7 Strategien, die No-Show-Rate Ihres Events drastisch zu reduzieren

Ein sogenannter No-Show ist ein Teilnehmer oder eine Teilnehmerin, der oder die sich zwar zu einer Veranstaltung angemeldet hat, bzw. ein Ticket für eine Veranstaltung erworben hat, dann aber nicht erschienen ist. Die No-Show-Rate ist also der prozentuale Anteil dieser No-Shows an der Gesamtzahl der Anmeldungen. Die No Show Rate ist für Event Manager:innen eine der wichtigsten Kennzahlen und sagt viel über den Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung aus. Man muss hier vor allem zwischen kostenpflichtigen und kostenfreien Veranstaltungen unterscheiden. Da die No-Show-Rate bei kostenpflichtigen Veranstaltungen ein relativ geringes Problem darstellt, behandle ich in diesem Artikel vor allem die No-Show Rate bei kostenfreien Live Marketing Veranstaltungen und Corporate Events. Denn hier verursachen No-Shows Kosten, die Sie mit der richtigen Taktik so gering wie möglich halten, denn ganz verhindern lassen sich No-Shows auf Grund von Faktoren, die Sie nicht beeinflussen können, nie. Mit einigen Maßnahmen lässt sich die No-Show-Rate bei kostenfreien Events aber so gering wie möglich halten. Mit diesen sieben Strategien zeigen wir auf, wie die No Show Rate drastisch reduziert werden kann.

Warum keine Schutzgebühr für Live Marketing Events?

Im weiteren Verlauf dieses Artikels werde ich nochmal auf Strafgebühren für Nichterscheinen eingehen. Viele Unternehmen sind allerdings schon dazu übergegangen, von vornherein eine Gebühr für Veranstaltungen zu verlangen. Bei einigen Veranstaltungen, gerade wenn die Kosten sehr hoch sind, mag das praktikabel sein. Die Grundlage für erfolgreiches Event Marketing sind allerdings kostenfreie Veranstaltungen und das sollten Sie auch beibehalten. Denn wer gibt schon gerne Geld für Werbung aus? Sie würden ja auch nicht ins Kino gehen, um Werbung zu sehen. Zudem gibt es – wie nachfolgend beschrieben – Taktiken, die es Ihnen erlauben, die No-Show Rate Ihrer Veranstaltung wesentlich eleganter zu reduzieren.

Mit welchen Maßnahmen können Sie die No-Show-Rate gering halten?

Bequeme Möglichkeit zur Absage bereitstellen

Viele Teilnehmer melden sich von einer Veranstaltung nicht ab, weil es ihnen zu kompliziert ist, die Abmeldung durchzuführen. Nur für die Absage bei einer kostenfreien Veranstaltung extra irgendwo anrufen, erscheint den meisten Menschen zu aufwändig. Auch eine E-Mail schreiben ist leider oft schon zu viel verlangt. Sie sollten es Ihren Teilnehmern daher so bequem, wie möglich machen sich von Ihrer Veranstaltung abzumelden. So können Sie zum Beispiel direkt in der Bestätigungsemail einen Link hinterlegen, der den Teilnehmern eine One-Click Abmeldung ermöglicht. Also nur mit dem Klick auf den Link sind die Teilnehmer schon abgemeldet.

Warteliste + Reminder

Es empfiehlt sich bei einer Veranstaltung, sobald diese ausgebucht ist, eine Warteliste einzurichten. Wenn die Veranstaltung nun näher rückt, verschicken Sie mehrfach einen Reminder, der in etwa so aussehen könnte:

Einen Reminder in dieser Form schicken Sie nun drei Mal vor der Veranstaltung raus: 7 Tage vorher, 3 Tage vorher und einen Tag vor Ihrer Veranstaltung. Sobald sich Teilnehmende abgemeldet haben, können Sie Personen von der Warteliste nachrücken lassen. So erreichen Sie eine ausgebuchte Veranstaltung mit einer sehr viel geringeren No-Show-Rate. Die persönliche Ansprache der E-Mail und der Hinweis auf die Personen auf der Warteliste appellieren an die Teilnehmenden und die bequeme Möglichkeit der Absage wird genutzt, um einer anderen Person die Teilnahme zu ermöglichen. Wenn Sie Ihre Teilnehmenden rechtzeitig vor dem Termin daran erinnern, reduziert sich die Wahrscheinlichkeit, dass diese das Event vergessen oder nicht absagen.

Durchdachte Strategie zur Pre-Event Kommunikation

An den vorherigen Punkt schließt auch dieser Punkt an, denn eine Anmeldung zu einer Veranstaltung passiert oft schon Wochen vor der eigentlichen Veranstaltung. Bis es dann soweit ist, verlieren Teilnehmende gegebenenfalls wieder das Interesse an dem Event und die anfängliche Euphorie hat sich gelegt. Dieses Phänomen lässt sich mit einer gut durchdachten Pre-Event Kommunikation verhindern.

