erfolg dieser innovativen Umstellung bekräftigt.
