7 Excel Funktionen für Eventplaner, die Sie noch nicht kennen

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Eventplanung ist oft zeit- und nervenraubend, gerade wenn man bei seiner Planung auf Tools wie Excel zurückgreifen muss. Wir haben für Sie einige Funktionen rausgesucht, die Sie bestimmt noch nicht kennen, die Ihnen aber viel Arbeit abnehmen und den Erfolg ihrer Events steigern werden.

1.      Verketten

Die Verkettungsfunktion ist wirklich sehr hilfreich, wenn man mehrere Zellen aneinanderreihen möchte, ohne diese endgültig zu verschmelzen. Wenn Sie zum Beispiel Vor- und Nachname, Adressdaten oder andere Veranstaltungsdaten zusammenfassen wollen, dann ist die Verkettenfunktion genau richtig.

Haben Sie etwa Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort in verschiedenen Zellen, können Sie diese mit der Verkettenfunktion einfach in einer Zelle zusammenführen.

=VERKETTEN(A1&B1&C1&D1)

2.      Prognosen

Die Prognosefunktion von Excel ist von Vorteil, wenn Sie langfristige oder wiederkehrende Ereignisse in Ihren Projekten analysieren möchten. Die Funktion verwendet Ihre Dateneingaben, um Prognosen zu erstellen und so Verkaufspotentiale oder saisonale Veränderungen projizieren zu können. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie herausfinden wollen, wann im Jahr eine neue Veranstaltung stattfinden soll oder ob Sie den Veranstaltungsort oder den Preis einer bestehenden Veranstaltung ändern sollten. Die Funktion bietet Ihnen wichtige Einblicke in die Zukunft.

Wählen Sie dazu die Informationen aus, die Sie aufnehmen möchten: z.B. Jahreskartenverkauf oder Teilnehmer über Monate oder Quartale und gehen dann auf den Reiter Daten. Im Bereich Prognose finden Sie dann die Funktion Prognoseblatt.

Als nächstes können Sie diese in einem Linien- oder Balkendiagramm zusammenfassen und auswählen, wie weit die Projektion gehen soll (wobei Sie jedoch berücksichtigen müssen, dass die Genauigkeit der Prognosedaten abnimmt, je weiter Sie in die Zukunft gehen).

3.      Zielwertsuche

In eine ähnliche Richtung wie die Prognosefunktion geht auch die Zielwertsuche. Gerade in Marketingphasen wird Ihnen diese Funktion sehr hilfreich sein, um Prognosen zu erstellen und zu entscheiden, wie Sie Ihre Veranstaltungsziele erreichen können. Anwendungsbereiche für diese Formel können beispielsweise sein:

  1. Menge an Ticketerlöse für eine Veranstaltung, um kostendeckend zu planen
  2. Menge an Getränken oder Speisen je nach Preisgestaltung und Ausrichtung der Veranstaltung

Gehen Sie zur Auswahl der Funktion auf den Reiter „Daten“ und wählen im Bereich „Prognose“ die „Was-wäre-wenn-Analyse“ und dann „Zielwertsuche“.

An dieser Stelle können Sie nun bestimmen, welche Zelle die gewünschte Formel enthält. Wählen Sie dann die Option “Zielwert”, in die Sie den Zielwert eingeben, und wählen Sie dann “Veränderbare Zelle”, die Sie ändern können, um Ihr Ziel zu erreichen.

4.      Entfernung von Duplikaten

Eventplanung ist ein Business mit laufenden Änderungen und veränderten Daten. Ständig werden Kontakte aktualisiert oder Daten ändern sich. Gerade bei Adressen, Telefonnummern und Teilnehmern werden Sie schon oft gemerkt haben, dass diese mehrfach an Ihren Veranstaltungen teilgenommen haben und so eventuell auch Datensätze mehrfach vorkommen.

Dies kann nicht nur zu unnötigem Mehraufwand führen, sondern auch Analyseergebnisse und Prognosen verfälschen. Um auf Nummer sicher zu gehen, bietet Ihnen Excel die Funktion zum Entfernen von Duplikaten.

Gehen Sie auf den Reiter „Daten“ und wählen Sie unter „Datentools“ die Funktion „Duplikate entfernen“.

Sie können entweder vorab einen Bereich markieren, in dem nach Duplikaten gesucht wird oder Sie wählen erst die Funktion aus und entscheiden dann in welchen Spalten nach Duplikaten gesucht werden soll.