Dies kann schon bei der Anmeldung für die Veranstaltung beginnen, indem Sie Ihre Teilnehmenden von Anfang an in den gestalterischen Teil der Veranstaltung mit einbeziehen. Haben Sie beispielsweise eine Podiumsdiskussion, dann können Sie Fragen Ihrer Teilnehmenden schon im Rahmen der Anmeldung abfragen. Das Verlangen danach dann auch zu kommen, um Antwort auf die eigene Frage zu bekommen, ist nun wesentlich höher.

Darüber hinaus sollten Sie alle angemeldeten Personen regelmäßig vor der Veranstaltung mit neuen Informationen oder Inhalten versorgen, damit das Interesse nicht verloren geht. So können Sie zum Beispiel Inhalte zu einzelnen Themenpunkten wöchentlich per E-Mail verschicken oder bei einem Corporate Event, wie einer Hauptversammlung, interessante Statistiken der Geschäftstätigkeit des letzten Jahres herausgeben. Wichtig ist, dass die Informationen einen Bezug zu der Veranstaltung haben und Ihren Teilnehmenden einen interessanten Mehrwert liefern, dann bleibt das Interesse an der Veranstaltung ganz automatisch – auch über einen längeren Zeitraum – bestehen.

Auch zu der Pre-Event Kommunikation gehören die oben bereits erwähnten Reminder. Da E-Mails oft übersehen oder ganz bewusst ignoriert werden, kann es sich empfehlen, Reminder zu der Veranstaltung per SMS zu verschicken. Hierzu muss natürlich die Mobilnummer Ihrer Teilnehmenden bei der Anmeldung abgefragt werden. Ein SMS Reminder wirkt dann sehr persönlich und wird von den Teilnehmenden definitiv wahrgenommen.

Incentives gut kommunizieren

Fast jede Veranstaltung hat gewisse Incentives, sei es ein erstklassiger Referent oder ein exklusives Buffet – es können auch sehr offensichtliche Incentives sein, wie kleine Gastgeschenke. Diese können allerdings nur einen positiven Effekt auf die No-Show-Rate haben, wenn sie vorab kommuniziert werden. Denn wenn ein Interessent nicht weiß, dass das Essen gut sein wird, dann ist dies für ihn kein Anreiz zu kommen. Sie können zum Beispiel einige Tage vor Ihrem Event bereits das Menü an Ihre Gäste kommunizieren – ganz einfach in einer kurzen E-Mail. Besonders interessant ist dies mit einer Verknüpfung zu einem der oben erwähnten Reminder. So wird der Reminder nicht nur zu einer lästigen Erinnerungs-E-Mail, sondern zu einer interessanten Kommunikation rund um Ihr Event. Genauso verhält es sich mit den Inhalten Ihrer Veranstaltung. Sie haben einen ausgezeichneten Redner, das wissen Ihre Teilnehmenden bestimmt schon, aber informieren Sie sie doch vorab über konkrete Inhalte des Referenten.

Eine weitere Möglichkeit wäre, die Teilnehmenden für (pünktliches) Erscheinen zu belohnen. Dies kann durch kleine Geschenke, Vergünstigungen oder Upgrades geschehen, wie beispielsweise ein kostenloses Getränk vorab. Wichtig ist auch hier, dass das Belohnungssystem klar und transparent kommuniziert wird. Informieren Sie Ihre Gäste über die Vorteile der Teilnahme und wie sie die Belohnungen erhalten können.

FOMO – Fear of Missing out

Ein sehr interessantes Konzept, welches zwar keine offizielle Krankheit ist, sich aber als ein gut beschriebenes gesellschaftliches Phänomen darstellt, ist die „Angst etwas zu verpassen“ oder im Englischen „Fear of Missing out“ (FOMO). Es geht darum, dass Menschen in bestimmten Situation Angst haben, etwas zu verpassen, z. B. wenn sich Freunde treffen, man selbst aber keine Zeit hat. Ebenso wird dieses Konzept herangezogen, um zu erklären, dass viele Menschen andauernd die sozialen Netzwerke überprüfen müssen, ob ihre Freunde vielleicht wieder neue und interessante Beiträge gepostet haben.

Man kann sich das FOMO Konzept auch bei Veranstaltungen zu Nutze machen, indem man eine Atmosphäre kreiert, in der man den Teilnehmenden suggeriert, dass sie etwas Wichtiges verpassen, wenn sie nicht kommen. Eine klare Handlungsempfehlung ergibt sich daraus nicht, aber eine Idee zur Kommunikation. Verpacken Sie Ihre Inhalte so, dass FOMO entstehen kann. Zum Beispiel könnten Sie Inhalte so beschreiben, dass es den Anschein hat die Teilnehmenden hätten einen finanziellen Nachteil, wenn Sie nicht an der Veranstaltung teilnehmen:

„Unser Workshop zum modernen Anlageverfahren wird Ihnen in den nächsten Jahren tausende von Euros bringen“

„Sie sollten sich die Rede von Referent XYZ nicht entgehen lassen. Er wird Ihnen verraten, wie Sie in den nächsten Jahren hunderte von Euros sparen können.“

FOMO ist somit kein alleinstehendes Konzept, sondern eher eine Strategie zur Vermarktung. Machen Sie Ihre Veranstaltung unwiderstehlich, indem Sie Ihr Event richtig kommunizieren.

