7 Strategien, die No-Show-Rate Ihres Events drastisch zu reduzieren

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Ein sogenannter No-Show ist ein Teilnehmer, der sich zwar zu einer Veranstaltung angemeldet hat, bzw. ein Ticket für eine Veranstaltung erworben hat, dann aber nicht erschienen ist. Die No-Show Rate ist also der prozentuale Anteil dieser No-Shows an der Gesamtzahl der Anmeldungen. Die No-Show-Rate ist für Event Manager eine der wichtigsten Kennzahlen und sagt viel aus über Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung. Man muss hier vor allem zwischen kostenpflichtigen und kostenfreien Veranstaltungen unterscheiden. Da die No-Show-Rate bei kostenpflichtigen Veranstaltungen ein relativ geringes Problem darstellt, behandle ich in diesem Artikel vor allem die No-Show-Rate bei kostenfreien Live-Marketing Veranstaltungen und Corporate Events. Denn hier verursachen No-Shows Kosten, die Sie mit der richtigen Taktik so gering wie möglich halten, denn ganz verhindern lassen sich No-Shows, auf Grund von Faktoren, die Sie nicht beeinflussen können, nie. Mit einigen Maßnahmen lässt sich die No-Show Rate bei kostenfreien Events aber so gering wie möglich halten.

Warum keine Schutzgebühr für Live Marketing Events?

Im weiteren Verlauf dieses Artikels werde ich nochmal auf Strafgebühren für Nichterscheinen eingehen. Viele Unternehmen sind aber schon dazu über gegangen von vornherein eine Gebühr für Veranstaltungen zu verlangen. Bei einigen Veranstaltungen, gerade wenn die Kosten sehr hoch sind, mag das praktikabel sein, die Grundlage für erfolgreiches Eventmarketing sind allerdings kostenfreie Veranstaltungen und das sollten Sie auch beibehalten. Denn wer gibt schon gerne Geld für Werbung aus. Sie würden ja auch nicht ins Kino gehen, um Werbung zu sehen. Zudem gibt es, wie nachfolgend beschrieben Taktiken, die Ihnen erlaube die No-Show Rate Ihrer Veranstaltung wesentlich eleganter zu senken.

Mit welchen Maßnahmen können Sie die No-Show-Rate geringhalten

Bequeme Möglichkeit zur Absage bereitstellen

Viele Teilnehmer melden sich von einer Veranstaltung nicht ab, weil es ihnen zu kompliziert ist die Abmeldung durchzuführen. Extra nur für die Absage bei einer kostenfreien Veranstaltung extra irgendwo anrufen erscheint den meisten Menschen zu aufwändig. Auch eine E-Mail schreiben ist leider oft schon zu viel verlangt. Sie sollten es Ihren Teilnehmern daher so bequem, wie möglich machen sich von Ihrer Veranstaltung abzumelden. So können Sie zum Beispiel direkt in der Bestätigungsemail einen Link hinterlegen, der den Teilnehmern eine One-Click Abmeldung ermöglicht. Also nur mit dem Klick auf den Link sind die Teilnehmer schon abgemeldet.

Warteliste + Reminder

Es empfiehlt sich sehr bei einer Veranstaltung eine Warteliste einzurichten, sobald die Veranstaltung ausgebucht ist. Wenn die Veranstaltung nun näher rückt schicken Sie mehrfach einen Reminder raus, der in etwa so aussehen könnte.

Sehr geehrte Frau Mustermann,

in 3 Tagen findet unsere Kundenveranstaltung statt. Wir freuen uns sehr, dass Sie sich zur Teilnahme an unserem Event entschieden haben. Sollten Sie verhindert sein und nicht kommen können, dann klicken Sie doch bitte den nachfolgenden Link an, um einer Person auf unserer Warteliste ermöglichen zu können, an unserer Veranstaltung teilzunehmen.

Von der Veranstaltung abmelden

Mit freundlichen Grüßen

i.A. Moritz Pilz

Conventex GmbH

Einen Reminder in dieser Form schicken Sie nun drei Mal vor der Veranstaltung raus, 7 Tage vorher, 3 Tage vorher und einen Tag vor Ihrer Veranstaltung. Sobald sich Teilnehmer abgemeldet haben, können Sie Personen von der Warteliste nachrücken lassen. So haben Sie eine ausgebuchte Veranstaltung mit einer sehr viel geringeren No-Show Rate. Die persönliche Ansprache der E-Mail und der Hinweis auf die Personen auf der Warteliste appellieren an die Teilnehmer und die bequeme Möglichkeit der Absage wird genutzt, um einer anderen Person die Teilnahme zu ermöglichen.