5.      Text in Tabelle umwandeln

Wahrscheinlich ist es Ihnen auch schon mal passiert, dass Sie Daten aus einem anderen Excel Sheet oder sogar aus einem Textdokument in Ihr Excel Sheet kopieren müssen, nun aber bei diesem Vorgang zum Beispiel Vor- und Nachname in einer Spalte stehen. Diese Daten wieder händisch aufzusplitten ist ärgerlich, zeitraubend und vor allem lästig.

Mit der Funktion „Text in Spalten“ können sie einfach und effizient eine Trennung der Daten vornehmen. Markieren Sie dazu die gewünschten Daten und gehen zum Reiter „Daten“ und wählen im Bereich „Datentools“ die Option „Text in Spalten“. Wählen Sie dann entweder „Getrennt“ (was Ihnen erlaubt, die Spalte nach Zeichen, z.B. Leerzeichen, Tabulatoren oder Kommas, zu unterteilen) oder mit „Fester Breite“ (so können Sie genau bestimmen, wo in der Spalte die Aufteilung stattfinden soll). Im Falle der Trennung von Namen, wählen Sie „Getrennt“ und als „Trennzeichen“ das „Leerzeichen“ aus.

6.      Bedingte Formatierung

Sie können in Excel “Regeln” festlegen, die bestimmte Zellen entsprechend den von Ihnen festgelegten Bereichen hervorheben. Beispielsweise können Sie somit Teilnehmer rot hervorheben, für die noch kein Zahlungseingang für eine Veranstaltung festgestellt werden konnte.

Wählen Sie hierzu im Reiter „Start“ die Funktion „Bedingte Formatierung“ und „Neue Regel“. Hier können Sie dann den Regeltyp auswählen. Für die Ansprüche bei der Eventplanung ist meistens der Regeltyp „Alle Zellen basierend auf Ihren Werten formatieren“ sinnvoll. Hier können Sie zwischen einer 2-Farben-Skala oder 3-Farben-Skala auswählen und sowohl die Werte als auch die Farben definieren.

7.      Daten Konsolidieren

Wenn man jährlich eine Vielzahl von Veranstaltungen in verschiedenen Arbeitsmappen organisiert, ist es oft sinnvoll Ergebnisse wie z.B. Umsatzergebnisse in einer separaten Excel-Arbeitsmappe zusammen zu fassen. Hier bietet sich die Konsolidierungsfunktion von Excel an.

Zunächst erstellt man eine neue Excel Arbeitsmappe und wählt im Bereich „Daten“ unter „Datentools“ die Funktion „Konsolidieren“. Im sich öffnenden Fenster kann man aus einer Reihe an Funktionen wählen. Der Einfachheit halber sollte man sich zunächst auf die Funktion „Summe“ beschränken.

Unter „Verweis“ können Sie nun entweder eine Zelle oder mehrere Zellen im aktuellen Arbeitsblatt auswählen oder über „Durchsuchen“ auch auf andere Excel-Arbeitsmappen zurückgreifen. Wiederholen Sie den Vorgang für alle gewünschten Arbeitsmappen und Arbeitsblätter, um so in Ihrem aktuellen Arbeitsblatt alle Daten zusammenzuführen.

Fazit

Wie Sie sehen, gibt es eine Reihe von Anwendungen für Excel, die in der Lage sein sollten, Ereignisse zu verwalten sowie nützliche Informationen während der Planungsphase zu pflegen und zu analysieren. Die Verwendung dieser Funktionen holt das Beste aus Excel heraus und sollte in der Lage sein, Ihnen Zeit und Energie zu sparen. Gerade bei großen und komplexen Veranstaltungen oder einer Vielzahl von Veranstaltungen in kurzer Zeit, kann es dennoch sinnvoll sein auf eine professionelle Teilnehmermanagementsoftware zurückzugreifen.

Quellen:

http://www.excel-helfer.de

https://www.tabellenexperte.de

Moritz Pilz
Moritz Pilz
...ist seit 2010 bei Conventex beschäftigt und hat zunächst lange Jahre im Customer Support und Service gearbeitet. Seite Ende 2017 ist er im neu aufgebauten Team der Sales & Marketing Abteilung. Durch seine langjährige Arbeit im Kundenservice konnte er sehr viel Eventerfahrung sammeln und hat zahlreiche Events in der Vorbereitung und auch vor Ort betreut.

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