Überbuchen Ihrer Veranstaltung – gefährlich!

Man kann bei Veranstaltungen die gleiche Praxis anwenden, die auch Fluggesellschaften bei der Flugbuchung einsetzen. Die Überbuchung lässt Flugzeuge immer voll sein und kann auch bei einer Veranstaltung den selben Effekt haben. Ich rate Ihnen aber von dieser Taktik ab, denn genau den selben Imageschaden, den Fluggesellschaften erlangen, wenn ein Fluggast dann doch nicht mitgenommen werden kann, kann auch Ihrer Veranstaltung und noch schlimmer Ihr Unternehmen erlangen, wenn dann auf einmal ein Gast doch nicht mehr rein gelassen werden kann. Halten Sie sich lieber an meine anderen Empfehlungen, denn dann sind Sie auf der sicheren Seite. Unerwähnt wollte ich diese Taktik trotzdem nicht lassen, denn vielleicht haben Sie eine Veranstaltung, bei der sich diese Taktik auszahlen kann.

Falls Sie diese Taktik anwenden möchten, sollten Sie vorab eine Risikoabwägung durchführen. Bei Überbuchungen besteht immer ein gewisses Risiko, dass mehr Teilnehmende erscheinen als erwartet. Dieses Risiko müssen Sie sorgfältig abwägen und entscheiden, wie viel Sie überbuchen können, ohne die Zufriedenheit zu beeinträchtigen. Für den Fall, dass tatsächlich mehr Gäste erscheinen als erwartet, müssen Sie geeignete Kompensationsmaßnahmen vorbereiten. Upgrades, Rabatte oder andere Vergünstigungen eignen sich, um die Unannehmlichkeiten für die Gäste zu mildern. Gleichzeitig sollten Sie Ihre Überbuchungspraktiken regelmäßig überwachen und anpassen. Basierend auf den tatsächlichen No-Show-Raten und dem Feedback der Teilnehmenden erstellen Sie eine Datenauswertung.

Gebühr bei Nichterscheinen

Eine weitere Praxis, von der ich persönlich nicht sehr viel halte, aber trotzdem sehr oft empfohlen wird ist eine Gebühr für Nichterscheinen. Natürlich ist diese Methode praktikabel, um die No-Show Rate zu senken, allerdings gehen hierbei auch andere Sachen Hand in Hand, die sich im Nachhinein negativ aufs Image der Veranstaltung und schlussendlich auch negativ aufs Image eines ganzen Unternehmens auswirken können. Denken Sie zum Beispiel an den Fall, dass ein Teilnehmer Ihrer Veranstaltung und Kunde Ihres Unternehmens im Stau steht und deshalb stark verspätet oder gar nicht bei Ihrer Veranstaltung erscheint. Wie reagieren Sie auf so einen Fall? Erheben Sie hier eine Gebühr? Und wenn Nein, wo ziehen Sie eine klare Grenze? Diese ganzen Fragen muss man sich vorher beantworten und zu einer fairen Regelung wird man doch nicht kommen.

Ich halte daher eine Gebühr für Nichterscheinen bei Live Marketing Veranstaltungen und Corporate Events für nicht praktikabel. Dazu kommt, dass gerade bei Corporate Events, wie einer Hauptversammlung oder Vertreterversammlung eine Gebühr für Nichterscheinen gegen die Satzung sprechen wird.

Fazit – Content und Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg

Sie sehen, ich bin kein Freund von gefährlichen Überbuchungsspielchen oder Strafgebühren, denn letztendlich geht es im Event Marketing und bei Corporate Events darum, das eigene Unternehmen im guten Licht darzustellen und das Image zu pflegen, die letzten beiden Punkte bergen aber die Gefahr genau das Gegenteil zu erreichen. Gute Inhalte, wie hochklassige Redner oder interessante Workshops gekoppelt mit Incentives, wie ein exklusives Catering, bilden eine viel bessere Grundlage die No-Show-Rate zu senken.

Aber auch die besten Referenten und das tollste Essen werden Ihnen keinen Erfolg bringen, wenn es an der Kommunikation hadert. Wenn Sie einen hervorragenden Redner haben, dann lassen Sie es Ihre Teilnehmer auch Wissen. Pre-Event Kommunikation ist hier der Schlüssel zum Erfolg, denn die Attendee Journey beginnt nicht erst bei der Akkreditierung, sie beginnt weit vorher. Erzählen Sie eine Geschichte schon bevor Ihr Event überhaupt beginnt. Für viele Event Manager sind diese Maßnahmen allerdings zeitraubend und aufwändig. Eine ausgereifte Teilnehmermanagement Software kann hier Abhilfe bringen und Vorgänge, wie Reminder oder Informationsmails automatisieren.

Möchten auch Sie die No-Show-Rate Ihres Events minimieren, dafür jedoch nicht zusätzlich Zeit aufwenden? Kontaktieren Sie uns gerne.