Durchdachte Strategie zur Pre-Event Kommunikation

An den oberen Punkt schließt auch dieser Punkt an, denn eine Anmeldung zu einer Veranstaltung passiert oft schon Wochen vor der eigentlichen Veranstaltung. Bis es dann soweit ist, verlieren Teilnehmer schon wieder das Interesse an der Veranstaltung und die anfängliche Euphorie legt sich. Dieses Phänomen kann man mit einer gut durchdachten Pre-Event Kommunikation aber verhindern.

Dies kann schon bei der Anmeldung für die Veranstaltung beginnen, indem Sie Ihre Teilnehmer von Anfang an in den gestalterischen Teil der Veranstaltung mit einbeziehen. Haben Sie z.B. eine Podiumsdiskussion, dann können Sie Fragen Ihrer Teilnehmer schon im Rahmen der Anmeldung abfragen. Das Verlangen danach dann auch zu kommen, um Antwort auf die eigene Frage zu bekommen ist nun wesentlich höher.

Darüber hinaus sollten Sie Ihre Teilnehmer regelmäßig vor der Veranstaltung mit neuen Informationen oder Inhalten füttern, damit das Interesse nicht verloren geht. So können Sie zum Beispiel Inhalte zu einzelnen Themenpunkten wöchentlich per E-Mail verschicken oder bei einem Corporate Event, wie einer Hauptversammlung interessante Statistiken der Geschäftstätigkeit des letzten Jahres. Wichtig ist, dass die Informationen einen Bezug zu der Veranstaltung haben und Ihren Teilnehmern einen interessanten Mehrwert liefern, dann bleibt das Interesse an der Veranstaltung ganz automatisch auch über einen längeren Zeitraum bestehen.

Auch zu der Pre-Event Kommunikation gehören die oben bereits erwähnten Reminder. Da E-Mails oft übersehen oder ganz bewusst ignoriert werden, kann es sich empfehlen Reminder zu der Veranstaltung per SMS zu verschicken. Hierzu muss natürlich die Mobilnummer Ihrer Teilnehmer bei der Anmeldung abgefragt werden. Ein SMS Reminder wirkt dann zum einen sehr persönlich und wird von Ihren Teilnehmern definitiv wahrgenommen.

Teilnehmer Incentives gut kommunizieren

Fast jede Veranstaltung hat gewisse Incentives, sei es ein hochklassiger Referent oder ein exklusives Buffet oder auch sehr offensichtliche Incentives, wie kleine Gastgeschenke. Diese können allerdings nur einen positiven Effekt auf die No-Show Rate haben, wenn sie vorab vernünftig kommuniziert werden, denn wenn ich nicht weiß, dass das Essen gut wird, dann ist dies für mich kein Anreiz zu kommen. So können Sie zum Beispiel einige Tage vor Ihrem Event schon mal das Menü mit Ihren Gästen kommunizieren – ganz einfach in einer kurzen E-Mail. Besonders interessant ist dies mit einer Verknüpfung mit einer der oben erwähnter Reminder. So wird der Reminder nicht nur zu einer lästigen Erinnerungs E-Mail, sondern zu einer interessanten Kommunikation rund um Ihr Event. Genauso verhält es sich mit den Inhalten Ihrer Veranstaltung. Sie haben einen hochklassigen Redner, das wissen Ihre Teilnehmer bestimmt schon, aber informieren Sie doch Ihre Teilnehmer vorab über konkrete Inhalte des Referenten.

FOMO – Fear of Missing out

Ein sehr interessantes Konzept, welches zwar nicht eine offizielle Krankheit, aber ein gut beschriebenes gesellschaftliches Phänomen ist, ist die „Angst etwas zu vermissen“ oder im Englischen „Fear of Missing out“ (FOMO). Es geht hierbei darum, dass Menschen in bestimmten Situation Angst haben etwas zu verpassen, z.B. wenn sich Freunde treffen, man selbst aber keine Zeit hat. Ebenso wird dieses Konzept herangezogen, um zu erklären, dass viele Menschen andauernd die sozialen Netzwerke checken müssen, ob die Freunde vielleicht wieder etwas Neues, interessantes gepostet haben.

Man kann sich das FOMO Konzept auch bei Veranstaltungen zu Nutze machen, indem man eine Atmosphäre kreiert in der man dem Teilnehmer suggeriert, dass er etwas Wichtiges verpasst, wenn er nicht kommt. Eine klare Handlungsempfehlung ergibt sich daraus nicht, aber eine Idee zur Kommunikation. Verpacken Sie Ihre Inhalte so, dass FOMO entstehen kann. Zum Beispiel könnten Sie Inhalte so beschreiben, dass es den Anschein hat die Teilnehmer hätten einen finanziellen Nachteil, wenn Sie nicht an der Veranstaltung teilnehmen:

„Unser Workshop zu modernen Anlageverfahren wird Ihnen in den nächsten Jahren tausende von Euros bringen“

„Sie sollten sich die Rede von Referent XYZ nicht entgehen lassen. Er wird Ihnen verraten, wie Sie in den nächsten Jahren hunderte von Euros sparen können.“

FOMO ist somit kein alleinstehendes Konzept, sondern eher eine Strategie zur Vermarktung. Machen Sie Ihre Veranstaltung unwiderstehlich, indem Sie Ihr Event richtig kommunizieren.

Überbuchen Ihrer Veranstaltung – gefährlich!

Man kann auch bei Veranstaltungen die gleiche Praxis anwenden, die Fluggesellschaften bei der Flugbuchung anwenden. Die Überbuchung lässt Flugzeuge immer voll sein und kann auch bei einer Veranstaltung den selben Effekt haben. Ich rate Ihnen aber von dieser Taktik ab, denn genau den selben Imageschaden, den Fluggesellschaften erlangen, wenn ein Fluggast dann doch nicht mitgenommen werden kann, kann auch Ihrer Veranstaltung und noch schlimmer Ihr Unternehmen erlangen, wenn dann auf einmal ein Gast doch nicht mehr rein gelassen werden kann. Halten Sie sich lieber an meine anderen Empfehlungen, denn dann sind Sie auf der sicheren Seite. Unerwähnt wollte ich diese Taktik trotzdem nicht lassen, denn vielleicht haben Sie eine Veranstaltung, wo diese Taktik sich auszahlen kann.

Gebühr bei Nichterscheinen

Eine weitere Praxis, von der ich persönlich nicht sehr viel halte, aber trotzdem sehr oft empfohlen wird ist eine Gebühr für Nichterscheinen. Natürlich ist diese Methode praktikabel, um die No-Show Rate zu senken, allerdings gehen hierbei auch andere Sachen Hand in Hand, die sich nachher negativ aufs Image der Veranstaltung und schlussendlich auch negativ aufs Image eines ganzen Unternehmens auswirken können. Denken Sie zum Beispiel an den Fall, dass ein Teilnehmer Ihrer Veranstaltung und Kunde Ihres Unternehmens im Stau steht und deshalb stark verspätet oder gar nicht bei Ihrer Veranstaltung erscheint. Wie reagieren Sie auf so einen Fall? Erheben Sie hier eine Gebühr? Und wenn Nein, wo ziehen Sie eine klare Grenze? Diese ganzen Fragen muss man sich vorher beantworten und zu einer fairen Regelung wird man doch nicht kommen.

Ich halte daher eine Gebühr für Nichterscheinen bei Live Marketing Veranstaltungen und Corporate Events für nicht praktikabel. Dazu kommt auch noch, dass gerade bei Corporate Events, wie einer Hauptversammlung oder Vertreterversammlung eine Gebühr für Nichterscheinen gegen die Satzung sprechen wird

Fazit – Content und Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg

Sie sehen, ich bin kein Freund von gefährlichen Überbuchungsspielchen oder Strafgebühren, denn letztendlich geht es im Event Marketing und bei Corporate Events darum, das eigene Unternehmen im guten Licht darzustellen und das Image zu pflegen, die letzten beiden Punkte bergen aber die Gefahr genau das Gegenteil zu erreichen.

Gute Inhalte, wie hochklassige Redner oder interessante Workshops, gekoppelt mit Incentives, wie ein exklusives Catering bilden eine viel bessere Grundlage die No-Show Rate zu senken.

Aber auch die besten Referenten und das tollste Essen werden Ihnen keinen Erfolg bringen, wenn es an der Kommunikation hadert. Wenn Sie einen hochklassigen Redner haben, dann lassen Sie es Ihre Teilnehmer auch Wissen. Pre.Event Kommunikation ist hier der Schlüssel zum Erfolg, denn die Attendee Journey beginnt nicht erst bei der Akkreditierung, sie beginnt weit vorher. Erzählen Sie eine Geschichte schon bevor Ihr Event überhaupt beginnt.

Für viele Event Manager sind diese Maßnahmen allerdings zeitrauben und aufwändig. Eine ausgereifte Teilnehmermanagement Software kann hier Abhilfe bringen und Vorgänge, wie Reminder oder Infotmationsmails automatisieren.

Moritz Pilz
Moritz Pilz
...ist seit 2010 bei Conventex beschäftigt und hat zunächst lange Jahre im Customer Support und Service gearbeitet. Seite Ende 2017 ist er im neu aufgebauten Team der Sales & Marketing Abteilung. Durch seine langjährige Arbeit im Kundenservice konnte er sehr viel Eventerfahrung sammeln und hat zahlreiche Events in der Vorbereitung und auch vor Ort betreut.

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